Aveți o întâlnire. Etapele pregătirii și desfășurării unei întâlniri eficiente

Nu trebuie să vă inventați propria abordare a întâlnirilor. Toate instrumentele necesare iar tehnicile au fost deja descoperite și dovedite a fi eficiente. Au fost încercate și testate de multe companii de succes din întreaga lume. În continuare, vom lua în considerare toate etapele principale și vom oferi toate recomandările necesare pentru implementarea lor cu succes.

Ce este o întâlnire de succes.
Oamenii trebuie să se întâlnească pentru a împărtăși cunoștințele și experiența. Deși multe decizii pot fi luate prin telefon, prin e-mail sau pe hol, dacă conducerea companiei dorește să folosească pe deplin abilitățile angajaților săi, aceștia trebuie să se întâlnească și să discute situația actuală.

O întâlnire eficientă presupune utilizarea rațională a timpului de lucru al angajaților: până la urmă, aceștia se reunesc pentru a obține un anumit rezultat. Există trei condiții cheie fără de care o întâlnire nu poate avea succes:

1. Scopul întâlnirii trebuie să fie clar definit, la fel cum orice inițiativă de îmbunătățire a procesului de afaceri trebuie să fie precedată de obiectivele sale.
2. Când țineți o întâlnire, trebuie să urmați anumite reguliși recomandări (adică standarde).
3. Pentru ca o întâlnire să fie eficientă, toți cei prezenți trebuie să participe activ la ea.

Pentru a face întâlnirile eficiente în organizația dvs., tratați-le ca procese de afaceri: dezvoltați reguli pentru modul în care sunt conduse și urmați acele reguli.

Reguli de baza întâlniri:

stabiliți obiectivul și agenda;
identificați participanții la întâlnire și informați toată lumea despre aceasta în prealabil;
aloca roluri și responsabilități;
să respecte regulile bunei forme la întâlnire;
întocmește procese-verbale și, la sfârșitul ședinței, întocmește un plan de acțiuni ulterioare;
stabilește ordinea de zi pentru următoarea întâlnire;
evaluează întâlnirea;
Distribuiți procesele-verbale de întâlnire participanților.

Fiecare întâlnire ar trebui să aibă obiective clare și o agendă.
Ţintă este ceea ce vrei să obții la sfârșitul întâlnirii.
Agendă asa o vei realiza.

Scopurile unei întâlniri determină tipul acesteia.
Toate obiectivele pot fi împărțite în mai multe tipuri, în funcție de ceea ce sunt vizate.
De exemplu:
Informare- Discutați tipurile de deșeuri și oferiți exemple pentru fiecare tip de deșeuri atunci când procesați comenzile de achiziție
Dezvoltarea aptitudinilor- Aflați cum să faceți modificări în designul procesului pe măsură ce se îmbunătățește
Implementarea procesului- Dezvolta formă nouă comandă de achiziție pentru clienți noi
Repartizarea sarcinilor- Vizualizați valorile de loialitate a clienților și discutați planul de acțiune de la întâlnirea de săptămâna trecută
Rezolvarea problemelor- Găsiți motivul pentru care 4 clienți au fost nemulțumiți de termenul de livrare

Obiectivele întâlnirii trebuie să fie concise și clare. La sfârșitul întâlnirii, participanților ar trebui să fie ușor să determine dacă și-au atins obiectivele sau nu.

Ordinea de zi trebuie să includă următoarele informații:

Subiectele abordate (inclusiv scurta descriere fiecare obiect)
vorbitor pentru fiecare subiect;
timpul alocat pentru fiecare subiect / pentru fiecare vorbitor.

Ordinea de zi constă de obicei din următoarele puncte:

partea introductivă (o parte scurtă menită să concentreze atenția celor prezenți la întâlnire);
o scurtă prezentare a obiectivelor întâlnirii și a ordinii de zi (scrieți sau tăiați câteva puncte pentru a-i implica pe cei prezenți în discuție);
pauze dacă întâlnirea durează mai mult de 90 de minute;
discutarea planului de acțiune;
evaluarea întâlnirii.

Informați pe toată lumea în avans. Fiecare participant la întâlnire ar trebui să știe la ce să se aștepte la întâlnire. Spuneți tuturor cum va decurge întâlnirea, cine va avea ce rol și cât va dura.

