O anumită procedură care guvernează desfășurarea întâlnirii. Regulile de intalnire

Cartea este pentru cei care doresc să se descurce mai bine, dar sunt prea ocupați pentru a învăța.

Scopul principal al organizării oricărei întâlniri sau adunări este de a lua o decizie comună după un schimb colectiv de informații, adică de a obține un anumit rezultat. Din păcate, mulți oameni care au participat la mai multe întâlniri consideră aceste evenimente inutile și inutile. Într-adevăr, nu orice manager reușește să țină întâlniri productive și eficiente. A evita probleme tipice apărute în timpul întâlnirii, este necesar să vă pregătiți în prealabil. Chiar dacă nu ați avut o întâlnire înainte, cu o pregătire adecvată, puteți gestiona participanții la discuție astfel încât să obțineți rezultatele dorite.

Simplu și metode eficiente Sfaturile din această carte vă vor ajuta să pregătiți și să desfășurați în mod corespunzător orice întâlnire sau întâlnire pentru a obține rezultatele de care aveți nevoie.

Motive pentru ineficiența întâlnirilor și a întâlnirilor.

Deși întâlnirile sunt o parte integrantă a vieții moderne, mulți continuă să le perceapă ca pe o pierdere de timp. Aceasta este opinia oamenilor care au participat la evenimente prost organizate. Probabil că tu însuți ai spus ceva asemănător uneori.

„Aș putea la fel de bine să nu vin la această întâlnire.” (Cu excepția cazului în care vi s-a oferit ocazia de a participa la discuție.).

— N-am avut ce face aici. (Dacă opinia dumneavoastră nu a fost luată în considerare la luarea unei decizii.).

„Toate propunerile mele au fost criticate”. (Cu excepția cazului în care ați avut ocazia să vă exprimați corect punctul de vedere.).

De ce a fost necesară această întâlnire? (Scopul întâlnirii a rămas neclar.).

„Am participat la această întâlnire doar pentru spectacol. (Rezultatul era cunoscut dinainte.).

Multe întâlniri sunt ineficiente din cauza pregătirii insuficiente și a gestionării defectuoase. Cei prezenți, neavând posibilitatea de a lua parte la discuția întrebărilor puse, părăsesc sala cu un sentiment de profundă dezamăgire.

discuție negestionată.

Pentru ca o întâlnire să fie eficientă, trebuie să fie gestionată. Dacă nu există nicio persoană responsabilă pentru respectarea regulilor, întâlnirea fie se va abate de la obiectiv, fie va deveni incontrolabilă - și nici nu va exista niciun rezultat. Pentru a obține rezultate maxime, este necesar să se motiveze și să încurajeze toți participanții să coopereze activ în rezolvarea problemelor. Dacă organizatorii întâlnirilor nu își cunosc sau nu înțeleg responsabilitățile lor, nu vor putea:

Respectați agenda și influențați luarea deciziilor, preveniți iritabilitatea și dezamăgirea participanților la întâlnire;

Oferiți tuturor posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere, astfel încât toată lumea să fie mulțumită;

Gestionează discuția pentru a utiliza eficient timpul alocat întâlnirii;

La sfârșitul întâlnirii, luați o decizie și apoi monitorizați implementarea acesteia.

Pentru o întâlnire eficientă, trebuie să alegeți liderii potriviți și să planificați clar agenda. În caz contrar, organizarea unor astfel de evenimente va deveni într-adevăr o pierdere de timp.

Lipsa unei agende aprobate.

Dacă nu pregătiți o listă de probleme care trebuie discutate în prealabil la întâlnire, vor apărea multe probleme. Absența unei agende este plină de rezultate nedorite.

Oamenii nu se pot pregăti corespunzător pentru o întâlnire pentru că nu au toate informațiile de care au nevoie.

Imposibil de stabilit regulile de întâlnire. De obicei, aceste întâlniri se termină după ce oamenii se plictisesc, se plictisesc sau trebuie doar să plece.

Aceeași problemă este discutată de mai multe ori, în timp ce altele rămân fără atenție.

Oamenii au îndoieli cu privire la oportunitatea ținerii acestei întâlniri.

Fără a cunoaște scopul exact al întâlnirii, oamenii nu pot participa activ la discutarea problemelor de pe ordinea de zi. În acest caz, discuția se va abate de la subiect și aproape sigur nu va atinge scopul.

Atitudine neserioasă față de eveniment.

Rezultatul întâlnirii depinde direct de modul în care organizatorii și participanții se raportează la aceasta. Următoarele sunt semne care indică faptul că oamenii nu și-au dat seama de importanța evenimentului.

Înlocuirea unui participant invitat.

Primiți mesaje și apeluri telefonice în timpul unei întâlniri.

Lipsa informațiilor necesare întâlnirii.

Uneori oamenii sunt invitați la o întâlnire din greșeală. Dar dacă este organizat la cel mai înalt nivel, atunci invitații nici nu vor înțelege că prezența lor nu este necesară.

Pentru a evita neînțelegerile, asigurați-vă că determinați componența participanților săi înainte de a organiza întâlnirea.

Condiții proaste de întâlnire.

Este necesar să alegeți locul potrivit și să asigurați condiții bune propice întâlnirii. Este foarte dificil să te concentrezi pe discutarea problemei dacă întâlnirea durează prea mult, dacă cineva se uită constant în cameră sau dacă cei prezenți vorbesc între ei pe subiecte abstracte. Organizatorii întâlnirii trebuie să creeze condiții adecvate pentru munca eficientă a participanților la eveniment.

Ținând întâlniri inutile.

Organizarea unei întâlniri necesită mult timp și efort. Prin urmare, unii manageri preferă apelurile telefonice. Uneori, într-adevăr, merită să ne gândim la oportunitatea ținerii unei întâlniri.

La o întâlnire, de regulă, deciziile sunt luate colectiv, așa că uneori se recurge la aceste evenimente ca o modalitate de a evita responsabilitatea personală.

Când programați o întâlnire, gândiți-vă de ce doriți să aduceți oamenii împreună și dacă merită să țineți.

Tragem concluzii.

Întâlnirile vă permit să rezolvați multe probleme. Rezultatul unei întâlniri sau întâlniri ar trebui să fie o acțiune concretă, chiar dacă ar trebui să stabilească o dată pentru următoarea întâlnire. Percepând astfel de evenimente ca pe o modalitate constructivă de a lua decizii, poți obține rezultatul dorit.

Intreaba-te pe tine insuti.

Gândiți-vă cum vă simțiți despre întâlniri și răspundeți la următoarele întrebări.

Te-ai gândit vreodată că o întâlnire este o pierdere de timp?

A existat un moment în care nu ai avut chef să mergi deloc la o întâlnire?

Ați participat vreodată la întâlniri neorganizate?

Ai participat vreodată la o întâlnire de care ai aflat mai târziu că nu ai nevoie deloc?

Ai participat vreodată la o întâlnire nepregătit?

Ați participat vreodată la întâlniri prost organizate?

După ce ai participat la întâlnire, a trebuit să te gândești la oportunitatea ținerii acesteia?

Dacă ați răspuns da la majoritatea întrebărilor, gândiți-vă cum vă puteți îmbunătăți pregătirea pentru întâlnire.

Totul se va rezolva dacă...

Aflați de ce unele întâlniri nu au funcționat;

Înțelegeți că atitudinea corectă față de întâlnire este cheia acesteia de succes;

Pregătiți bine întâlnirea;

Furnizați conditiile necesare să țină o întâlnire pentru a ajuta oamenii să se concentreze asupra luării unei decizii;

Informarea participanților la ședință despre problemele de pe ordinea de zi;

Principii de desfășurare a ședințelor și ședințelor.

Orice întâlnire se ține cu un scop anume, care îi stabilește ritmul, ritmul și starea de spirit. Oamenii nu numai că se unesc, ci și se influențează reciproc comportamentul.

Pentru realizare rezultatul dorit Participanții la orice eveniment colectiv trebuie să învețe să lucreze împreună. Formarea unei singure echipe are loc în patru etape.

1. Cunoștință. În această perioadă, participanții la întâlnire sunt foarte politicoși, încearcă să se cunoască mai bine (aceasta atmosferă persistă până la primul conflict de interese) și stabilesc reguli comune de discuție.

2. Conflict de interese. Pe măsură ce oamenii se adaptează, devin mai deschiși, ceea ce duce uneori la certuri verbale care sunt incontrolabile și au un efect perturbator asupra întâlnirii. În această etapă are loc un fel de testare a tuturor celor prezenți, le sunt relevate calitățile pozitive și negative.

3. Formarea grupului. În această etapă, se formează grupuri de interese și se stabilește un fel de echilibru de putere.

Deoarece în timpul întâlnirii sunt exprimate opinii diferite, munca productivă este posibilă numai dacă există un compromis. Respectând ordinea convenită de coordonare a intereselor, participanții la întâlnire se apropie de etapa finală.

4. Cooperare. În această etapă, toată lumea ajunge la un consens, atingând scopul. Unii experți consideră că aceasta este cea mai importantă etapă a muncii în echipă.

Doar pe ultimul pas team building poate obține rezultatele necesare și eficiente. Decizia luată la a doua sau a treia etapă nu a putut reflecta pe deplin opinia tuturor participanților la întâlnire.

Întâlnirea nu va aduce rezultate dacă participanții nu au lucrat suficient asupra problemelor în stadiile incipiente. Cei prezenți la întâlnire nu vor putea ajunge la un consens fără să învețe cum să lucreze împreună și să respecte opiniile altor persoane. O întâlnire folosită pentru atingerea scopurilor personale nu este eficientă – când cei prezenți nici măcar nu știu de ce i-a reunit inițiatorul întâlnirii.

Desigur, durata fiecărei etape depinde de caracteristicile personale ale persoanelor prezente și de gradul de cunoaștere a acestora, dar cunoașterea logicii generale a formării echipei vă permite să depășiți rapid dificultățile care apar, fără a zăbovi mult timp la etapele individuale ale acestui proces.

Efectele dinamicii grupului.

Deciziile luate colectiv diferă semnificativ de deciziile luate în mod independent. Această diferență rezultă din așa-numita „mentalitate de turmă”, care afectează atât discuția în ansamblu, cât și deciziile finale.

Influența grupului asupra desfășurării discuției.

Lucrând în grup, oamenilor le este frică să pară proști. Prin urmare, mulți dintre ei se tem să-și exprime părerea. Cel mai adesea, influența grupului determină apariția următoarelor situații.

Nu este neobișnuit ca oamenii să nu-și spună părerea de teamă să nu le afecteze statutul dacă propunerea lor este respinsă.

Punctul de vedere comun se alătură și participanții care nu știu cum să-și justifice propunerea.

Membrii care ezită sau au opinii divergente nu vorbesc pentru că nu vor să fie diferiți de grup.

Absența obiecțiilor creează iluzia unității, deși în realitate multora le era pur și simplu frică să-și prezinte punctul de vedere la instanța opiniei publice.

Influența grupului asupra luării deciziilor.

Lucrând în grup, oamenii pot lua cele mai imprevizibile decizii. Există un așa-numit „fenomen de înclinație la risc” – o tendință de a lua decizii mai riscante dacă responsabilitatea pentru consecințele lor este împărțită cu alte persoane.

Disponibilitatea de a lua decizii riscante depinde în mare măsură de caracteristicile individuale ale participanților la întâlnire și de relațiile care s-au dezvoltat în grup. Oamenii prezenți la întâlnire pot lua o decizie riscantă, deoarece nimeni nu este personal responsabil pentru aceasta.

Dacă la începutul ședinței președintele anunță: „Trebuie să facem următoarele...”, atunci, ca urmare, acest lucru se va face. Dar din moment ce scopul majorității întâlnirilor este de a discuta unele probleme și de a face schimb de idei, liderul nu ar trebui să-și impună punctul de vedere tuturor celor prezenți. Acest lucru poate duce la un rezultat nedorit și la o soluție imprevizibilă.

Pentru ca grupul să nu simtă presiune și să lucreze productiv, facilitatorul ar trebui să implice participanții la întâlnire în discutarea problemelor.

Tragem concluzii.

Pentru ca o întâlnire sau o întâlnire să fie cu adevărat productivă, trebuie să înțelegeți regulile după care are loc. Nu uitați că oamenii trebuie să învețe mai întâi să lucreze împreună. Un grup de oameni va deveni o echipă strânsă atunci când trec următoarele etape de dezvoltare a cooperării: cunoaștere, ciocnire de interese, formare, cooperare.

De obicei, grupul are o influență semnificativă asupra gândirii individuale și asupra luării deciziilor, care la rândul său afectează dinamica întâlnirii, în urma căreia se pot lua decizii imprevizibile.

Atunci când programați o întâlnire, luați în considerare întotdeauna pașii din procesul de construire a echipei și impactul pe care grupul îl are asupra fiecărei persoane prezente.

Intreaba-te pe tine insuti.

Gândiți-vă la ce s-ar putea întâmpla în întâlnire și răspundeți la următoarele întrebări.

Sunteți de acord cu opinia că întâlnirea va fi productivă dacă grupul prezent trece prin mai multe etape de dezvoltare?

Sunteți de acord că grupul influențează comportamentul individului?

Înțelegi că uneori oamenii nu se răzgândesc (chiar dacă își doresc) doar de teamă să nu piardă fața?

Sunteți de acord că tăcerea nu este întotdeauna un semn de consimțământ?

Știați că un grup de oameni ia decizii mai riscante decât fiecare participant la întâlnire?

Totul se va rezolva dacă...

Să știți că există patru etape în formarea unui grup care precede adoptarea unei decizii productive. Și doar ultimul dintre ele contribuie la obținerea unor rezultate eficiente;

Înțelegeți că grupul are un impact asupra gândirii și comportamentului individual;

Să știe că sub presiune o persoană poate fi de acord cu o decizie colectivă contrară propriei opinii;

Recunoașteți că unii oameni pot avea o părere comună doar pentru că le este frică să pară proști;

Înțelegeți că absența dezacordului nu înseamnă întotdeauna acord;

Înțelegeți că lucrând în grup, oamenii pot lua decizii mai riscante decât individual;

Când desfășurați o întâlnire, țineți întotdeauna cont de dinamica grupului.

Pregătirea pentru întâlnire.