Selectați participanții. Câte întâlniri din organizația ta au trecut fără o persoană care ar putea lua decizia corectă sau fără oameni care ar fi făcut-o fapte importante? Din această cauză, prea des în timpul unei întâlniri:

participanții așteaptă ca unul dintre angajați să găsească și să aducă la întâlnire persoana potrivita(dacă poate fi găsit).
se ia o decizie eronată, care apoi este inversată.
nu se iau decizii la ședință pentru că nu au fost prezenți oamenii potriviți.

Pentru a fi productive, trebuie să participați la întâlniri. oameni necesari. Pentru aceasta este necesar articulați obiectivele în mod clar. Ar trebui invitați manageri cu dreptul de a lua decizii și cu experiență bogată. De asemenea, este important ca la întâlnire să participe angajații care au fapte adevărate despre procesele luate în considerare.

Atribuiți roluri și responsabilități. La fiecare întâlnire trebuie să participe cel puțin patru persoane: manager de proiect, lider de echipă/coordonator, cronometru și secretar.

Secretar:

înregistrează momentele importante ale întâlnirii. Aceste responsabilități nu ar trebui să fie atribuite coordonatorului.

Manager de proiect:

este implicat constant în proiect și comunică regulat cu membrii echipei;
ia decizii privind alocarea resurselor necesare echipei;
controlează că munca echipei este în concordanță cu obiectivele strategice ale organizației;
numește un lider de echipă;
rezolvă probleme pe care liderul nu le poate rezolva;
oferă sprijin atunci când echipa are probleme.

Conducator de echipa:

capabil să implementeze modificările necesare;
împuternicit de un manager sau ofițer superior;
pe deplin interesat și implicat activ în proiect;
întocmește ordinea de zi a ședinței;
selectează noi membri ai echipei;
înțelege bine etapele dezvoltării echipei.

Coordonator de echipă:

urmează asta. pentru ca discuția să nu se îndepărteze de subiectul principal;
interferează în cursul întâlnirii când mai multe persoane încep să vorbească deodată;
se asigură că niciun participant nu îi domină pe ceilalți;
promovează interacțiunea celor prezenți între ei și participarea lor activă la întâlnire;
aduce discuția la o concluzie logică.

Cronometrul:

monitorizează respectarea reglementărilor în conformitate cu ordinea de zi;
informează membrii echipei când au întârzieri;
informează despre timpul rămas alocat întâlnirii;
ajută la determinarea timpului necesar pentru următoarea întâlnire.

Respectați regulile. Fiecare companie are propria sa cultura. Prin urmare, bunele maniere pentru întâlniri pot varia foarte mult de la organizație la organizație. Mai jos sunt enumerate câteva dintre cele mai importante reguli pe care ar trebui să le stabiliți:

Prezența. Motivele pentru a permite personalului să lipsească ar trebui să fie clar articulate și ar trebui dezvoltată o procedură pentru a informa liderul echipei dacă cineva nu poate participa. Cel mai bun mod asigurați o prezență ridicată - conduceți corect întâlnirile.
durată. Întâlnirile trebuie să înceapă și să se încheie la timp. Acest lucru evită pierderea timpului și ajută fiecare angajat să încadreze întâlnirea în propriul program. Când se respectă această regulă, majoritatea întâlnirilor devin mai scurte.
Participare. Fiecare participant este capabil să aducă o contribuție valoroasă la discuție. Subliniază cât de important este pentru tine ca toți cei prezenți să vorbească liber și să asculte cu atenție pe ceilalți. Dacă membrii echipei nu sunt implicați în mod egal în întâlniri, facilitatorul ar trebui să structureze discuția astfel încât toată lumea să fie implicată.
Reguli elementare de curtoazie. Fiecare participant, indiferent de poziție, trebuie să respecte regulile elementare de curtoazie atunci când comunică. Ascultați cu atenție pe ceilalți, nu întrerupeți, nu vorbiți în același timp cu ceilalți, arătați respect față de colegi.
Fumatul și pauzele. Decideți dinainte când angajații pot și nu pot să ia pauze, să iasă la fumat, să facă apeluri telefonice etc.
Alte reguli. Decideți ce alte reguli trebuie să puneți în aplicare pentru întâlniri.