Succesul întâlnirii depinde de organizarea acesteia. Există câteva lucruri importante de știut în prealabil:

Ce tip de eveniment poate fi atribuit;

Care este scopul întâlnirii;

Ce probleme trebuie discutate;

Cine trebuie invitat?

Când și unde să țină ședința.

Tipuri de întâlniri și întâlniri.

Întâlnirile și întâlnirile, ca și cinele, sunt formale și informale. Pentru a desfășura un eveniment cu succes, este mai întâi necesar să-i determinăm natura.

Eveniment oficial.

Un eveniment oficial are un statut clar definit și se desfășoară în conformitate cu regulile stabilite. La o astfel de întâlnire sunt mereu prezenți oameni special invitați. Componentele principale ale evenimentului:

Ordinea de zi (lista problemelor de discutat);

Rapoarte (in care se precizează esența problemelor);

Discursuri (discutarea punctelor de pe ordinea de zi);

Amendamente (discutarea modificărilor care se propun a fi aduse în discuție);

Dezbatere (purtarea unei discuții);

Întocmirea unui protocol (o declarație scrisă a evenimentelor);

Diverse (discutarea problemelor care nu erau pe ordinea de zi).

evenimente informale.

La întâlnirile informale, oamenii se simt mai în largul lor. Cu toate acestea, ar trebui să se pregătească și pentru astfel de evenimente. Pentru întâlniri informale aveți nevoie de:

Lista subiectelor de discuție;

Gazda evenimentului;

Protocolul acordurilor încheiate.

Evenimentele informale au loc într-o atmosferă mai relaxată, dar totuși trebuie să rețineți că doar o întâlnire sau o întâlnire bine organizată dă un rezultat pozitiv.

Agendă.

Fiecare întâlnire ar trebui să aibă o agendă care trebuie planificată în avans. Acest document de lucru este ca o busolă pentru a ghida întâlnirea în direcția corectă. Agenda vă ajută să economisiți timp și să nu vă opriți mult timp pe probleme secundare.

O agendă bine pregătită constă din:

Scopul, data, ora și locul întâlnirii;

Lista persoanelor invitate;

Lista problemelor discutate;

subiectul principal;

Diverse;

Datele următoarei întâlniri.

Ordinea de zi stabilește cursul ședinței. În primul rând, trebuie să discutați probleme ușor de luat în decizie și abia apoi - cele controversate. Pentru a-i determina pe cei prezenți să ia o decizie consecventă, trebuie să începeți întâlnirea cu întrebări închise, implicând o alegere între „da” și „nu”. După ce au spus „da” prima dată, oamenii vor avea tendința de a răspunde da în alte cazuri.

Ordinea de zi informează participanții despre problemele care sunt discutate și care trebuie decise.

În cazul în care persoana responsabilă de întâlnire distribuie ordinea de zi (chiar în formă de schiță) tuturor participanților în prealabil, fiecare invitat va putea să se pregătească și să facă sugestii pentru discuție. În plus, acest lucru face posibil să se afle în timp util dacă invitatul însuși va fi prezent la întâlnire sau dacă va trimite o altă persoană în locul său.

Pe cine să invite la întâlnire.

Când programați o întâlnire, amintiți-vă de proverbul: „Mai puțin înseamnă mai mult”. O întâlnire la care participă două sau trei persoane poate fi mult mai productivă decât una la care participă 10 până la 12 persoane. Cu cât sunt mai mulți oameni invitați la o întâlnire, cu atât este nevoie de organizare și control mai bun.

Dacă multe persoane sunt invitate la întâlnire, este necesar să se ia în considerare dacă prezența lor constantă este necesară sau dacă participarea lor este necesară la discutarea problemelor individuale.

Atunci când se determină cine va fi invitat la o întâlnire, trebuie luați în considerare următorii factori:

Probleme discutate și decizii de luat;

Informații care trebuie obținute în timpul întâlnirii;

Informații care trebuie furnizate invitaților;

Rolul potențial al fiecărui invitat în discuția problemelor ridicate.

Rezultatul întâlnirii depinde în mare măsură de competența participanților. Atunci când decideți asupra componenței participanților la întâlnire, fiți ghidat de obiectivele întâlnirii, interesele profesionale, caracteristicile personale, pentru a decide dacă are sens să numiți aceasta sau acea persoană.

Locația întâlnirii.

Dacă la întâlnire vor participa doar două sau trei persoane, atunci locul ar trebui să fie informal, adică ar trebui să promoveze o atmosferă relaxată - de exemplu, un holul hotelului, o cameră mică sau un teren de golf. O întâlnire cu participarea unui număr mare de persoane trebuie să fie prevăzută cu o cameră cu condiții confortabile - caldă, luminoasă, bine ventilată. De asemenea, este necesar să se ofere tuturor oaspeților băuturi (ceai, cafea, apă).

Toți invitații trebuie să fie cazați în mod corespunzător și nimeni nu trebuie să deranjeze participanții în timpul întâlnirii. Când găzduiți invitații, există doi factori foarte importanți care sunt adesea trecuti cu vederea.

Cei prezenți trebuie să se vadă.

Facilitatorul ar trebui să fie într-un loc care să vă permită să faceți contact vizual cu fiecare dintre cei prezenți.

Amplasarea corectă a oamenilor în timpul întâlnirii joacă un rol important.

Dacă cei prezenți se simt inconfortabil, nu se văd sau nu se văd materiale vizuale- diagrame, grafice etc., acestea devin neatente. Drept urmare, oamenii vor sta de la începutul până la sfârșitul întâlnirii, gândindu-se la ceva al lor sau îndreptându-se în nori.

Dacă există două persoane în întâlnire care nu se plac, trebuie să vă asigurați că nu stau unul lângă celălalt sau unul față de celălalt.

Dacă este posibil, plasați participanții aproape puncte diferite vedere: este mai bine decât să aduni oameni cu gânduri asemănătoare pe o parte a mesei.

Pentru ca invitații să-și ocupe fără agitație locurile, este necesar să se facă un plan de cazare și o plăcuță de identificare pentru fiecare loc. Numele invitaților ar trebui să fie indicate pe plăcuțele de pe ambele părți, deoarece unii dintre participanți ar putea să nu fie familiarizați.

Planificarea timpului.

Atunci când se desfășoară o întâlnire, este necesar să se planifice la timp discuția fiecărei probleme. De exemplu:

„întrebarea numărul 1 - 10 min;

Întrebarea numărul 2 - 15 min;

Întrebarea #3 – 20 min.”

Acest lucru economisește timp și vă permite să nu rămâneți mult timp în discuția unei probleme.

Tragem concluzii.

Se știe că succesul întâlnirii depinde în proporție de 80% de pregătirea acesteia. A avea o agendă este unul dintre factorii importanți pentru o întâlnire sau o întâlnire de succes.

Rezultatul întâlnirii depinde și de persoanele invitate. Dacă la întâlnire sunt prezenți oameni competenți, succesul este garantat.

Crearea unor condiții confortabile pentru întâlnire va ajuta participanții să se concentreze asupra problemelor planificate. De asemenea, este necesar să se reglementeze în mod clar timpul de discuție pentru fiecare problemă.

Toți acești factori contribuie împreună la desfășurarea eficientă a întâlnirii.

Intreaba-te pe tine insuti.

Gândiți-vă la modul în care vă pregătiți pentru întâlnire și răspundeți la următoarele întrebări.

Știați că o întâlnire oficială trebuie să aibă loc conform regulilor acceptate?

Sunteți de acord că orice eveniment informal are un element de formalitate?

Știați că o agendă este esențială pentru o întâlnire de succes?

Sunteți de acord ca scopul întâlnirii să fie clar precizat?

Sunteți de acord că la întâlnire să fie invitate doar persoane competente, a căror prezență va ajuta la atingerea obiectivelor stabilite?

Sunteți de acord ca întâlnirea să se desfășoare în condiții confortabile și adecvate?

Sunteți de acord ca locurile pentru cei prezenți să fie amplasate în așa fel încât toți oamenii să se poată vedea?

Vă programați timp pentru a discuta fiecare problemă?

Totul se va rezolva dacă...

Utilizați regulile și regulamentele pentru desfășurarea evenimentelor oficiale;

Pregătiți-vă din timp chiar și pentru o întâlnire informală;

Comunicați în prealabil agenda tuturor persoanelor invitate;

Invitați oameni competenți la întâlnire;

Amplasarea corectă a participanților la întâlnire (este obligatorie prezența plăcuțelor de identificare);

Stabiliți un timp pentru a discuta fiecare problemă.

Ținerea de întâlniri și conferințe.

Dacă aveți de gând să organizați o întâlnire, există câteva reguli care vă vor asigura un rezultat pozitiv. Începerea întâlnirii cu o atitudine pozitivă și un interval de timp clar îi va ajuta pe oameni să se concentreze asupra punctelor de pe ordinea de zi. Întâlnirea se va desfășura rapid și va avansa eficient dacă discuția este îndreptată în direcția corectă de la început. Amintiți-vă că la sfârșitul întâlnirii trebuie să faceți un bilanț.

Începeți o întâlnire sau o întâlnire.

La deschiderea unei întâlniri, trebuie respectate următoarele reguli.

1. Salutare.

Fiecare întâlnire ar trebui să înceapă cu un salut. Dacă la întâlnire sunt prezente persoane noi, acestea trebuie să se prezinte una câte una, precizându-și numele și funcția. Și abia după aceea puteți începe să discutați problemele de pe ordinea de zi. Dacă cineva este obligat să vină la întâlnire mai târziu sau să plece înaintea tuturor, este necesar să îi avertizați pe cei prezenți încă de la început.

2. Acceptarea protocoalelor.

Dacă ședința are loc în mai multe etape și se discută aceleași probleme (sau aceasta este următoarea ședință a comitetului permanent), trebuie să revizuiți procesele-verbale și înregistrările ședințelor anterioare. Acest lucru ar trebui făcut numai în timpul întâlnirilor oficiale. Întrebați publicul: „Cine are întrebări despre pagina #1?” (Pauză.) „Pagina #2?” etc. Poate că s-au făcut erori gramaticale sau semantice care au denaturat esenţa deciziilor luate.

Economie de timp.

Economisirea de timp este un factor major pentru o întâlnire de succes. De la bun început este necesar să se controleze reglementările pentru a evita pierderea timpului. Pentru a face acest lucru, urmați câteva reguli simple.

Începeți întâlnirea la timp, chiar dacă nu au sosit încă toată lumea.

Amintiți-le celor prezenți de „costul” unei astfel de întâlniri (pentru aceasta, trebuie să știți cât câștigă fiecare dintre cei prezenți). De exemplu: „900 de euro – costul unei ore de întâlnire, respectiv, 15 euro pe minut, așa că sugerez să nu pierzi timpul, ci să-l folosești eficient”.

Poziționați ceasul astfel încât să puteți vedea clar cadranul. Lăsați zece minute la sfârșitul întâlnirii pentru debriefing.

Luați pauze dacă întâlnirea este lungă. Oamenii trebuie să se odihnească.

Oferiți-le participanților timp să se gândească la anumite întrebări. De exemplu: „Sugerez să luați o pauză de zece minute și apoi să așteptăm sugestiile dumneavoastră”.

Terminați întâlnirea la timp, sau chiar mai devreme dacă ați reușit să discutați toate problemele înainte de sfârșitul timpului programat.

Este esențial ca toți cei prezenți să realizeze importanța întâlnirii. Acest lucru vă va permite să nu regretați timpul pierdut. Toți participanții ar trebui să fie conștienți de faptul că se petrece doar atât timp cât este necesar pentru a discuta problemele ridicate.

Concentrarea atenției.

Încă de la începutul întâlnirii, ar fi prudent să le reamintim oamenilor obiectivele acesteia. Acest lucru va ajuta la îndreptarea imediată a discuției în direcția corectă.

Descrieți clar situația sau problema actuală. De exemplu: „Personalul nostru a crescut semnificativ, așa că biroul a devenit aglomerat.”

Amintiți-le oamenilor despre scopul principalîntâlniri. De exemplu: „Scopul nostru este să găsim o modalitate de a reorganiza spațiul existent”.

Stabiliți ordinea discuției. De exemplu: „Mai întâi, trebuie să decideți unde este cel mai bine să plasați o imprimantă la care ar trebui să aibă acces toată lumea. În al doilea rând, decideți cum să aranjați cel mai bine mesele pentru a organiza un alt loc de muncă.

Acest lucru îi va face pe oameni să se gândească și să se concentreze pe rezolvarea problemelor de pe agendă.

Managementul discuțiilor.

Încă de la începutul întâlnirii, facilitatorul ar trebui să orienteze discuția în direcția corectă. Pentru aceasta ar trebui:

Rămâneți la ordinea de zi. Dacă nu s-a luat o decizie de modificare a ordinii de zi, atunci planul aprobat trebuie urmat. De exemplu: „Să trecem la discuția cu numărul 4”.

Ajută la rezolvarea problemelor. Dacă oamenii încep să discute probleme care nu sunt pe ordinea de zi, ar trebui depuse toate eforturile pentru a direcționa energia direct către atingerea obiectivelor. De exemplu: „Îți amintești de ce suntem cu toții aici?” sau „Nu cred că ar trebui să discutăm această problemă acum...”.

Menținând discuția pe drumul cel bun, veți permite tuturor celor prezenți să participe la discuția problemelor.

Acest lucru poate fi realizat în felul următor.

Atenție la „absent” din cameră. Dacă observați că cineva din audiență privește gânditor în spațiu sau tace, încurajați persoana să se alăture discuției punându-i întrebarea direct. De exemplu: „Jim, mai poți adăuga ceva?” sau „Jane, ce părere ai de această propunere?”.

Luați în considerare experiența tuturor celor prezenți. Pentru a lua decizia corectă, este necesar ca angajații calificați să-și împărtășească experiența. De exemplu: „Fred, cred că ai avut aceeași situație. Ce-ai făcut?"

Trimiteți sugestii. Trimiterea de idei care conțin opțiuni posibile acțiune, îi vei ajuta pe oameni să fie creativi și să rămână pe drumul cel bun. De exemplu: „Nu ar fi rău să o faci?..” sau „Vom discuta despre posibilitatea?..”.

Susține idei. Susținerea opiniilor și punctelor de vedere ale altora face ca discuția să fie mai productivă. De exemplu: „Acest lucru ar putea funcționa” sau „Ideea lui Peter este promițătoare. Tu ce crezi? Paul, să începem cu tine.”

Mentine ordinea.

Întâlnirile nu decurg întotdeauna așa cum doriți. Uneori, comportamentul unor participanți îi afectează negativ cursul. O încăierare verbală obișnuită poate chiar escalada într-o luptă. Desigur, nu este atât de ușor să-i liniștiți pe cei furioși, dar totuși președintele de ședință trebuie să folosească puterea care i-a fost dată pentru a opri dizgrația.

Pentru a evita astfel de situații, trebuie să luați câteva măsuri.

Trebuie reamintit că nu trebuie să fii personal. De exemplu: „Nu trebuie să comentați totul. Să revenim la întrebarea...

Declarațiile distructive ar trebui descurajate punând întrebări specifice. De exemplu: „Ted, dacă nu ești de acord cu Bob, ce poți sugera pentru a rezolva această problemă?”.

Ar trebui să mergeți mai departe dacă a fost primită o ofertă rezonabilă. De exemplu: „Cred că această problemă poate fi discutată mult timp, dar trebuie să mergem mai departe. Să decidem prin vot.”

O atmosferă tensionată poate fi dezamorsată printr-un reamintire a scopului întâlnirii și comentariile aferente. De exemplu: „Evident, acest subiect este aproape de toată lumea. Dar oricum, să terminăm discuția.”

Deși participanții la întâlnire rareori încalcă regulile, este totuși necesar să știi cum să corectezi o astfel de situație dacă apare.

Abatere de la esența problemelor în discuție.

Uneori, în procesul de discuție, oamenii se pot abate de la soluționarea celor mai importante probleme sau se pot bate în jurul și în jurul acestei sau acele probleme fără a lua o decizie. O astfel de fermentație trebuie oprită - și cu cât mai devreme, cu atât mai bine.

Menținerea întâlnirii pe drumul cel bun va necesita tact și diplomație. Dar mai întâi trebuie să recunoașteți câteva tehnici pentru a distrage atenția de la rezolvarea problemelor planificate.

Crearea dificultăților. Nu hrăniți unii oameni cu pâine, oferiți o oportunitate de a discuta probleme și greșeli. De exemplu: „Nu putem face asta pentru că...”, „Am încercat să facem asta ultima dată și nu a funcționat”. Punând întrebările potrivite, îi forțezi pe oameni să-și justifice punctul de vedere și astfel îi împiedici pe alții să se implice în ceartă.

Idei intruzive.În timpul întâlnirii, cineva prezent poate avea o obsesie. Această persoană le amintește în mod constant altor oameni de ea. Facilitatorul ar trebui să-i reamintească cu tact că toată lumea i-a auzit deja propunerea și nu este nevoie să o repete din nou.

Discuții despre chestiuni străine. Unii oameni pot devia de la subiect fără să-și dea seama. De exemplu: „A văzut cineva aici al doilea volum al Dicționarului Oxford?” - spune cineva când discută despre unde este mai bine să echipați un loc pentru depozitarea cărților. Puteți îndrepta discuția în direcția corectă, subliniind persoanei că acesta nu este subiectul acestei discuții.

Se ajunge la un acord.

Facilitatorul întâlnirii sau întâlnirii ar trebui să gestioneze discuția, conducând fără probleme participanții să ajungă la un consens. Pentru ca deciziile luate să fie susținute de toți participanții, trebuie să utilizați mai multe tehnici dovedite.

Comparați toate argumentele pro și contra. Rezumând, este necesar să se indice problemele asupra cărora s-a ajuns la un acord și apoi să ne oprim asupra punctelor controversate. De exemplu: „Deci, am ajuns la un acord în această problemă... Dar încă nu ne-am hotărât...”.

Pune întrebări clarificatoare. Puneți întrebări pentru a vă asigura că înțelegeți corect persoana respectivă. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la clarificarea situației celorlalți dacă le este jenă să pună o întrebare. De exemplu: „Ai vrut să spui asta? ..”, „Să-mi spui dacă te-am înțeles bine? ..”.

Rezumați discuția pentru fiecare problemă. La sfârșitul discuției despre o anumită problemă, asigurați-vă că rezumați, astfel încât participanții să poată înțelege rezultatele întâlnirii: „Să ne amintim ce decizii au fost luate. Toată lumea este de acord că pentru întrebarea numărul 2, cea mai bună soluție ar fi...”.

Asigurați-vă că se ajunge la un consens. Puteți trece la discuția următoarei probleme numai după ce vă asigurați că decizia este susținută în unanimitate. De exemplu: „Spuneți-mi, sunt toți de acord cu decizia luată?”, „Vrea cineva să adauge altceva la discuție înainte de a trece la următorul număr?”, „Toți sunt de acord?”.

Această tactică ajută la menținerea participanților implicați activ în discuție și îi împinge către o decizie comună.

Decizia luată trebuie consemnată imediat. Așa că vei fi sigur că mai târziu nimeni nu își va schimba punctul de vedere sau nu-și va exprima dezacordul cu decizia luată. Dacă nu există un acord general asupra deciziei luate, aceeași problemă poate apărea ulterior sau la următoarea ședință.

Rezumând.

La sfârșitul întâlnirii, este înțelept să vă asigurați că toți participanții sunt de acord cu decizia. De asemenea, este necesară restaurarea în memorie a tuturor deciziilor luate. Poți sa faci asta:

însumând și anunțând încă o dată deciziile luate. Așa că vei fi sigur că toți cei prezenți sunt de acord cu decizia luată și nu vor putea spune ulterior că nu au știut ce s-a discutat. De exemplu: „Și acum vreau să rezum. Pe ordinea de zi a fost problema reorganizării spațiului de birouri existent. Așa că am decis, în primul rând... Am decis și că...”

stabilirea sarcinilor și a intervalelor de timp. Acest lucru vă va ajuta să controlați cine a primit sarcinile și care sunt termenele limită. De exemplu: „S-a hotărât ca Jim să se ocupe de organizație... până pe 30 mai și are legătură cu Jill, care se ocupă de...”.

Înainte de a rezuma, trebuie să notați sarcina pentru fiecare persoană pe foi separate de culoare strălucitoare. La sfârșitul întâlnirii, împărțiți foile de temă, spunând: „Aceasta este sarcina dvs. de finalizat înainte de următoarea întâlnire. Deoarece culoarea hârtiei cu sarcina dvs. este foarte strălucitoare, este puțin probabil să o pierdeți.

Rezumatul este momentul cheie al întâlnirii. Rezultatul poate fi nesemnificativ, iar eforturile pot fi irosite dacă la finalul ședinței nu sunt punctate deciziile luate. Oamenii trebuie să fie siguri că toate problemele sunt rezolvate, toată lumea are sarcini, prin urmare, întâlnirea a avut succes.

Tragem concluzii.

Indiferent de natura întâlnirii și ce probleme sunt pe ordinea de zi, moderatorul trebuie să informeze în mod necesar toți participanții despre obiectivele întâlnirii. El nu trebuie doar să observe procesul de discuție, ci să îl controleze și să-l orienteze în direcția corectă.

La sfârșitul întâlnirii, rezultatele ar trebui să fie rezumate.

Intreaba-te pe tine insuti.

Gândiți-vă la cel mai bun mod de a conduce o întâlnire sau o întâlnire și răspundeți la următoarele întrebări.

Începi bine întâlnirea?

Începi întotdeauna întâlnirile la timp?

Le reamintești oamenilor de scopul întâlnirii?

Te ții de agendă? Dacă discuția se abate de la subiectul întâlnirii, îndreptați discuția în direcția corectă?

Respectați ordinea stabilită?

Oferiți tuturor participanților posibilitatea de a vorbi?

Verificați dacă toată lumea este de acord cu decizia?

Rezumați la sfârșitul întâlnirii? Te asiguri că toată lumea își cunoaște sarcinile?

Totul se va rezolva dacă...

Conduceți o întâlnire în așa fel încât să obțineți un anumit rezultat;

Începeți întâlnirea la timp, chiar dacă nu au sosit încă toți invitații;

Să aibă o agendă și să discute problemele ridicate;

Oferiți tuturor participanților posibilitatea de a vorbi;

Luați numai decizii informate;

Să direcționeze discuția deviată în direcția corectă;

Asigurați-vă că toată lumea este de acord cu decizia;

Rezumarea la sfârșitul întâlnirii și notarea cine a primit sarcina și în ce interval de timp trebuie să o ducă la bun sfârșit;

Concentrați-vă pe obținerea rezultatelor planificate de la întâlnire.

Păstrarea procesului-verbal al ședinței.

La finalul ședinței sau ședinței, este necesar să se întocmească un protocol care să descrie deciziile luate, precum și să se consemneze care dintre cei prezenți a primit sarcina. Ar fi înțelept să încercăm să evaluăm întâlnirea: să ne gândim la ce a funcționat și la ce mai trebuie lucrat pentru ca data viitoare evenimentul să aibă mai mult succes.

Redactarea unui protocol.

Nu este de dorit ca procesul-verbal să fie păstrat de către președintele ședinței. Notele trebuie luate de un secretar profesionist, astfel încât președintele să poată controla discuția.

În timpul întâlnirii.

Persoana care preia protocolul trebuie să facă următoarele:

Notați gândurile importante vizavi de fiecare punct de pe ordinea de zi; înregistrează decizia luată și persoana responsabilă de implementarea acesteia;

Ajută președintele să conducă ședința (în special atunci când țin ședințe oficiale) conform regulilor;

Să aibă la îndemână procesul-verbal și ordinea de zi a ședinței precedente, precum și duplicatele acestor documente pentru participanții neinformați;

Controlați timpul alocat pentru discutarea fiecărei probleme. Acest lucru vă va ajuta să nu zăboviți asupra niciunui subiect.

Uneori, în timpul unei întâlniri, trebuie să luați atât stenograme, cât și note scurte în același timp.

Asigurați-vă că secretara ascultă cu mare atenție și notează detaliile importante și frazele cheie. De asemenea, trebuie să noteze numele tuturor vorbitorilor pentru a preveni eventualele neînțelegeri.

La finalul întâlnirii.

După ședință, procesul-verbal trebuie întocmit în conformitate cu regulamentul. Cel mai bine se face acest lucru imediat după întâlnire, în urmărire fierbinte. Amânarea este o decizie proastă.

Protocolul trebuie să includă:

Un antet care indică scopul întâlnirii și data întâlnirii;

Lista persoanelor prezente;

Lista persoanelor care nu au venit la întâlnire;

Deciziile luate și lista angajaților care au primit sarcina.

Procesul-verbal trebuie să conțină o scurtă descriere a întâlnirii în stil de afaceri. Pentru asta ai nevoie de:

Folosiți doar vorbirea indirectă, scrieți la timpul trecut. De exemplu: „Jim Smith a subliniat că…”, „Jane Brown a spus că nu a fost dificil pentru că…”, „S-a decis…”;

Notează doar faptele principale, fără a indica opinii personale;

Evidențiați sarcinile cu caractere aldine sau notați-le într-un tabel cu sarcini, indicând numele și funcția persoanei responsabile de implementarea lor.

Înainte de a tipări protocolul, asigurați-vă că conținutul acestuia corespunde cu starea reală a lucrurilor, deoarece inexactitățile pot duce la neînțelegeri.

Trebuie amintit că protocolul nu este rezultatul final al întâlnirii, ci un ghid pentru acțiuni ulterioare. Având un protocol, vei fi sigur că toți angajații sunt la curent cu problemele discutate la ședință și deciziile luate.

Evaluați o întâlnire sau o întâlnire.

Majoritatea oamenilor care au întâlniri sau întâlniri, obosiți de această sarcină grea, sunt bucuroși să le ducă la bun sfârșit și, prin urmare, nu se deranjează. analiză detaliatăședința ținută. Dacă trebuie să țineți întâlniri în mod regulat, la sfârșitul întâlnirii ar trebui să vă gândiți dacă totul a decurs conform planului. De asemenea, pentru a evita greșelile la următoarea întâlnire, este indicat să cereți părerea celorlalți participanți ai săi.

Cel mai simplu mod de a obține părerile altora este să le ceri să completeze un chestionar scurt, pregătit în prealabil.

Puteți pune următoarele întrebări:

Ți-a fost utilă această întâlnire? (Ei bine, nu.).

Au spus tot ce era necesar? (Ei bine, nu.).

Sunteți mulțumit de organizarea întâlnirii? (Ei bine, nu.).

Știi ce să faci după încheierea ședinței? (Ei bine, nu.).

Ai vreun comentariu?

Odată ce obțineți răspunsurile (chiar dacă nimeni nu dă un răspuns detaliat la întrebarea despre comentarii), veți putea evalua cât de reușită a fost întâlnirea, dacă au existat pași greșiți. Și data viitoare încercați să țineți întâlnirea la un nivel superior.

Tragem concluzii.

Păstrarea înregistrărilor este foarte vedere importantă activități în timpul întâlnirii. Păstrarea proceselor verbale vă permite să păstrați în scris conținutul întregii întâlniri și să evitați ulterior denaturarea deciziilor luate.

Procesul-verbal se întocmește într-o formă concisă imediat după ședință. Protocolul ar trebui să fie clar și ușor de înțeles pentru toți și, de asemenea, să încurajeze oamenii să ia notă de sarcinile primite. Acest document vă va ajuta să fiți sigur că întâlnirea a fost de succes și eficientă.

Intreaba-te pe tine insuti.

Luați în considerare necesitatea logării și răspundeți la următoarele întrebări.

Lucrezi productiv cu persoana care preia procesul-verbal al ședinței?

Au fost înregistrate toate punctele cheie în timpul întâlnirii?

Sunt înregistrate toate deciziile luate?

Procesul-verbal a fost întocmit imediat după ședință?

Au fost scrise doar faptele de bază, nu opiniile personale?

Ai verificat protocolul înainte de a-l imprima?

Sunteți sigur că procesul-verbal reprezintă o descriere corectă a întâlnirii?

Totul se va rezolva dacă...

Veți fi asistat de o persoană care întocmește procesul-verbal al ședinței;

Înregistrați toate deciziile luate;

Indicați cu acuratețe sarcinile și numele persoanelor responsabile de implementarea acestora;

Întocmește proces-verbal imediat după întâlnire;

Înțelegeți că procesele-verbale sunt o descriere precisă, concisă și obiectivă a unei întâlniri.