Se recomandă elaborarea regulilor de desfășurare a ședințelor la prima întâlnire și prezentarea lor într-o formă vizuală.

Faceți un plan de acțiune. Orice întâlnire ar trebui să se încheie cu un plan pentru acțiuni ulterioare. Implementarea fiecărui element ar trebui să fie încredințată unui anumit angajat și să stabilească un termen limită.

Stabiliți o agendă pentru următoarea întâlnire. La sfârșitul fiecărei întâlniri, stabiliți obiectivele pentru următoarea întâlnire și redactați o agendă. Acest lucru va dura doar câteva minute și vă va economisi o cantitate semnificativă de timp atunci când vă pregătiți următoarea întâlnire.

Evaluează întâlnirea. La sfârșitul fiecărei întâlniri, aceasta ar trebui evaluată, chiar dacă alte puncte de pe ordinea de zi au durat mai mult decât era planificat. Evaluarea ar trebui, printre altele, să determine dacă obiectivele au fost atinse (și ce a contribuit sau a împiedicat acest lucru) și să decidă ce ar trebui făcut pentru ca următoarea întâlnire să fie mai eficientă.

În ciuda faptului că întâlnirea este un instrument comun de management, nu fiecare manager are o idee clară despre când și cum este cel mai bine să o folosească. Ca urmare, întâlnirile sunt ineficiente, dau impresia unei pierderi de timp. Prin urmare, mulți manageri sunt sceptici în privința lor. Dar dacă liderul este familiarizat cu trăsăturile acestei forme de muncă, atunci el este capabil să-și atingă cu ușurință obiectivele.

De obicei, întâlnirea îndeplinește funcții precum transferul de informații, evaluarea situației, evaluarea reacției angajaților, ajustarea acțiunilor comune și dezvoltarea de soluții. Pentru a utiliza în mod eficient întâlnirile, trebuie să înțelegeți avantajele și dezavantajele acestora.

Unul dintre avantajele întâlnirii ca instrument de management este că asigură loialitatea angajaților față de decizia care se ia. Chiar daca firma este dominata de un stil autoritar rigid, atitudinea angajatilor fata de o decizie luata in urma discutiei va fi mai loiala. Mai ales dacă managerul explică cu motive de ce este necesar să se facă astfel. Spre deosebire de situația în care aceeași decizie este pur și simplu doborâtă „de sus”, iar oamenii nu au posibilitatea de a-și exprima atitudinea față de ea, decât pe margine.

În plus, întâlnirea vă permite să implicați resursele grupului pentru căutare soluție optimă. După cum știți, un cap este bun, dar zece este mai bun. Din nou, chiar și într-o situație de stil de management autoritar (când decizia este luată numai de liderul formal), întâlnirea vă permite să extindeți „câmpul problematic” al situației actuale și, mai important, să creșteți numărul de opțiuni pentru rezolvarea problemei.

Un alt aspect pozitiv al întâlnirii este capacitatea de a obține rapid feedback „de jos”, de a afla despre ce se întâmplă în companie, despre dispozițiile oamenilor, nevoile acestora, nivelul de înțelegere a problemelor companiei, atitudinile față de politicile conducerii superioare. , etc.

Desigur, întâlnirea are și dezavantajele ei. Iar una dintre cele mai semnificative este nevoia de a aloca timp. Liderul însuși trebuie să fie distras de la activitatea curentă și să-și distragă atenția subordonaților. De multe ori se dovedește că problema este urgentă. Uneori liderul, temându-se de o întâlnire lungă, preferă să ia singur o decizie pentru a economisi timp. Cu toate acestea, trebuie menționat că o întâlnire organizată corespunzător nu durează, de obicei, mai mult de o oră și jumătate.

Greșeli comune

Situația 1. Lipsa unui obiectiv clar. Inițiatorul întâlnirii nu este pe deplin conștient de ce rezultat vrea să obțină în final. Adevăratele scopuri ale întâlnirii nu sunt clare pentru nimeni, nu există niciun beneficiu vizibil. Oamenii vin la întâlnire doar pentru că există anumite măsuri pentru neprezentare.