Atitudinea ta față de întâlnirile de afaceri.

Pentru ca întâlnirea să fie productivă, aveți nevoie nu numai de capacitatea de a o conduce, ci și de o atitudine pozitivă. Participarea activă și controlul asupra întâlnirii aduce rezultatul dorit.

Managementul întâlnirilor.

Dacă vrei ca întâlnirea să fie un succes, trebuie să fii dispus să iei frâiele în propriile mâini. Dacă nu faci asta, vei pierde multe. Asumându-vă sarcina de a conduce, puteți:

Permiteți-vă să vă impuneți celorlalți propriul punct viziune și să o facă pe un ton peremptoriu.

Amintește-ți dreptul de a controla întâlnirea.

Convinge-te că poți să o faci și chiar să te bucuri de ea.

Cei prezenți la întâlnire te văd ca un lider și se așteaptă să acționezi în consecință. Deoarece nu pot gestiona singuri întâlnirea, se bazează în întregime pe tine.

Așteptând un miracol

Punând anumite speranțe în întâlnire, puteți obține rezultatul dorit. Pentru ca visele să devină realitate, trebuie să fii sigur că:

Întâlnirea este foarte importantă (dacă credeți altfel, nu este nevoie să faceți o întâlnire);

La întâlnire sunt invitate persoane competente (dacă nu ești sigur de competența celor prezenți, nu le vei putea susține sau respinge ideile și propunerile);

Timpul nu va fi pierdut (dacă nu credeți, atunci timpul va fi într-adevăr pierdut);

Se vor obține rezultatele dorite (încrederea că activitatea dumneavoastră nu va da roade condamnă evenimentul la eșec în avans).

Atitudinea față de întâlnire afectează atmosfera evenimentului. Dacă inițial ești negativ, va exista o atmosferă apăsătoare. Și invers, întâlnirea se va desfășura într-o atmosferă caldă, prietenoasă, dacă vă acordați imediat ce este bun și chiar glumiți puțin.

Implementarea.

Numai cu ajutorul eforturilor comune ale participanților se poate desfășura întâlnirea cu succes. Dar dacă nu se face nimic pentru a-și pune în aplicare deciziile, atunci, desigur, nu va rezulta nimic. Pentru a fi siguri că întâlnirea nu a avut loc în zadar:

Recitește procesul-verbal al ședinței, clarifică ce ar trebui să faci tu și colegii tăi;

Dezvoltați un plan care vă va ajuta să finalizați toate sarcinile la timp;

Acționează și nu spera că vei fi eliberat de sarcina atribuită.

Începând sarcinile imediat după întâlnire, vei reuși. Dacă toată lumea contribuie, atunci rezultatul întâlnirii va depăși toate așteptările.

Tragem concluzii.

Atitudinea dumneavoastră față de organizarea unei întâlniri sau întâlniri joacă un rol important în succesul acestui eveniment. Rezultatele întâlnirii vor fi nesemnificative dacă deciziile luate nu sunt puse în aplicare. Pregătire atentă la întâlnire vă garantează că nu vă veți pierde timpul și efortul în zadar. Cu cât vă așteptați mai mult de la o întâlnire, cu atât va fi mai productivă.

Depunând efortul de a obține rezultate în timpul întâlnirii, dați un exemplu grozav pentru ceilalți. Recompensa ta este succesul. Și, desigur, nu vei auzi niciodată că o întâlnire sub conducerea ta a fost o pierdere de timp.

Intreaba-te pe tine insuti.

Gândiți-vă cum vă simțiți despre întâlnirile de afaceri și răspundeți la următoarele întrebări.

Vă așteptați la vreun rezultat de la întâlnire?

Poți inspira alți oameni cu o atitudine pozitivă față de întâlnire?

Crezi în valoarea întâlnirilor?

Când conduceți o întâlnire, sunteți întotdeauna sigur că o faceți la nivelul potrivit?

Dețineți controlul asupra procesului întâlnirii?

Vă abateți de la regulile de îndeplinire dacă este necesar?

Îți finalizezi sarcina după întâlnire?

Totul se va rezolva dacă...

Întins așteptări mari la intalnire;

Să aibă o atitudine pozitivă față de întâlnire;

Să crezi că vei putea conduce întrunirea în mod eficient;

De la bun început, controlați procesul întâlnirii;

Să poată influența oamenii;

Sperăm în rezultate bune;

Verificăm din nou.

Dacă simțiți că întâlnirea nu a decurs așa de bine pe cât v-ați dori, luați în considerare că este posibil să fi omis ceva.

Comportamentul participanților la întâlnire.

Dacă oamenii se comportă inadecvat în timpul unei întâlniri, este posibil să fi acordat foarte puțin timp procesului de dezvoltare a cooperării în echipă care este necesară pentru o muncă productivă. Sau nu te-ai gândit la influența grupului asupra individului și nu ai realizat că sub presiunea grupului o persoană se poate comporta într-un mod care nu îi este caracteristic.

Organizarea de intalniri.

Dacă întâlnirea nu începe la timp, întrebările pentru discuție nu sunt gândite, nu există persoană care ar trebui să ia minute, cafeaua nu este servită - aceasta indică o lipsă de organizare și contribuie la multe probleme. Dacă participanții nu au fost familiarizați cu ordinea de zi înainte de întâlnire, atunci nu au avut ocazia să se pregătească, iar rezultatele întâlnirii vor fi foarte nesemnificative.

Managementul discuțiilor.

Întâlnirea se prelungește, deciziile finale nu se iau, niciunul dintre cei prezenți nu a înțeles cum a ajuns toată lumea la una sau alta decizie și dacă s-a luat deloc... Această situație este rezultatul lipsei de control asupra întâlnirii de către lider. . Poate că nu ai controlat discuția și s-a abătut de la ordinea de zi; sau nu s-a asigurat că toată lumea este de acord cu deciziile luate; sau poate nu ai timp să rezumați întâlnirea.

Redactarea unui protocol.

Dacă procesul-verbal nu este întocmit imediat după ședință, atunci cele mai importante fapte vor fi omise și toate informațiile necesare nu vor fi consemnate în procesul-verbal.

atitudine față de întâlnire.

Dacă tratezi întâlnirea ca pe o simplă formalitate și nu speri la un rezultat pozitiv, atunci la sfârșitul întâlnirii vei fi dezamăgit. Trebuie să știți că atitudinea față de întâlnire afectează direct succesul desfășurării acesteia.

Beneficiile întâlnirilor și întâlnirilor eficiente.

Întâlnirile sunt o parte integrantă a vieții moderne. Pentru ca întâlnirea să fie un succes, acordați atenție pregătirii acesteia.

Beneficiile unei întâlniri bine pregătite.

Participanții sunt bine informați.

Toată lumea are ocazia să vorbească.

Oamenii studiază și evaluează opiniile celorlalți.

S-a ajuns la consens.

S-au luat decizii, chiar dacă s-a decis să nu se facă nimic.

Oamenii duc la îndeplinire de bunăvoie deciziile luate, deoarece au participat direct la discuție.

Au fost luate unele măsuri.

Sarcini finalizate.

Pentru a finaliza sarcinile, este necesar să se implice oamenii în procesul de discutare a problemelor. O întâlnire eficientă va oferi rezultatul dorit.

Glosar.

Concluzie- concluzie, ceea ce se deduce.

grup- un ansamblu de oameni uniți prin interese, profesii și activități comune.

Individual- o persoană ca persoană separată.

Control- verificarea, precum si monitorizarea constanta in scopuri de management sau supraveghere.

Raport- o descriere detaliată a lucrărilor efectuate.

Pauză- perioada în care încetează activitatea.

Agendă- o listă a problemelor care vor fi discutate în cadrul ședinței. Întrebările trebuie să fie într-o anumită ordine.

Instruire- aducerea ceva într-o stare de pregătire.

Propoziție Ceea ce este oferit este oferit.

președinte (gazdă)- o persoană aleasă responsabilă de ședință.

Protocol- un document cu o înregistrare a tot ceea ce se întâmplă la o întâlnire, întâlnire, întâlnire.

Rezultat- ce se primeste la sfarsitul unei activitati, rezultatul.

Secretar- persoana care întocmește procesul-verbal al ședinței, ședinței.

întâlnire (întâlnire)- prezenta comuna undeva a mai multor membri ai echipei pentru a discuta, rezolva orice probleme.

Ţintă- obiectul dorinţei; ceea ce trebuie realizat.

Despre autor.

Keith Keenan este un psiholog absolvent cu o diplomă de licență, master în filozofie. În 1978, a deschis un centru de consiliere psihologică pentru angajații marilor întreprinderi de producție. Scopul său este de a ajuta oamenii să-și realizeze potențialul ascuns.

Dezvoltate de Keith Keenan, programele individuale îi ajută pe liderii moderni să găsească și să rezolve în mod independent problemele organizaționale - de la evaluarea individuală în selecția personalului până la formarea echipelor și studierea relațiilor în cadrul echipei. Keith preferă formarea managerilor, ajutându-i să dezvolte programe de extindere și dezvoltare a resurselor companiei.

În trecut, Kate era mereu nervoasă când trebuia să conducă singură o întâlnire, dar mai târziu și-a dat seama că concentrându-se pe atingerea obiectivelor sale, poate obține rezultate bune și nu doar să piardă timpul.

În ciuda faptului că întâlnirea este un instrument comun de management, nu fiecare manager are o idee clară despre când și cum este cel mai bine să o folosească. Ca urmare, întâlnirile sunt ineficiente, dau impresia unei pierderi de timp. Prin urmare, mulți manageri sunt sceptici în privința lor. Dar dacă liderul este familiarizat cu trăsăturile acestei forme de muncă, atunci el este capabil să-și atingă cu ușurință obiectivele.

De obicei, întâlnirea îndeplinește funcții precum transferul de informații, evaluarea situației, evaluarea reacției angajaților, ajustarea acțiunilor comune și dezvoltarea de soluții. Pentru a utiliza în mod eficient întâlnirile, trebuie să înțelegeți avantajele și dezavantajele acestora.

Unul dintre avantajele întâlnirii ca instrument de management este că asigură loialitatea angajaților față de decizia care se ia. Chiar daca firma este dominata de un stil autoritar rigid, atitudinea angajatilor fata de o decizie luata in urma discutiei va fi mai loiala. Mai ales dacă managerul explică cu motive de ce este necesar să se facă astfel. Spre deosebire de situația în care aceeași decizie este pur și simplu doborâtă „de sus”, iar oamenii nu au posibilitatea de a-și exprima atitudinea față de ea, decât pe margine.

În plus, întâlnirea vă permite să implicați resursele grupului pentru căutare soluție optimă. După cum știți, un cap este bun, dar zece este mai bun. Din nou, chiar și într-o situație de stil de management autoritar (când decizia este luată numai de liderul formal), întâlnirea vă permite să extindeți „câmpul problematic” al situației actuale și, mai important, să creșteți numărul de opțiuni pentru rezolvarea problemei.

Un alt aspect pozitiv al întâlnirii este capacitatea de a obține rapid feedback „de jos”, de a afla despre ce se întâmplă în companie, despre dispozițiile oamenilor, nevoile acestora, nivelul de înțelegere a problemelor companiei, atitudinile față de politicile conducerii superioare. , etc.

Desigur, întâlnirea are și dezavantajele ei. Iar una dintre cele mai semnificative este nevoia de a aloca timp. Liderul însuși trebuie să fie distras de la activitatea curentă și să-și distragă atenția subordonaților. De multe ori se dovedește că problema este urgentă. Uneori liderul, temându-se de o întâlnire lungă, preferă să ia singur o decizie pentru a economisi timp. Cu toate acestea, trebuie menționat că o întâlnire organizată corespunzător nu durează, de obicei, mai mult de o oră și jumătate.

Greșeli comune

Situația 1. Lipsa unui obiectiv clar. Inițiatorul întâlnirii nu este pe deplin conștient de ce rezultat vrea să obțină în final. Adevăratele scopuri ale întâlnirii nu sunt clare pentru nimeni, nu există niciun beneficiu vizibil. Oamenii vin la întâlnire doar pentru că există anumite măsuri pentru neprezentare.

Cel puțin o dată în viață, dar totuși, fiecăruia dintre noi s-a întâmplat să asistăm la întâlniri, după mult așteptata finalizare a cărora nu există decât un sentiment de timp pierdut. Gazda poate vorbi mult timp și mai degrabă emoțional despre orice problemă (uneori despre problemele actuale ale organizației care privesc mulți angajați), dar toată lumea înțelege că această conversație nu duce la nimic, nu implică acțiuni reale care decurg din această conversație. . Această categorie include, de asemenea, întâlniri în care mai mulți participanți discută o problemă, dar din nou pe principiul „vorbește și dispersat”. O întâlnire eficientă necesită un scop clar și obiective specifice. Mai mult decât atât, ele nu trebuie formulate în termeni de proces („vorbiți despre...”, „discutați problema...”, „schizați modalități de rezolvare...”, etc.), ci în termeni de rezultat („oferiți participanților informații despre...”, „obțineți feedback cu privire la problemă...”, „să convineți asupra procedurii de interacțiune în cadrul proiectului A între participanții B și C...”, etc.).

Situația 2. Pregătire insuficientă pentru întâlnire. Ar putea arăta așa, de exemplu. Compania intenționează să schimbe sistemul de motivare financiară a personalului. Scopul întâlnirii este de a crește loialitatea angajaților față de decizie. Cu o săptămână înainte de întâlnire, participanților li s-au oferit materiale care au conturat noul sistem de motivare. Cu toate acestea, materialele nu au un articol introductiv competent care să explice poziția conducerii. Materialele în sine sunt prezentate într-un limbaj complex, obscur. Ca urmare, cea mai mare parte a timpului la întâlnire a fost petrecut la lămurirea neînțelegerilor apărute deoarece participanții nu au înțeles esența sistemului introdus. Scopul întâlnirii - creșterea loialității angajaților față de decizie - a fost doar parțial atins.

Situația 3. Încețoșarea granițelor(cel mai adesea există o situație de limite de timp încețoșate). Întâlnirea devine un proces infinit de lung, cu cronologie neclare. Acesta este, de asemenea, un simptom al lipsei de chibzuință în structura întâlnirii.