Cel puțin o dată în viață, dar totuși, fiecăruia dintre noi s-a întâmplat să asistăm la întâlniri, după mult așteptata finalizare a cărora nu există decât un sentiment de timp pierdut. Gazda poate vorbi mult timp și mai degrabă emoțional despre orice problemă (uneori despre probleme reale organizații care privesc mulți angajați), dar toată lumea înțelege că această conversație nu duce nicăieri, nu implică acțiuni reale care decurg din această conversație. Această categorie include, de asemenea, întâlniri în care mai mulți participanți discută o problemă, dar din nou pe principiul „vorbește și dispersat”. O întâlnire eficientă necesită un scop clar și obiective specifice. Mai mult decât atât, ele nu trebuie formulate în termeni de proces („vorbiți despre...”, „discutați problema...”, „schizați modalități de rezolvare...”, etc.), ci în termeni de rezultat („oferiți participanților informații despre...”, „obțineți feedback cu privire la problemă...”, „să convineți asupra procedurii de interacțiune în cadrul proiectului A între participanții B și C...”, etc.).

Situația 2. Pregătire insuficientă pentru întâlnire. Ar putea arăta așa, de exemplu. Compania intenționează să schimbe sistemul de motivare financiară a personalului. Scopul întâlnirii este de a crește loialitatea angajaților față de decizie. Cu o săptămână înainte de întâlnire, participanților li s-au oferit materiale care au conturat noul sistem de motivare. Cu toate acestea, materialele nu au un articol introductiv competent care să explice poziția conducerii. Materialele în sine sunt prezentate într-un limbaj complex, obscur. Ca urmare, cea mai mare parte a timpului la întâlnire a fost petrecut la lămurirea neînțelegerilor apărute deoarece participanții nu au înțeles esența sistemului introdus. Scopul întâlnirii - creșterea loialității angajaților față de decizie - a fost doar parțial atins.

Situația 3. Încețoșarea granițelor(cel mai adesea există o situație de limite de timp încețoșate). Întâlnirea devine un proces infinit de lung, cu cronologie neclare. Acesta este, de asemenea, un simptom al lipsei de chibzuință în structura întâlnirii.

Situația 4. Formalizarea excesivă, lipsa motivației interne a moderatorului și a participanților la ședință pentru a o ține. Conducerea de vârf a companiei a ordonat șefilor de departamente să țină întâlniri săptămânale. Totodată, s-a înțeles că problemele actuale vor fi rezolvate la aceste întâlniri. Cu toate acestea, șefii de departamente înșiși nu știu cum să folosească întâlnirea ca instrument, o consideră o pierdere de timp și pur și simplu nu știu despre ce să vorbească. Rezultatul este că se țin ședințe, dar planificarea operațională există de la sine, iar întâlnirile de la sine.

Situația 5. Inadecvarea scopului întâlnirii.Întâlnirea este doar un instrument. Și, ca orice instrument, este important să îl utilizați în scopul pentru care a fost prevăzut. Puteți, desigur, să bateți butoanele cu un ciocan. Dar nu este convenabil. Dar tăierea hârtiei cu o punte pur și simplu nu va funcționa. Deci întâlnirea este uneori folosită în scopuri complet nepotrivite. De exemplu, într-o companie la întâlnirea săptămânală a managerilor de mijloc (directori de magazine) CEO din nou și din nou speră să crească competența angajaților săi, pentru a se asigura că în sfârșit înțeleg cum să-și gestioneze subalternii. Rezultatul este minim: monologurile regizorului durează patru până la cinci ore în fiecare săptămână, iar „lucrurile sunt încă acolo”.

Situația 6. Scopurile întâlnirii și metodele de desfășurare a acesteia se contrazic. De exemplu, liderul stabilește scopul de a lua o decizie comună, dar se limitează la un monolog asupra problemei timp de 60 de minute. La final, el întreabă: „Cine vrea să spună ce?” Nimeni nu mai vrea să spună nimic, toată lumea tace și se gândește cum să părăsească întâlnirea cât mai curând posibil și să se întoarcă la treburile lor de rutină.

Metode de întâlnire

Raport- un participant prezintă un raport pe o anumită temă. Este important ca prezentarea să nu dureze mai mult de șapte minute, deoarece acesta este exact timpul în care, în medie, ascultătorii își pot reține atenția.