Situația 4. Formalizarea excesivă, lipsa motivației interne a moderatorului și a participanților la ședință pentru a o ține. Conducerea de vârf a companiei a ordonat șefilor de departamente să țină întâlniri săptămânale. Totodată, s-a înțeles că problemele actuale vor fi rezolvate la aceste întâlniri. Cu toate acestea, șefii de departamente înșiși nu știu cum să folosească întâlnirea ca instrument, o consideră o pierdere de timp și pur și simplu nu știu despre ce să vorbească. Rezultatul este că se țin ședințe, dar planificarea operațională există de la sine, iar întâlnirile de la sine.

Situația 5. Inadecvarea scopului întâlnirii.Întâlnirea este doar un instrument. Și, ca orice instrument, este important să îl utilizați în scopul pentru care a fost prevăzut. Puteți, desigur, să bateți butoanele cu un ciocan. Dar nu este convenabil. Dar tăierea hârtiei cu o punte pur și simplu nu va funcționa. Deci întâlnirea este uneori folosită în scopuri complet nepotrivite. De exemplu, într-o companie la întâlnirea săptămânală a managerilor de mijloc (directori de magazine) CEO din nou și din nou speră să crească competența angajaților săi, pentru a se asigura că în sfârșit înțeleg cum să-și gestioneze subalternii. Rezultatul este minim: monologurile regizorului durează patru până la cinci ore în fiecare săptămână, iar „lucrurile sunt încă acolo”.

Situația 6. Scopurile întâlnirii și metodele de desfășurare a acesteia se contrazic. De exemplu, liderul stabilește scopul de a lua o decizie comună, dar se limitează la un monolog asupra problemei timp de 60 de minute. La final, el întreabă: „Cine vrea să spună ce?” Nimeni nu mai vrea să spună nimic, toată lumea tace și se gândește cum să părăsească întâlnirea cât mai curând posibil și să se întoarcă la treburile lor de rutină.

Metode de întâlnire

Raport- un participant prezintă un raport pe o anumită temă. Este important ca prezentarea să nu dureze mai mult de șapte minute, deoarece acesta este exact timpul în care, în medie, ascultătorii își pot reține atenția.

Schimb de opinii(schimb de informații) - fiecare dintre participanți vorbește pe rând pe o anumită temă (răspunzând la o anumită întrebare). De exemplu, „situația din departament în ultima săptămână”, „cum reacționează oamenii din departamentul dumneavoastră la schimbările care au loc” sau „evaluarea dumneavoastră a riscurilor în legătură cu proiectul care se discută”. Metoda este bună pentru că vă permite să creați o imagine completă datorită faptului că fiecare participant la întâlnire ia cuvântul.

Brainstorming- participanții într-o manieră haotică vin cu răspunsuri (soluții) la o anumită întrebare (problemă). În același timp, este necesară o situație de neestimare în raport cu ideile, întrucât sarcina principală este generarea a cât mai multe idei, chiar și cele mai absurde. Angajații ar trebui avertizați să nu critice sugestiile colegilor și să nu spună deloc cuvântul „nu”. Atunci atmosfera va fi relaxată și nimeni nu se va retrage în sine. Ulterior, din toată varietatea, puteți alege acele soluții care sunt cele mai potrivite. Metoda este bună pentru că îți permite să treci dincolo de tipare. Vă permite să utilizați resursa grupului și să găsiți soluții creative la probleme complexe. De exemplu - de unde să obțineți bani proiect nou? Cum cost minim aranja o petrecere corporativă? parcela reclamei etc.

Discuţie- oricare dintre participanți poate lua cuvântul cu privire la problema existentă, dar nu toți ar trebui să se pronunțe fără greș. Această metodă este utilă atunci când problema a fost deja discutată și toată lumea a avut ocazia să vorbească, dar există încă puncte controversate și problema nu a fost rezolvată momentan.

Cum să ținem o întâlnire constructivă

În fiecare întâlnire, există două lucruri pe care facilitatorul trebuie să le gestioneze. Există un subiect al întâlnirii, o problemă specifică care trebuie rezolvată, convenită sau pur și simplu adusă în atenția participanților. Și există relații între oameni - participanți la întâlnire. În fiecare etapă a întâlnirii, este important ca facilitatorul să aibă în vedere cel puțin două sarcini (vezi tabelul).

În general, regulile pentru întâlniri eficiente pot fi rezumate după cum urmează:

1. Stabiliți un obiectiv specific - de ce organizați întâlnirea. Asigurați-vă că verificați dacă acest obiectiv poate fi atins printr-o întâlnire.
2. Stabiliți ce tehnici de întâlnire veți folosi pentru a atinge acest obiectiv.
3. Stabiliți o oră de întâlnire și asigurați-vă că nu numai că începe, ci și se încheie la timp.
4. Indiferent de scopul întâlnirii, asigurați-vă că lăsați timp participanților să pună întrebări și să își exprime opiniile.
5. Stabiliți limita de performanță a participanților, inclusiv propria dvs. limită. Discursurile care durează mai mult de șapte minute nu sunt permise, chiar dacă liderul ia cuvântul.

Etapele unei întâlniri constructive

• tutorial

Cât de des ați stat la întâlniri care, depășind durata de 2 ore, au încercat să rezolve toate problemele lumii în același timp? Când oamenii, roșii de înfundare, pierzând controlul de sine din cauza oboselii, încep să încerce să strige unii pe alții în încercarea de a găsi decizia corectă? Când fiecare întâlnire se termină în nimic și toți participanții își jură că nu se vor mai aduna niciodată pentru aceste întâlniri fără sens?

Articolul original: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Ce face o întâlnire eficientă?

Dacă aplicăm logica populară a calculării rentabilității investiției (ROI, return on investment) pentru a evalua eficacitatea întâlnirilor, obținem ceva de genul acesta:

Eficiența întâlnirii = valoarea deciziilor luate / (ora întâlnirii * numărul de participanți * salariul mediu al participantului)

Evident, prin creșterea valorii deciziilor luate (numărător) și reducerea timpului de întâlnire și a numărului de participanți, precum și încercând să minimizezi utilizarea timpului oamenilor foarte plătiți (numitorul), poți maximiza rentabilitatea acestuia. În timp ce încercați să optimizați fiecare dintre acești parametri, veți obține deja un succes considerabil, există o interrelație între aceștia și echilibrarea abil a acestora este o sarcină dificilă pe care nu mulți lideri o reușesc.

Prin urmare, o întâlnire este un lucru destul de costisitor, care și-a câștigat pe bună dreptate frica și ura în rândul lucrătorilor de birou. Aceleași emoții se extind și asupra organizatorilor acestor întâlniri, inclusiv asupra dumneavoastră. Dacă vrei să câștigi respectul echipei tale, trebuie să fii capabil să conduci întâlniri eficiente.

Acest articol este despre a vă învăța cum să profitați la maximum de întâlnirile dvs. cu cel mai mic timp și risipă emoțională a participanților.

Pregătirea pentru întâlnire

Este necesară o întâlnire?

„Întâlnirile sunt un simptom de organizare proastă. Cu cât sunt mai puține întâlniri, cu atât mai bine.” - Peter Drucker, liderul eficient.

Rentabilitatea investiției unei întâlniri este adesea mai mică decât a unui apel, text sau mesagerie instantanee. O întâlnire este necesară doar în acele rare ocazii când alte mijloace de comunicare ar fi mai puțin eficiente. De obicei, mai mult de una dintre următoarele condiții trebuie să corespundă:

• Complexitate. Subiectul discutat este atât de complex încât participanții trebuie să se uite împreună la imagini pentru a nu cădea din fluxul discuției. De exemplu, discutarea arhitecturii entităților bazei de date sau a procesului de afaceri complex de revizuire a unei cereri de împrumut.
• Urgenţă. Subiectul în discuție este atât de urgent încât elaborarea unui plan de acțiune pe această temă prin e-mail va dura o perioadă inacceptabil de mare.
• Importanţă. Subiectul în discuție este atât de important încât importanța sa prevalează pe orice posibil timp petrecut de membrii grupului la întâlnire.

În alte cazuri, puteți refuza în siguranță să colectați întâlnirea.

Nu este nevoie să convocați întâlniri pentru un motiv greșit. Daca esti:

• doresc să transfere responsabilitatea pentru problemă către grup,
• caută ascultători pentru ideile tale sau
• Vrei să-ți consolidezi echipa?

apoi caută alte moduri de a comunica.

Stabiliți un obiectiv și o agendă clare

Ca orice alt demers, fără un scop clar, o întâlnire este sortită eșecului.

Scopul oricărei întâlniri este un plan de acțiune. Nu pentru a „discuta posibilitățile”, nu pentru a „rezolva problema”, ci pentru a „instrui așa și așa să facă așa și așa până la cutare și cutare dată”. Orice altă stabilire a obiectivelor ar putea avea ca rezultat ca întâlnirea să nu aibă impact.

Prin urmare, atunci când programați o întâlnire, enumerați în mod clar participanții planul de acțiune pentru rezolvarea problemei sau problemelor pe care doriți să le primiți și trimiteți-le agenda rezultată. O agendă scrisă va permite oamenilor să se asigure că nu pierd timpul în discuții inutile, iar problemele discutate vor fi relevante pentru domeniul lor de interes.

În cazul în care nu este suficient timp pentru întâlnire, problemele de pe ordinea de zi trebuie sortate în ordine descrescătoare a importanței (atunci vei avea timp să le discuti pe cele mai importante) sau în ordine crescătoare a complexității (atunci vei avea timp să închizi maximul de întrebări).

Nu invitați participanți suplimentari

Fiecare persoană din întâlnire va cheltui inevitabil timpul total cu discursurile și întrebările lor, fie din interes real pentru o problemă, fie pur și simplu pentru a-și justifica prezența. Mai mult, probabilitatea ca o persoană suplimentară să știe ceva ce alții nu știu scade odată cu creșterea numărului de participanți. Adică, pe lângă creșterea evidentă a timpului de grup, o creștere a numărului de participanți reduce eficacitatea discuției.

• Are cunoștințe excepționale despre subiect pe care alți participanți la întâlnire nu le au?
• Subiectul în discuție îi afectează interesele? Interesele lui nu coincid cu interesele oricărui alt participant?
• Este această persoană pregătită pentru o discuție constructivă?
• Ar fi suficient să anunțăm pur și simplu această persoană despre rezultatele întâlnirii?

Ținând o întâlnire

Organizatorul întâlnirii, adică dumneavoastră, este responsabil să vă asigurați că obiectivele acesteia sunt atinse. Tu ar trebui:

• urmați toate regulile de discuție descrise mai jos
• întrerupe pe cei care le sparg
• rezuma decizia grupului
• urmați ordinea de zi și stabiliți când grupul trece la următoarea întrebare

Iată cele 7 reguli pentru întâlniri eficiente:

1. Unul spune... Nu lăsați participanții să se întrerupă reciproc. Nu numai că este un semn de lipsă de respect, dar cel mai probabil, în momentul vorbirii simultane, participanții nu încearcă să se înțeleagă, ceea ce nu este bine pentru întâlnirea în ansamblu.
2. ... și toți ceilalți ascultă. Cheia unei discuții eficiente este ca toți cei din grup să urmărească ceea ce se spune în grup. Toată lumea ar trebui să aibă aceeași „imagine” a problemelor în discuție. Odată ce grupul se desparte în mai multe discuții sau cineva începe să se distragă (de exemplu, verificând e-mailul la telefon sau doar „retragerea”), se va pierde mai mult timp până când grupul devine din nou unul. Tot ceea ce s-a întâmplat în timp ce cineva a fost „absent” va trebui să fie repetat pentru el, petrecând timpul tuturor celorlalți în asta.
3. Treci la subiect! Chiar dacă atunci când oamenii obosiți vor să se relaxeze și să vorbească despre subiecte care distrag atenția, orice astfel de abatere pierde timpul tuturor celor implicați și te îndepărtează de a ajunge la o soluție. Aduceți ușor pe toată lumea înapoi la subiectul de discuție.
4. Luptă cu problema, nu cu oamenii.În plină discuție, participanții își pot permite comentarii pe care ceilalți le pot lua personal. Situații ca acestea, dacă nu sunt rupte din răsputeri, vor strica inevitabil atmosfera de lucru, vor crea tensiune inutilă, vor „dezactiva” membrii afectați, vor pierde timpul și, cel mai probabil, vor împiedica grupul să-și atingă obiectivele. Opriți imediat discuțiile care au mers „în direcția greșită”.
5. Înregistrați tot ce spuneți. Acest lucru poate fi făcut de dvs. sau de un alt membru pe care îl desemnați ca secretar de ședință. Fără fixare, grupul va începe să uite faptele sau concluziile care au fost făcute, iar eficacitatea procesului va scădea inevitabil. În plus, notele ajută grupul să economisească timp, permițând vorbitorului să indice pur și simplu una sau alta parte a notelor, în loc să explice în detaliu ce înseamnă exact prin ceea ce a fost deja spus. Fixarea ar trebui să aibă loc pe o foaie de hârtie care este vizibilă pentru întregul grup sau pe o placă atârnată pe perete.
6. Luați pauze. Utilizați Tehnica Pomodoro (lucrați în cicluri cu o pauză de 5 minute la fiecare 25 de minute de lucru). Din experiența mea, întâlnirile care durează mai mult de o oră și jumătate își pierd complet eficacitatea din cauza oboselii participanților. Este mai bine să întrerupeți astfel de întâlniri mutând continuarea într-o altă zi.
7. Dacă grupul nu mai este necesar, dispersați-vă. Pe măsură ce se discută problema, este din ce în ce mai puțin întrebări dificile care necesită discuții generale. Dacă înțelegeți că problema s-a împărțit în mai multe sarcini care necesită execuție individuală, nu are sens să petreceți timpul total într-o discuție de grup - întâlnirea trebuie să fie finalizată. Dacă întâlnirea este încă prea devreme pentru a se încheia, dar există deja persoane ale căror cunoștințe nu vor fi solicitate în discuții ulterioare sau ale căror interese nu vor mai fi afectate, lăsați-le să plece.