Schimb de opinii(schimb de informații) - fiecare dintre participanți vorbește pe rând pe o anumită temă (răspunzând la o anumită întrebare). De exemplu, „situația din departament în ultima săptămână”, „cum reacționează oamenii din departamentul dumneavoastră la schimbările care au loc” sau „evaluarea dumneavoastră a riscurilor în legătură cu proiectul care se discută”. Metoda este bună pentru că vă permite să creați o imagine completă datorită faptului că fiecare participant la întâlnire ia cuvântul.

Brainstorming- participanții într-o manieră haotică vin cu răspunsuri (soluții) la o anumită întrebare (problemă). În același timp, este necesară o situație de neestimare în raport cu ideile, întrucât sarcina principală este generarea a cât mai multe idei, chiar și cele mai absurde. Angajații ar trebui avertizați să nu critice sugestiile colegilor și să nu spună deloc cuvântul „nu”. Atunci atmosfera va fi relaxată și nimeni nu se va retrage în sine. Ulterior, din toată varietatea, puteți alege acele soluții care sunt cele mai potrivite. Metoda este bună pentru că îți permite să treci dincolo de tipare. Vă permite să utilizați resursa grupului și să găsiți soluții creative la probleme complexe. De exemplu - de unde să obțineți bani proiect nou? Cum cost minim aranja o petrecere corporativă? parcela reclamei etc.

Discuţie- oricare dintre participanți poate lua cuvântul cu privire la problema existentă, dar nu toți ar trebui să se pronunțe fără greș. Această metodă este utilă atunci când problema a fost deja discutată și toată lumea a avut ocazia să vorbească, dar există încă puncte controversate și o întrebare despre acest moment nerezolvată.

Cum să ținem o întâlnire constructivă

În fiecare întâlnire, există două lucruri pe care facilitatorul trebuie să le gestioneze. Există un subiect al întâlnirii, o problemă specifică care trebuie rezolvată, convenită sau pur și simplu adusă în atenția participanților. Și există relații între oameni - participanți la întâlnire. În fiecare etapă a întâlnirii, este important ca facilitatorul să aibă în vedere cel puțin două sarcini (vezi tabelul).

În general, regulile pentru întâlniri eficiente pot fi rezumate după cum urmează:

Stabiliți un obiectiv specific - de ce organizați întâlnirea. Asigurați-vă că verificați dacă acest obiectiv poate fi atins printr-o întâlnire.
Stabiliți ce tehnici de întâlnire veți folosi pentru a atinge acest obiectiv.
Stabiliți o oră de întâlnire și asigurați-vă că nu numai că începe, ci și se încheie la timp.
Indiferent de scopul întâlnirii, asigurați-vă că lăsați timp participanților să pună întrebări și să își exprime opiniile.
Stabiliți limita de performanță a participanților, inclusiv propria dvs. limită. Discursurile care durează mai mult de șapte minute nu sunt permise, chiar dacă liderul ia cuvântul.

Etapele unei întâlniri constructive

Pentru ca o întâlnire să fie productivă, antrenantă și să nu fie o pierdere de timp prețios, sunt necesare un scop clar, un dialog deschis și un lider puternic. Acest lucru vă va asigura că întâlnirea va da rezultatul dorit și va economisi în mod eficient dvs. și membrii echipei dvs. timp și bani!

Pași

Asigurați-vă că fiecare întâlnire are sens - sau nu vă întâlniți deloc. Stabiliți dacă o întâlnire este cu adevărat necesară și invitați doar oamenii necesari. O cantitate imensă de timp valoros este pierdut pur și simplu pentru că managerii cred că timpul de contact personal este important sau pur și simplu sunt obișnuiți să ordine anume. De obicei, pentru a vă menține echipa la curent evenimente recente sau starea proiectului, un e-mail este suficient. Dar dacă aveți nevoie de o reacție imediată din partea tuturor membrilor echipei, atunci o întâlnire personală a participanților va fi mult mai eficientă decât corespondența.

Stabiliți obiective din timp și informați toată lumea despre planul întâlnirii. Luați în considerare structura întâlnirii. Adesea aceeași formulare rezultatul dorit inspiră echipa și îmbunătățește productivitatea întâlnirilor. Cel puțin, accentul se pune pe ceea ce are nevoie fiecare astfel de întâlnire: un scop. Înainte de a începe întâlnirea, asigurați-vă că toată lumea știe care este scopul întâlnirii. Pentru a face acest lucru, informați toată lumea în prealabil cu privire la ordinea de zi.

Fii moderatorul întâlnirii tale, controlează fluxul discuției și menține ordinea de zi.Întâlnirile bune sunt întotdeauna rezultatul unui leadership bun. Preluați controlul și spuneți clar tuturor participanților că intenționați să vă asigurați că discuția este utilă, limitată în timp și la subiect. Arată-le colegilor că le respecti timpul, punându-i pe toți să urmărească ceasul sau cronometrul. Punctul cheie este de asemenea urmărirea temei întâlnirii. Dacă conversația dispare, readuceți grupul la subiect spunând ceva de genul „Este interesant, dar nu cred că vom ajunge acolo. Să revenim la ordinea de zi”.

Provocați-vă pentru a obține o contribuție constructivă de la fiecare participant. Pentru că caracteristica principalăîntâlnirile sunt comunicare bidirecțională, este esențial să auzim opinia sinceră a tuturor. Este responsabilitatea liderului să se asigure că toată lumea are un cuvânt de spus. Pentru a ajunge la un consens în rândul întregului grup, nu-ți ține părerea în mânecă; un manager poate înceta cu ușurință o discuție dacă toată lumea presupune că rezultatul este deja decis. Evitați tentația de a respinge imediat ideile propuse – chiar dacă sunt cu adevărat îngrozitoare.

Încheiați întâlnirea cu un plan de acțiune.Încercați să vă asigurați că toți cei prezenți înțeleg care este următorul pas. De asemenea, la sfârșit, cereți participanților părerea lor dacă au considerat util timpul petrecut în întâlnire și, dacă nu, ce s-ar putea face mai bine data viitoare. Efectuați o autoevaluare a întâlnirii pentru a vă îmbunătăți propriul nivel de abilități de întâlnire.

Urmărește desfășurarea evenimentelor și implementarea deciziilor luate la întâlnire. Cereți grupului să scrie un raport de progres. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați următoarea întâlnire și mai eficient.

Asigurați-vă că întâlnirea dvs. nu rămâne un eveniment izolat. Informați toți oamenii relevanți despre deciziile luateși plan de acțiune. Este extrem de ușor să părăsești sala de ședințe, să te întorci la tine la locul de muncăși uită de toate schimbările, deciziile și ideile noi cu care grupul tău a venit. Dezvoltați un sistem de monitorizare a executării deciziilor, astfel încât să vă fie convenabil să urmăriți ce decizii au fost luate, ce sarcini sunt atribuite cui și să gestionați mișcarea ulterioară.
- Un instrument excelent pentru pregătirea și desfășurarea unei întâlniri EFICACE este „CPRO”: obiective, agendă, roluri și responsabilități. În primul rând, întâlnirea dumneavoastră trebuie să aibă un SCOP. Dacă țineți o întâlnire doar pentru a împărtăși informații, nu pierdeți timpul oamenilor. Trimite-le un newsletter. Scopul ar trebui să includă o componentă activă și, dacă este posibil, un rezultat dorit: „Definiți obiectivele trimestriale ale echipei. Agenda este o listă de subiecte pe care le considerați pentru atingerea obiectivului, precum și un interval de timp pentru a controla progresul discuției. De exemplu, „1. Examinați starea obiectivelor trimestriale anterioare (15 minute). 2. Încercuiește participanții pentru a propune noi obiective (20 de minute). 3. Selectați 5 obiective (10 minute), etc.” În ceea ce privește rolurile și responsabilitățile, determinați cine conduce întâlnirea, cine ia notițe, cine atribuie responsabilitatea îndeplinirii sarcinilor identificate în timpul întâlnirii.
- Asigurați-vă că începeți și încheiați întâlnirea la timp.
- Permiteți tuturor participanților să ofere liber feedback. Evitați ridicolul și umilința.
- Pregătiți-vă pentru întâlnire. Evident, dar neglijat de mulți.
Avertizări
- Câteva motive pentru care o întâlnire ar trebui anulată sau reprogramată:
  - Membrul cheie nu poate fi prezent. Reprogramarea unei întâlniri este incomod, dar este și mai rău să îi reuniți pe toți și să nu reușiți să duceți treaba la bun sfârșit. Dacă doriți ca această persoană cheie să participe, vă rugăm să reprogramați întâlnirea.
  - Somația nu a fost trimisă sau a fost trimisă prea târziu. Oamenii au nevoie de timp pentru a se pregăti. Poate că ar putea face propuneri de schimbare a ordinii de zi. Agenda trebuie trimisă participanților cu cel puțin trei zile înainte.
  - Scopul întâlnirii este neclar. Dacă întâlnirea este pur informativă, participanții simt că timpul lor este pierdut. Oferă-le o viziune clară asupra a ceea ce trebuie făcut, de ce, cum și când.
  - Lucrul se poate face mai rapid și mai bine într-un format diferit (prin poștă sau telefon). Nu organizați întâlniri decât dacă este cea mai eficientă modalitate de a face treaba.
  - Participanții nu au primit materiale de lectură în avans. Fiecare ar trebui să citească singur, și nu în timpul unei întâlniri.
  - Singura cameră disponibilă nu răspunde nevoilor tehnice. Dacă materialul nu poate fi prezentat în forma cerută, așteptați o oportunitate mai bună.
  - Evenimentele recente au influențat scopul întâlnirii.
- Managerul trebuie să știe nu doar cum să conducă o întâlnire bună, ci și când este mai bine să NU o aibă.