Sfârșitul ședinței

La sfârșitul întâlnirii, reveniți la scopul său - elaborarea unui plan de acțiune (alias procesele verbale ale întâlnirii). Acest protocol trebuie: să adauge etichete

Nu trebuie să vă inventați propria abordare a întâlnirilor. Toate instrumentele și tehnicile necesare au fost deja găsite și dovedite a fi eficiente. Au fost încercate și testate de multe companii de succes din întreaga lume. În continuare, vom lua în considerare toate etapele principale și vom oferi toate recomandările necesare pentru implementarea lor cu succes.

Ce este o întâlnire de succes.
Oamenii trebuie să se întâlnească pentru a împărtăși cunoștințe și experiențe. Deși multe decizii pot fi luate prin telefon, prin e-mail sau pe hol, în cazul în care conducerea companiei dorește să utilizeze pe deplin abilitățile angajaților săi, aceștia trebuie să se întâlnească și să discute situația actuală.

O întâlnire eficientă presupune utilizarea rațională a timpului de lucru al angajaților: până la urmă, aceștia se reunesc pentru a obține un anumit rezultat. Există trei condiții cheie fără de care o întâlnire nu poate avea succes:

1. Scopul întâlnirii trebuie să fie clar definit, la fel cum orice inițiativă de îmbunătățire a procesului de afaceri trebuie să fie precedată de obiectivele sale.
2. Când țineți o întâlnire, trebuie să urmați anumite reguliși recomandări (adică standarde).
3. Pentru ca o întâlnire să fie eficientă, toți cei prezenți trebuie să participe activ la ea.

Pentru a face întâlnirile eficiente în organizația dvs., tratați-le ca procese de afaceri: dezvoltați reguli pentru modul în care sunt conduse și urmați acele reguli.

Reguli de bază pentru desfășurarea ședințelor:

• stabiliți obiectivul și agenda;
• identificați participanții la întâlnire și informați toată lumea despre aceasta în prealabil;
• aloca rolurile și responsabilitățile;
• să respecte regulile bunei forme la întâlnire;
• întocmește procese-verbale și, la sfârșitul ședinței, întocmește un plan de acțiuni ulterioare;
• stabilește ordinea de zi pentru următoarea întâlnire;
• evaluează întâlnirea;
• Distribuiți procesele-verbale de întâlnire participanților.

Fiecare întâlnire ar trebui să aibă obiective clare și o agendă.
Ţintă este ceea ce vrei să obții la sfârșitul întâlnirii.
Agendă asa o vei realiza.

Scopurile unei întâlniri determină tipul acesteia.
Toate obiectivele pot fi împărțite în mai multe tipuri, în funcție de ceea ce sunt vizate.
De exemplu:
Informare- Discutați tipurile de deșeuri și oferiți exemple pentru fiecare tip de deșeuri atunci când procesați comenzile de achiziție
Dezvoltarea aptitudinilor- Aflați cum să faceți modificări în designul procesului pe măsură ce se îmbunătățește
Implementarea procesului- Dezvolta formă nouă comandă de achiziție pentru clienți noi
Repartizarea sarcinilor- Vizualizați valorile de loialitate a clienților și discutați planul de acțiune de la întâlnirea de săptămâna trecută
Rezolvarea problemelor- Găsiți motivul pentru care 4 clienți au fost nemulțumiți de termenul de livrare

Obiectivele întâlnirii trebuie să fie concise și clare. La sfârșitul întâlnirii, participanților ar trebui să fie ușor să determine dacă și-au atins obiectivele sau nu.

Ordinea de zi trebuie să includă următoarele informații:

• subiectele abordate (inclusiv o scurtă descriere a fiecărui articol);
• vorbitor pentru fiecare subiect;
• timpul alocat pentru fiecare subiect / pentru fiecare vorbitor.

Ordinea de zi constă de obicei din următoarele puncte:

• partea introductivă (o parte scurtă menită să concentreze atenția celor prezenți la întâlnire);
• o scurtă prezentare a obiectivelor întâlnirii și a ordinii de zi (scrieți sau tăiați câteva puncte pentru a-i implica pe cei prezenți în discuție);
• pauze dacă întâlnirea durează mai mult de 90 de minute;
• discutarea planului de acțiune;
• evaluarea întâlnirii.

Informați pe toată lumea în avans. Fiecare participant la întâlnire ar trebui să știe la ce să se aștepte la întâlnire. Spuneți tuturor cum va decurge întâlnirea, cine va avea ce rol și cât va dura.

Selectați participanții. Câte întâlniri din organizația ta au trecut fără o persoană care ar putea lua decizia corectă sau fără oameni care ar fi făcut-o fapte importante? Din această cauză, prea des în timpul unei întâlniri:

• participanții așteaptă ca unul dintre angajați să găsească și să aducă la întâlnire persoana potrivita(dacă poate fi găsit).
• se ia o decizie eronată, care apoi este inversată.
• nu se iau decizii la ședință pentru că nu au fost prezenți oamenii potriviți.

Pentru a fi productive, trebuie să participați la întâlniri. oameni necesari. Pentru aceasta este necesar articulați obiectivele în mod clar. Ar trebui invitați manageri cu dreptul de a lua decizii și cu experiență bogată. De asemenea, este important ca la întâlnire să participe angajații care au fapte adevărate despre procesele luate în considerare.

Atribuiți roluri și responsabilități. La fiecare întâlnire trebuie să participe cel puțin patru persoane: manager de proiect, lider/coordonator de echipă, cronometru și secretar.

Secretar:

• înregistrează momentele importante ale întâlnirii. Aceste responsabilități nu ar trebui să fie atribuite coordonatorului.

Manager de proiect:

• este implicat constant în proiect și comunică regulat cu membrii echipei;
• ia decizii privind alocarea resurselor necesare echipei;
• controlează că munca echipei este în concordanță cu obiectivele strategice ale organizației;
• numește un lider de echipă;
• rezolvă probleme pe care liderul nu le poate rezolva;
• oferă sprijin atunci când echipa are probleme.

Conducator de echipa:

• capabil să implementeze modificările necesare;
• împuternicit de un manager sau ofițer superior;
• pe deplin interesat și implicat activ în proiect;
• întocmește ordinea de zi a ședinței;
• selectează noi membri ai echipei;
• înțelege bine etapele dezvoltării echipei.

Coordonatorul echipei:

• urmează asta. pentru ca discuția să nu se îndepărteze de subiectul principal;
• interferează în cursul întâlnirii când mai multe persoane încep să vorbească deodată;
• se asigură că niciun participant nu îi domină pe ceilalți;
• promovează interacțiunea celor prezenți între ei și participarea lor activă la întâlnire;
• aduce discuția la o concluzie logică.

Cronometrul:

• monitorizează respectarea reglementărilor în conformitate cu ordinea de zi;
• informează membrii echipei când au întârzieri;
• informează despre timpul rămas alocat întâlnirii;
• ajută la determinarea timpului necesar pentru următoarea întâlnire.

Respectați regulile. Fiecare companie are propria sa cultura. Prin urmare, bunele maniere pentru întâlniri pot varia foarte mult de la organizație la organizație. Mai jos sunt enumerate câteva dintre cele mai importante reguli pe care ar trebui să le stabiliți:

• Prezența. Motivele pentru a permite personalului să lipsească ar trebui să fie clar articulate și ar trebui dezvoltată o procedură pentru a informa liderul echipei dacă cineva nu poate participa. Cel mai bun mod de a asigura o prezență ridicată este de a desfășura întâlnirile în mod corect.
• durată. Întâlnirile trebuie să înceapă și să se încheie la timp. Acest lucru evită pierderea timpului și ajută fiecare angajat să încadreze întâlnirea în propriul program. Când se respectă această regulă, majoritatea întâlnirilor devin mai scurte.
• Participare. Fiecare participant este capabil să aducă o contribuție valoroasă la discuție. Subliniază cât de important este pentru tine ca toți cei prezenți să vorbească liber și să asculte cu atenție pe ceilalți. Dacă membrii echipei nu sunt implicați în mod egal în întâlniri, facilitatorul ar trebui să structureze discuția astfel încât toată lumea să fie implicată.
• Reguli elementare de curtoazie. Fiecare participant, indiferent de poziție, trebuie să respecte regulile elementare de curtoazie atunci când comunică. Ascultați cu atenție pe ceilalți, nu întrerupeți, nu vorbiți în același timp cu ceilalți, arătați respect față de colegi.
• Fumatul și pauzele. Decideți dinainte când angajații pot și nu pot să ia pauze, să iasă la fumat, să facă apeluri telefonice etc.
• Alte reguli. Decideți ce alte reguli trebuie să puneți în aplicare pentru întâlniri.

Se recomandă elaborarea regulilor de desfășurare a ședințelor la prima întâlnire și prezentarea lor într-o formă vizuală.

Faceți un plan de acțiune. Orice întâlnire ar trebui să se încheie cu un plan pentru acțiuni ulterioare. Implementarea fiecărui element ar trebui să fie încredințată unui anumit angajat și să stabilească un termen limită.

Stabiliți o agendă pentru următoarea întâlnire. La sfârșitul fiecărei întâlniri, stabiliți obiectivele pentru următoarea întâlnire și redactați o agendă. Acest lucru va dura doar câteva minute și vă va economisi o cantitate semnificativă de timp atunci când vă pregătiți următoarea întâlnire.

Evaluează întâlnirea. La sfârșitul fiecărei întâlniri, aceasta ar trebui evaluată, chiar dacă alte puncte de pe ordinea de zi au durat mai mult decât era planificat. Evaluarea ar trebui, printre altele, să determine dacă obiectivele au fost atinse (și ce a contribuit sau a împiedicat acest lucru) și să decidă ce ar trebui făcut pentru ca următoarea întâlnire să fie mai eficientă.

Dacă sunteți adesea chemat să prezideți (a se vedea Secțiunea 6.14) o întâlnire din cauza responsabilităților de serviciu sau a tradiției dvs. din organizația dvs., s-ar putea să găsiți utile următoarele reguli pentru întâlniri eficiente:

1. Fără întâlniri fără pregătire și ordine de zi! Dacă este posibil, refuzați categoric să țineți întâlniri nepregătite, „spontane”. Eficacitatea lor, cel mai probabil, va fi extrem de scăzută, iar liderul este cel care poate fi cu ușurință „vinovat”.

2. La începutul întâlnirii, asigurați-vă că formalizați (dacă sunteți totuși atrași de o întâlnire „spontană”) sau reamintiți (dacă întâlnirea este planificată în prealabil, bine organizată) Puncte cheie ale procedurii: ordinea de zi (tema), scopul ședinței, termenul limită, ordinea discursurilor, cum va fi luată decizia, cum probleme litigioase si etc.

3. Cea mai importantă sarcină și responsabilitate a moderatorului este în timpul întâlnirii monitorizează respectarea procedurilor stabiliteși implementarea agendei, luând, dacă este cazul, decizii prompte cu privire la abateri. Pe durata ședinței, moderatorul este înzestrat cu puteri speciale care îi permit să controleze comportamentul tuturor participanților la ședință, indiferent de statutul acestora. De exemplu, gazda are tot dreptul să oprească un vorbitor care a epuizat timpul limită stabilit pentru raport.

4. Facilitatorul se asigură că în secțiunea finală „Diverse e » doar mini-probleme ar fi discutate cu adevărat. Dacă, în opinia facilitatorului, secțiunea „diverse” propune chestiuni prea ample, a căror discuție amenință să se prelungească pentru o lungă perioadă de timp, acesta are dreptul să respingă luarea în considerare a acestor probleme sau să le transfere într-o altă ședință.

5. De bază vorbitorii trebuie să se pregătească pentru întâlnire din timp a ei . Organizarea corectă a întâlnirii presupune că subiectele și conținutul (și cel mai important, volumul) rapoartelor trebuie cunoscute în prealabil (cu câteva zile sau cel puțin ore) moderatorului. Acest lucru va permite facilitatorului să construiască mai precis procedura întâlnirii, ajustând, dacă este necesar, ordinea rapoartelor, timpul alocat pentru fiecare dintre rapoarte etc.

6. Ora întregii întâlniri, precum și timpul părților sale individuale(discursuri, discuții, luare a deciziilor etc.) neapărat reglementat-

6.1b. Regulile de intalnire

mentat, adică limitat în timp. De îndată ce cel puțin o parte sau o procedură nereglementată apare în ședință, un „hoț de timp” pătrunde instantaneu prin acest „gaură de timp”, trăgând întâlnirea la nesfârșit!

7. Cea mai importantă sarcină a reuniunii de conducere este ținând evidența „tonului constructiv” al întâlnirii. Tentativele de atacuri incorecte, acuzații, insulte etc. ale participanților la întâlnire trebuie să fie sever suprimate. Prezentarea informațiilor și generarea de idei noi ar trebui să aibă loc fără critici. Discuțiile și disputele trebuie să fie raționale, motivate, menite să găsească cea mai bună modalitate de a depăși dezacordurile.

8. Solicitați vorbitorilor și tuturor participanților la întâlnire care participă la discuție să folosească orice lucru convenabil pentru ei și disponibil în organizație ajutoare vizuale(tabletă, flipchart, prezentări pe computer etc.).

9. Înregistrați totul! Desigur, însuși moderatorul ședinței nu consemnează nimic, dar trebuie să-l urmărească pe secretar-protocol, dacă este cazul, punctând puncte deosebit de importante ale ședinței (fapte, idei, opinii etc.) care trebuie consemnate fără greșeală. .

10. Desigur, cu cât întâlnirea este mai scurtă, cu atât mai bine. Cu toate acestea, dacă întâlnirea durează mai mult de 90 de minute, trebuie ia pauze scurte timp de 5-15 minute aproximativ la fiecare 40-45 de minute. În același timp, pauzele ar trebui să fie planificate în avans, iar liderul trebuie să se asigure că, pe lângă pauzele reglementate, participanții la întâlnire nu sunt distrași de nicio chestiune străină.

„J Citiți cu atenție regulile propuse. Pe care dintre ele ați adăuga, mai detaliat și mai precis? Poate ați putea sugera și alte reguli care sunt importante pentru întâlniri eficiente?

Care dintre regulile sugerate sunt respectate (și care nu sunt respectate) atunci când desfășurați întâlniri în organizația dvs.? Ce reguli duc, în opinia dumneavoastră, la cea mai mare pierdere de timp?