Orele de întâlniri debilitante de birou nu sunt un mit, nu un grotesc și nu sunt eroi de glume. Realitățile vieții de azi sunt de așa natură încât până la 50% din timpul de lucru este cheltuit pe discuții goale care nu aduce niciun rezultat. Viața accelerată dictează noi reguli ale culturii biroului, organizarea de întâlniri rapide și productive este parte a eticii corporative.

Ce este o întâlnire de afaceri?

O întâlnire de cinci minute, o întâlnire de planificare, o întâlnire poate fi clasificată ca întâlniri de birou? Care sunt scopurile acestui format de muncă colegială? Care sunt metodele general acceptate pentru desfășurarea acesteia și cum să obțineți cel mai mare impact după încheierea întâlnirii?

O întâlnire de afaceri este un format de lucru într-o companie, urmărind obiectivul de planificare regulată și monitorizare a executării sarcinilor planificate ale tuturor serviciilor organizației. Acesta este un instrument eficient pentru gestionarea personalului și pentru a obține feedback rapid de la angajați. Adevărat, acest instrument funcționează cu succes numai în mâinile capabile ale unui lider competent.

Înainte de a introduce o astfel de formă de comunicare cu angajații în modul de lucru, se emite de obicei un ordin adecvat, pe care fiecare participant la întâlnire îl primește împotriva semnării pentru revizuire și implementare. Corpul ordinului indică scopurile, obiectivele, ora și datele întâlnirilor de afaceri, precum și lista participanților, regulile și structura agendei.

Scopul general al desfășurării întâlnirilor de afaceri este de a implica angajații, serviciile și diviziile, atât manageri, cât și personal de linie, în procesul de management și luare a deciziilor.

Întâlnirile de afaceri includ întâlniri de planificare, întâlniri operaționale, întâlniri de cinci minute, la care este convenit vectorul de dezvoltare al companiei în ansamblu și sunt dezvoltate tactica și strategia întreprinderii, sunt stabilite sarcini specifice. La întâlnirile de planificare se rezolvă problemele curente, un fel de memento, o reconciliere a cursului general. Operativka - o întâlnire rapidă pentru a rezolva o problemă sau o situație conflictuală în echipă. obiectivul principalîntâlnire de afaceri - stabilirea și rezolvarea de noi probleme.

Dacă o companie începe să se încurce cu privire la aceste concepte, eficiența orelor de lucru va scădea constant.

Principalele greșeli în timpul întâlnirilor de afaceri

O întâlnire ineficientă trădează imaturitatea liderului și/sau a organizatorului acestui format de comunicare a angajaților. În orice afacere, este nevoie de experiență și abilități care să poată transmite angajaților linia generală a companiei și să profite la maximum de ei.

Semnalul principal al conducerii inepte a întâlnirii este nemulțumirea reciprocă față de rezultate: liderul așteaptă răspunsul subordonaților săi, care, la rândul lor, doresc să obțină cele mai favorabile condiții pentru ei înșiși. Totuși, în același timp, la întâlnire, nimeni, cu nimeni, nu este de acord cu nimic.