Capitolul 6

PLANIFICAREA ŞI PREGĂTIREA ÎNTĂLNIRI

Iată șapte sfaturi pentru facilitatorii întâlnirii (precum și pentru liderii care inițiază întâlnirea și a căror viziune trebuie să o întruchipeze facilitatorul):

1. În primul rând, este necesar să se formuleze în prealabil un subiect, un scop și obiectivele întâlnirii, precum și „produsul” (rezultatul) specific dorit care va fi obținut ca urmare. „Produsul” întâlnirii poate fi o decizie de management, un plan pentru o anumită perioadă de activitate, un raport aprobat, o rezoluție etc., întocmit în scris în conformitate cu regulile de flux de documente adoptate de organizație.

2. Decide data, ora si loculținând o întâlnire. Cu întâlnirile programate, totul este simplu - de obicei sunt ținute Cu la anumite intervale în aceleași zile ale săptămânii, în aceeași apoi aceeași oră (de exemplu, în fiecare prima zi de joi a fiecărei luni la ora 16.00). De regulă, angajații a căror participare la aceste întâlniri este obligatorie includ în avans întâlnirea programată în programul lor de lucru și, prin urmare, nu există probleme în desfășurarea acesteia.

Situația este ceva mai complicată cu întâlnirile neprogramate, când este urgent să se adună numărul necesar de participanți. În acest caz, determinarea celei mai potrivite date, ore și loc pentru întâlnire pentru a asigura un „cvorum” devine o adevărată bătaie de cap pentru organizatori. Aș dori să spun imediat că nu există situații ideale în care este posibil să „mulțumim” toți potențialii participanți. Prin urmare, oricât de dur ar părea, data, ora și locul unei întâlniri neprogramate sunt alese în funcție de comoditatea lor pentru organizatori (nu participanți). Ținerea de întâlniri neprogramate obligă și managerul (organizatorul) să fie mai loial acelor angajați care, din diverse motive, nu au putut participa la ea.

3. Decide ce va fi cel mai bun compoziția și numărul de participanți(vezi secțiunea 6.14): Cine va fi participantul activ (vorbitorul) și cine va fi ascultătorul? Cine ar trebui să se pregătească în avans? Cine va fi dintre angajații organizației și cine va fi invitat din afară? Cine trebuie să fie invitat oficial în prealabil (trimite o invitație)?

6.16. Planificarea si pregatirea intalnirilor

4. Considerați posibil rolurile de participantși, dacă este necesar, munca în echipă. Dacă este necesar, discutați aceste roluri cu membrii corespunzători. Împreună cu managerul, este imperativ să selectați (numiți) un angajat pentru rolul principal - liderul întâlnirii și să îl informați în prealabil despre acest lucru.

Se mai poate adăuga că, printr-o abordare creativă a întâlnirilor (în special de al doilea tip, vezi secțiunea 6.14), este posibilă distribuirea rolurilor socio-psihologice între participanți, precum „generator de idei”, „critic”, „ erudit”, etc. astfel de posturi de rol vor contribui la o mai profundă și mai bună înțelegere a problemelor în discuție și vor face ca procedura întâlnirii în sine să fie mai vie.

5. Gândiți-vă la ordinea de zi și la regulile întâlnirii. În ce ordine sunt spectacolele? Cât timp se petrece pe fiecare? etc. Discutați agenda și agenda viitoarei întâlniri cu părțile interesate, în primul rând cu moderatorul întâlnirii (vezi secțiunea 6.15).

6. Gazda poate avea nevoie de permisiuni suplimentare pentru a pregăti efectiv întâlnirea și resurse pe care va trebui să-l primească de la șef la momentul pregătirii și ținerii ședinței.

7. Organizatorul trebuie să se pregătească în prealabil pachet de documente la întâlnire, care include:

1) invitații oficiale care indică tema, ora și locul întâlnirii;

2) lista participanților (cu indicarea obligatorie a organizatorului, moderatorului, secretarului întâlnirii);

3) ordinea de zi, cuprinzând scopul și obiectivele ședinței, lista rapoartelor și întrebărilor deschise;

4) dacă este necesar, procesele-verbale ale întâlnirilor anterioare;

5) dacă este necesar, documentația justificativă care poate fi necesară pentru discuții și luarea deciziilor;

6) dacă este necesar, materiale de prezentare („fișe”) ale vorbitorilor;

7) dacă există în organizație, atunci formulare tip pentru ținerea procesului-verbal al ședinței.

Cu% Respectarea careia dintre următoarele reguli de organizare a întâlnirilor DIN Care crezi că este cea mai mare economie de timp într-o întâlnire?

Care dintre următoarele reguli sunt respectate (și care nu sunt respectate) în organizația dvs.? Organizația dumneavoastră are propriile reguli (tradiții) pentru organizarea întâlnirilor? Care dintre aceste reguli accelerează și care încetinesc întâlnirile?

Ce crezi că trebuie schimbat mai întâi pentru ca întâlnirile din organizația ta să „mănânce” mai puțin timp? Formulați-vă propunerea sub forma unei reguli.

ÎNTÂLNIRE PENTRU MANAGER

Conducerea ședințelor este o sarcină managerială dificilă pentru manager, fie și doar pentru că trebuie să-și asume îndeplinirea simultană a mai multor roluri și funcții deodată. De exemplu, înainte de întâlnire, liderul acționează ca inițiator și organizator; în timpul întâlnirii în sine, combină adesea rolurile de participant și de moderator; după ședință își îndeplinește nu numai funcțiile manageriale (planificare, management operațional și control asupra implementării deciziilor luate la ședință etc.), dar adesea și funcții „psihoterapeutice”, ocupându-se de rezolvarea contradicțiilor și conflictelor care pot se ridică la întâlnire.

Următoarea este o listă de liste de verificare care vor ajuta un lider să-și evalueze și să-și îmbunătățească abilitățile de management legate de diferitele faze ale unei întâlniri.

Înainte de intalnire

1. Ai nevoie de o întâlnire? Orice întâlnire este o pierdere de timp și un motiv de conflict. Poate că există o oportunitate de a rezolva problema în mod eficient fără a organiza o întâlnire?

2. Care sunt obiectivele interne („politice”) și externe (de producție) ale întâlnirii? Pe ce să te concentrezi? În linii mari, întâlnirea va fi dedicată în întregime rezolvării problemelor obiective legate de muncă sau este important și aspectul psihologic al întâlnirii (dezvoltarea unei opinii comune, crearea motivației, ridicarea „spiritului de luptă” etc.)?

3. Există suficient timp și alte resurse pentru a pregăti întâlnirea și pentru a oferi o muncă de calitate la întâlnirea în sine? Cine nu va-

6.17. Întâlnire pentru șef

organizator mediocru? Cum ar trebui să fie organizată întâlnirea pentru a fi cât mai eficientă?

4. Sunt cunoscuți principalii participanți la întâlnire și „figuri cheie”? Rolurile participanților sunt clar definite? Este necesară o „repetiție” suplimentară (poate că liderul trebuie să se întâlnească cu unul dintre participanții la viitoarea întâlnire pentru a conveni asupra pozițiilor, opiniilor, abordărilor etc.)?

5. Dacă există abordări diferite pentru rezolvarea problemei, cât de puternice sunt pozițiile mele? Care sunt „punctele slabe” și posibilele obiecții? De la cine pot veni? Cine face parte din „grupul meu de sprijin”?

În timpul întâlnirii

1. Să știi să asculți. Un lider este o persoană care este obișnuită să vorbească (ordonează, instruiește, dă ordine etc.). O întâlnire este una dintre puținele situații în care angajații pot și ar trebui să vorbească. Lasă fiecare gând constructiv să treacă. Susține idei deosebit de interesante: pune întrebări clarificatoare, cere să explice mai detaliat etc.

2. Opriți orice comportament neconstructiv: atacuri personale, critici vagi, încercări de a încălca regulile, distragere a atenției etc. Această sarcină este de obicei îndeplinită de lider (vezi secțiunea 6.15, paragraful 7), dar în unele cazuri poate să îi lipsească pur și simplu autoritate și autoritate Prin urmare, rolul de „controlor al caracterului constructiv al comunicării” poate și trebuie să fie asumat de lider.

3. Fiți capabil să rezumați ceea ce au spus alții și să evidențiați fapte, gânduri, idei și sugestii valoroase. Notează „pentru tine” cele mai valoroase și interesante idei exprimate de angajați.

4. Urmăriți progresul către rezultat. Dacă întâlnirea devine „mare”, atunci luați decizii de management imediat, în paralel cu problemele discutate. Dacă există multe contradicții și se pregătește un conflict, amânați decizia până la sfârșitul ședinței și utilizați proceduri speciale pentru a o lua (de exemplu, votul secret).

5. Fii atent și flexibil. Dacă întâlnirea nu decurge conform planului, dar este suficient de productivă - „nu scuipa împotriva vântului”, nu încerca să schimbi nimic! Dacă trebuie să alegi între timp și eficiență într-o întâlnire, alege întotdeauna eficiența.

Capitolul 6

6." Ultimul cuvant' ar trebui să fie în spatele tău. La sfârșitul întâlnirii, asigurați-vă că rezumați: ce obiective (sarcini) au fost atinse, ce rezultate au fost obținute, ce decizii au fost luate, ce idei interesante au fost exprimate, care dintre participanți au funcționat deosebit de bine (productiv, constructiv etc.).

Dupa intalnire

1. Asigurați-vă că toți participanții interesați la întâlnire, precum și angajații pentru care acest lucru este necesar în conformitate cu responsabilitățile lor de serviciu, sunt familiarizați cu procesul-verbal al întâlnirii.

2. Verificați cum a început implementarea deciziilor luate. Poate fi necesar să se clarifice detaliile și o planificare operațională mai precisă.

3. Asigurați-vă resursele necesare și obțineți primele rezultate. Anunțați (la următoarele întâlniri) participanții la ședință despre rezultatele obținute (adică despre implementarea deciziilor luate la ședință).

4. Asigurați-vă că vă întâlniți cu „oferiți”, a căror opinie nu a fost audiată sau luată în considerare la întâlnire și conduceți o discuție individuală asupra viziunii lor asupra problemei. Dacă considerați că argumentele acestor membri ai personalului sunt importante, ar putea merita să programați o revizuire detaliată a poziției lor la următoarea întâlnire.

Q Care dintre regulile propuse, în opinia dumneavoastră, este cel mai propice pentru economisirea timpului managerului în timpul întâlnirilor? Care dintre aceste reguli, în opinia dumneavoastră, sunt riscante și se pot transforma, dimpotrivă, cu ușurință în „hoți de timp”?

Sugerați propriile reguli (3-4) pentru organizarea de întâlniri pentru manageri care să îi permită să minimizeze timpul și efortul petrecut cu acest eveniment?

BIORITMILE UMANE

Unul dintre zone majoreîmbunătățirea „eficienței scăzute” (vezi secțiunea 6.1) constă în luarea în considerare a tiparelor ritmice ale vieții umane, numite în mod tradițional

6.18. Bioritmuri umane

bioritmuri. Se presupune că cunoașterea bioritmurilor individuale face posibilă proiectarea mai precisă și „umană” a unui sistem personal de gestionare a timpului. Sistemul TM, în care stabilirea obiectivelor este efectuată „ajustat” pentru bioritmuri, este mai realist și mai eficient.

Notă. De fapt, numele „bioritmuri” nu este în întregime corect (folosirea termenului „bioritmuri” este permisă numai în contextul științelor biologice relevante - fiziologie, medicină, cronobiologie etc.), deoarece o persoană este o creatură complexă. a căror activitate de viață este subordonată (și exprimată prin) un întreg „ansamblu” de ritmuri – fizice, biologice, sociale, psihologice etc.Totuși, pentru a nu încălca tradiția consacrată a folosirii termenului, în această carte, în raport cu orice ritm al vieții umane, se folosește cuvântul „bioritm”.

De ce am referit secțiunea despre bioritmuri la capitolul „eficiență scăzută”? Ideea este că, în ciuda faptului că studiu științific bioritmurile vor avea în curând două sute de ani, această problemă este încă puțin studiată și există mai multe întrebări decât răspunsuri. Literatura dedicată studiului bioritmurilor este plină de date contradictorii (și chiar se exclud reciproc).

Convingerea mea profundă este că datele cercetării științifice serioase bazate pe generalizări statistice extinse sunt de puțină valoare pentru rezolvarea problemelor aplicate de MT. Cert este că aproape toate bioritmurile persoană anume, care coincid în general cu legile derivate de oamenii de știință, în special, au întotdeauna multe abateri semnificative (caracteristici individuale) care le deosebesc de normă. De aceea, cunoașterea calculelor științifice despre „ce sunt bioritmurile și ce ar trebui să fie acestea pentru majoritatea oamenilor” nu scutește o persoană de un studiu amănunțit al propriilor bioritmuri (care, apropo, este destul de în puterea oricărui observator). persoană). Cel mai simplu dar foarte mod eficient calcularea bioritmurilor tale personale este o sincronizare calitativă (vezi secțiunea 3.14).

În funcție de durata unei perioade ritmice (ciclu), se pot distinge mai mult de două duzini de bioritmuri umane. Cele mai mici dintre ele durează o fracțiune de secundă (de exemplu, cele asociate cu metabolismul celular), iar cele mai lungi coincid ca durată cu viața unei persoane (de exemplu, ciclul de viață al unei persoane în ansamblu, din momentul concepție până în momentul morții). O parte din aceste bioritmuri a fost studiată destul de bine și este de natură complet obiectivă, statutul altora este mai puțin clar definit și despre

Capitolul 6

realitatea existenţei lor este încă o dezbatere serioasă.

De exemplu, astfel de bioritmuri „dubioase” includ bioritmuri lunare asociate cu „teoria a trei ritmuri” foarte populară la un moment dat: fizice (durată 23 de zile, schimbarea semnului la 11,5 zile), emoțional (26 de zile, schimbarea semnului la 13 zile) și intelectual (33 de zile, schimbare de semn la fiecare 16,5 zile). Se crede că este posibil să se calculeze aceste bioritmuri lunare din momentul nașterii unei persoane, ceea ce face posibilă prezicerea, de exemplu, „zile deosebit de periculoase” (când coincid punctele negative ale două ritmuri, ceea ce se întâmplă de 6 ori pe o perioadă). an) și calculați „ziua fatală” care vine o dată pe an” (când coincid punctele negative ale tuturor celor trei ritmuri).

Autorul acestei cărți, în zorii pasiunii sale pentru TM, de câțiva ani a calculat (conform algoritmului publicat, se pare, în revista Science and Life) aceste bioritmuri și a crezut ferm în existența a tot felul de „teribili”. ” și zile „fericite”. Dar după ceva timp (câțiva ani mai târziu, deja la o nouă rundă de interes pentru TM), am fost vizitat de o idee „sedițioasă” - nu ar trebui să fac un experiment „dimpotrivă”? Am rezumat datele cronometrajului meu de înaltă calitate timp de aproape doi ani, afișând grafic starea mea fizică, emoțională și intelectuală, după care am calculat retroactiv (deja pe computer) trei bioritmuri lunare pentru aceeași perioadă de timp. Pot spune imediat că mă aștepta o dezamăgire severă - „teoria celor trei ritmuri” s-a dovedit a fi inoperantă pentru mine personal. Dar recunosc pe deplin că pentru altcineva, utilizarea acestui model va fi un mijloc destul de adecvat pentru înțelegerea schimbărilor în comportamentul și starea lor pe parcursul lunii.

În această secțiune, vom atinge doar câteva bioritmuri, a căror cunoaștere, în opinia mea, este cea mai importantă atunci când proiectăm și implementăm un sistem personal de TM.

1. Bioritmuri umane zilnice

Bioritmul zilnic (sau circadian) al unei persoane este asociat în primul rând cu ritmul de somn - veghe, în conformitate cu care funcționarea multor procese fiziologice din organism este „reglată”. În mod normal, starea de veghe este asociată cu cheltuirea activă de energie și este legată de orele de lumină;

6.18. Bioritmuri umane

somnul este asociat cu odihna, recuperarea energiei și este „legat” de timpul întunecat (nopții) din zi.

Există numeroase studii biologice și medicale care demonstrează în mod convingător că orice abatere (desincronizare) de la acest „program” programat de natură (noaptea - somn, ziua - veghe) este nedorită, deoarece provoacă stres, iar în viitor provoacă apariția și dezvoltarea unui întreg „buchet de” boli.

În același timp, raportul dintre somn și veghe este individual: durata medie a somnului normal, conform diverselor surse, este de la 7 la 9 ore. Dar, în același timp, există persoane pentru care un timp de somn de 2 până la 4 ore pe zi este suficient (fără consecințe nocive pentru sănătate). Există persoane pentru care timpul necesar de somn este de 10-12 ore pe zi, iar acest lucru nu poate fi considerat o patologie (la sugari și vârstnici, timpul normal de somn este și mai lung). Pentru a restabili pe deplin energia cheltuită în timpul zilei, o persoană nu trebuie doar să-și îndeplinească norma de somn - somnul trebuie să fie de „calitate” (în perioada obișnuită de timp, în condiții fiziologice confortabile, fără întreruperi etc.).

La antrenamentul TM, participanții pun adesea întrebarea: „Este posibil să se reducă timpul de somn, astfel încât să existe mai mult timp pentru a atinge obiectivele principale?” Întotdeauna răspund la această întrebare astfel: „Poți și nu poți”. Pentru început, folosind cronometrarea, trebuie să setați cu precizie rata de somn, iar rata de somn este întotdeauna un interval de timp care are variabilitate (de exemplu, rata mea de somn, când dorm suficient „la 100%”, variază de la 8 până la 10 ore). Aceasta înseamnă că, cu un raport destul de confortabil de muncă zilnică și odihnă, îmi pot „strânge” somnul la 8 ore fără consecințe dăunătoare (maxim - până la 7 sau 7,5 ore; acest lucru depinde foarte mult de starea corpului). Dacă încercați să vă „comprimați” și mai mult timpul de somn, reducând valoarea minimă a timpului normal de somn pentru o lungă perioadă de timp, pregătiți-vă pentru tufiș și boală! Mai mult, dacă în timpul zilei întâmpinați sarcini excesive (lipsa odihnei), atunci cel mai probabil organismul va necesita o creștere a timpului de somn, iar orele minime de somn permise nu vor mai fi suficiente.

Pe lângă ritmul evident „somn-veghe”, se pot distinge o serie de bioritmuri în timpul zilei, dintre care unul este asociat cu fluctuațiile zilnice ale nivelului de energie (capacitatea de lucru) a unei persoane. Un exemplu de grafic care arată un astfel de ritm energetic zilnic este prezentat mai jos:

Capitolul 6îmbunătățirea eficienței personale

De remarcat că printre numeroasele studii ale ritmului energetic zilnic efectuate de diverși specialiști (medici, fiziologi, igieniști, valeologi, specialiști în domeniul psihologiei muncii etc.) în diverse domenii viata umana, nu există un punct de vedere unic asupra acestui bioritm. Cel mai adesea, rezultatul acestor studii este construirea unui model cu două vârfuri (grafic), conform căruia în timpul zilei o persoană are două creșteri de energie (perioade de cea mai înaltă performanță). Prima (și cea mai pronunțată) se încadrează pe perioada de la 9 la 11 ore, a doua (mai puțin pronunțată) - pentru perioada de la 17 la 19 ore. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că, alături de modelele cu două vârfuri, există modele cu trei și patru vârfuri bazate pe studii destul de serioase (și mai departe, până la identificarea ritmurilor de performanță ultra-drian care durează mai puțin de o oră) . În plus, chiar și în ceea ce privește vârful „principal” al eficienței aparent distins în mod tradițional (în prima jumătate a zilei), există și dezacorduri: timpul exact vârful capacității de lucru pentru diferiți cercetători „derive” de la 9.00 la 12.30. Ora capacității minime de lucru pe timp de noapte variază, de asemenea, într-un interval foarte larg de la 1 a.m. la 4 a.m.

De asemenea, majoritatea modelelor de ritm energetic sunt mediate și nu țin cont de specificul individual al timpului interior al individului. Vorbesc despre astfel de cronotipuri precum „bufnițe” și „lacăte” (uneori li se adaugă „porumbei”). De exemplu, sunt o „bufniță” pronunțată, pentru care ora obișnuită pentru culcare este în jurul orei două dimineața. În consecință, ora normală de trezire este în jurul orei 10-11 după-amiaza. Și acum rezolvă o simplă ghicitoare: capacitatea mea de lucru va atinge vârful între 9 și 11 dimineața? Pe baza rezultatelor auto-observării și cronometrajului, am reușit să-mi construiesc propriul model individual al ritmului energetic zilnic.

6.18. Bioritmuri umane

Pot spune că s-a dovedit a fi, de asemenea, cu două vârfuri, dar în rest nu există nicio asemănare cu programul standard de mai sus (de exemplu, cel mai pronunțat vârf de performanță „principal” este al doilea, și nu primul, ca în tradiționalul model, și cade seara-noapte). Cu toate acestea, cunoașterea exactă a propriului meu ritm energetic îmi permite să efectuez eficient planificarea operațională zilnică (vezi secțiunea 4.17), alocând timp pentru o performanță mai bună pentru a rezolva cele mai importante sarcini.

2. Bioritmuri săptămânale umane

Ritmul săptămânal (sau circa-septidian) la origine este unul social extern, legat de „săptămâna de lucru” stabilită istoric. Cu toate acestea, de-a lungul multor ani de studiu și muncă, la o persoană se formează ritmuri săptămânale biologice și psihologice interne clar exprimate. Primele ritmuri săptămânale au fost descoperite de medici și fiziologi. De exemplu, în timpul săptămânii are loc o creștere treptată tensiune arteriala, în timp ce valoarea sa cea mai mică se observă duminică, iar cea mai mare valoare se observă vineri, după-amiaza.

Destul de repede s-a dezvăluit un ritm energetic săptămânal, care caracterizează dinamica capacității de lucru în timpul săptămânii. În chiar vedere generala Programul modificărilor capacității de muncă în timpul săptămânii de lucru este următorul:

Începutul săptămânii este asociat cu perioada de antrenament, când nivelul capacității de lucru după weekend este încă destul de scăzut. În mod normal (dacă o persoană se odihnește bine în weekend), „intrarea” la serviciu nu durează mai mult de 0,5-1 zi (adică doar luni sau chiar o parte a acesteia). Dacă o persoană nu a avut ocazia să se odihnească bine în weekend, atunci perioada de dezvoltare se poate întinde până miercuri.

Capitolul 6

S-a dovedit experimental că începutul bioritmului săptămânal (etapa „de intrare”) este asociat cu un nivel redus de funcționare mentală: procesele mentale sunt oarecum inhibate, concentrarea slabă a atenției, timpul de reacție este încetinit etc. Există de asemenea numeroase statistici, conform cărora, luni, se înregistrează și vârful accidentelor de muncă și al accidentelor de circulație.

În acest fel, înțelepciunea populară dreapta: Luni este într-adevăr o „zi grea”. Când se elaborează un plan pentru săptămână (în special, un plan pentru luni), este imposibil să se planifice rezolvarea sarcinilor complexe și responsabile luni, cel puțin înainte de prânz. Din păcate, această regulă este rar respectată în multe organizații, unde luni dimineața sunt adesea rezervate pentru un briefing sau întâlnire. Există o anumită logică în asta (începerea săptămânii prin stabilirea sarcinilor pentru săptămână), dar întâlnirea în sine va fi probabil ineficientă, luând prea mult timp și efort din partea participanților.

În bioritmul săptămânal, vârful (optim nivel inalt) performanța durează în mod normal de marți până joi inclusiv. Scăderea performanței („exit”) începe de obicei vineri (cel mai des după-amiaza) și se întinde în weekend, atingând un minim de energie sâmbătă seara - duminică după-amiază. Deteriorarea funcționării mentale în timpul scăderii performanței (vineri) nu este de obicei mai severă decât la începutul săptămânii (luni). Se crede că principalul motiv al scăderii performanței la sfârșitul săptămânii este oboseala acumulată în timpul săptămânii. Efectul reducerii eficienței depinde de experiența angajatului și, de regulă, este mai puțin pronunțat la angajații mai experimentați și competenți, cu o experiență de lucru suficient de lungă.

Din punct de vedere al planificării operaționale eficiente a MT, la sfârșitul săptămânii este necesară planificarea sarcinilor mici care pot fi îndeplinite cu succes, precum și finalizarea „incompletului” acumulat în această săptămână (sau anterioară).

3. Perioade de viață (cicluri de viață)

Cele mai mari ritmuri ale vieții umane sunt perioadele de lungă durată ale ciclului de viață și crizele de viață (de vârstă) asociate care apar aproximativ o dată pe an (momentul nașterii, 6-7 ani, 13-14 ani, 22- 25 de ani, 33-35 de ani).

6.18. Bioritmuri umane

sau „criza de mijloc”, 43-45 de ani etc.). Alocarea unor astfel de perioade pe termen lung, la „rândul” cărora apar schimbări psihologice semnificative cu personalitatea, este sarcina psihologiei dezvoltării, precum și psihologiei personalității. Trebuie remarcat faptul că descrierea perioadelor de viață și a crizelor de viață este o sarcină prea ambițioasă și nu va fi luată în considerare în cadrul acestei cărți (toți cei care doresc să afle mai multe despre crizele de vârstă pot fi recomandați la cartea lui G. Sheehy). „Crizele de vârstă. Pași crestere personala". SPb., 2005).

Trebuie remarcat faptul că ritmurile pe termen lung ale ciclului de viață și crizele de vârstă sunt strâns legate de etapele creșterii carierei (a se vedea secțiunea 1.10). Prin urmare, ritmurile ciclului de viață trebuie neapărat luate în considerare în planificarea strategică a principalelor realizări ale vieții cuiva. La stabilirea obiectivelor, în intervalul de timp planificat pentru atingerea obiectivelor, trebuie făcută o modificare, luând în considerare, de exemplu, posibilitatea unui impact distructiv asupra planurilor noastre din cauza crizei; sau, dimpotrivă, cele mai ambițioase realizări ar trebui planificate pentru perioade de stabilitate între crize.

Cu toate acestea, o astfel de planificare pe termen lung este (datorită preciziei sale scăzute) o sarcină extrem de ingrată. Problema este, pe de o parte, că crizele nu vin niciodată „la timp” și, pe de altă parte, nu este întotdeauna posibil să se prevadă gradul de „dificultate” al crizei și natura. propriul comportamentîn criză. Experiența subiectivă a crizei poate fi extrem de dificilă și distructivă - și apoi toate planurile noastre strategice frumos elaborate „zboară în iad”. Dar, uneori, o criză devine punctul de plecare pentru schimbări radicale în stilul de viață al unei persoane, îl inspiră să comită fapte de amploare și uimitoare - și apoi „supra-împlinirea” planurilor conturate anterior se limitează la un miracol! De asemenea, se întâmplă ca o criză să treacă neobservată: ne pregătim pentru ea, ne îngrijorăm, facem ajustări la planurile noastre, dar timpul trece - și subiectiv nu se întâmplă nimic. Viața curgea ca un râu măsurat și continuă.

Dacă, atunci când stabiliți obiective și proiectați un sistem de planuri (vezi Secțiunea 4.16), ați reușit să preziceți și să „planificați” crizele, ați ținut cont de acest „bioritm” (perioade pe termen lung ale ciclului de viață) în contextul îmbunătățirea „eficienței mari” (vezi Secțiunea 6.1). Dacă ai reușit să folosești energia eliberată de criză pentru a-ți rezolva sarcinile mai rapid, acesta este un „efect mic”.

Capitolul 6

eficacitate”. Dar este și posibil să „sau” energia crizelor vieții în contextul „mare eficiență”. Pentru a face acest lucru, este necesar să folosiți criza ca punct de plecare pentru schimbări personale serioase, de exemplu, pentru a deveni lider (vezi secțiunea 6.3).

О Mai jos sunt grafice care arată dinamica accidentelor, rănilor și accidentelor (din vina unui angajat) la locul de muncă în timpul zilei (după D. Neuger). Sunt prezentate două programe: pentru persoanele care lucrează în tura I (de la 5.00 la 13.00, pauză de la 9.00 la 10.00), și pentru persoanele care lucrează în tura a doua (de la 13.00 la 21.00, pauză de la 17.00 la 18.00).

Pe baza informațiilor date în secțiunea despre bioritmul zilnic, analizați și comentați graficele.

6.19. Reguli personale pentru o zi de lucru „bună”.