În același timp, se dezvoltă boala de birou - o imagine ipocrită a participării interesate la întâlnirile de afaceri, care, de fapt, sunt discuții goale, o discuție despre bârfe de birou. Pentru angajați, astfel de evenimente sunt personaj distractiv, mai există o oportunitate de a nu lucra, de a nu îndeplini sarcinile de rutină zilnică.

Destul de des, după o astfel de discuție reglementată, managerul începe să ceară rezultate de la angajați, apare un conflict de interese, urmat de concedierea angajaților, uneori departamente întregi.

Una dintre cele mai greșeli comuneîn timpul întâlnirilor de afaceri - o prezentare nestructurată a deciziei șefului, când în loc de brainstorming, managerul de vârf stabilește cerințe excesive, iar echipa, neputând să le îndeplinească, la rândul său, prezintă motive pentru care propunerea nu poate fi îndeplinită.

Acest lucru se întâmplă pentru că adesea liderul însuși nu știe ce vrea și nu caută modalități de a obține rezultatele dorite.

Secretele întâlnirilor eficiente

Pentru ca întâlnirea să se desfășoare cu cea mai mare eficiență și să aducă rezultate semnificative, inițiatorul acestei forme colegiale de muncă trebuie să cunoască câteva secrete.

Stabilirea scopului întâlnirii. Fiecare afacere începe cu stabilirea corectă a obiectivelor. Înainte de a aduna angajații pentru o întâlnire de afaceri, organizatorul trebuie să răspundă la o serie de întrebări:

fezabilitatea organizării unei întâlniri;

Reglementari corecte si tema exacta;

Markere prin care se va putea judeca eficacitatea evenimentului.

Liderul este un strateg care este capabil să stabilească o sarcină clară și specifică. Subordonații sunt specialiști care știu ce instrumente să folosească pentru a implementa sarcinile.

Numirea persoanelor responsabile de ședință. Orice întâlnire de afaceri se desfășoară conform legilor standard ale genului - în primul rând se efectuează o pregătire minuțioasă, numirea persoanelor responsabile cu invitarea angajaților, cu colectarea așteptărilor și sugestiilor, conducerea fiecărui punct de pe ordinea de zi, interpreți și secretari, stabilirea etapele ședinței, completarea proceselor-verbale și a rapoartelor.

Selecția optimă a participanților. Succesul întâlnirii depinde în mare măsură de cei care vor lua parte la întâlnirea de afaceri. Este inacceptabil să implici în astfel de evenimente angajați incompetenți care sunt capabili să ducă evenimentul în cealaltă direcție. Selecția specialiștilor care sunt gata să discute problemele ridicate la o întâlnire de afaceri trebuie să fie încredințată unui organizator-strategi competent.

Stabilirea unui regulament. O întâlnire de afaceri, în funcție de problemele abordate și de dimensiunea companiei, se încadrează de obicei în durata standard - de la treizeci de minute la două ore. Întâlnirea de planificare ar trebui să se încheie în cinci până la zece minute, iar operativul - în patruzeci de minute - o oră.

Pregătirea unui plan de întâlnire. Înainte de deschiderea întâlnirii de afaceri, fiecare participant primește plan detaliat agende, materiale de raportare, conform cărora își poate pregăti întrebările și/sau rapoartele.

Exemplu de structură a agendei. Acest document poate include puncte cheie legate de managementul operațional, tactic și/sau strategic al companiei. Structura agendei include de obicei o listă specifică de sarcini dictate de planurile întreprinderii și modalități de rezolvare a acestora. În plus, ordinea de zi poate include Sarcini suplimentare care urmează să fie finalizate în viitorul apropiat.

Ținând o întâlnire. Pentru ca o întâlnire de afaceri să se desfășoare cât mai eficient și să nu se transforme într-o nelegiuire prelungită, trebuie să o începi exact la timp, să treci rapid de la întrebare la întrebare, fără să te balansezi. Este necesar să se însumeze subtotalul după fiecare problemă discutată, indicând timpul exactși data, angajații responsabili pentru execuție. În același timp, este necesară reducerea la minimum a discuțiilor, permițând doar clarificări în elaborarea soluțiilor.

Măsurători de eficiență. Fiecare întâlnire desfășurată trebuie analizată pentru conformitatea cu scopurile și obiectivele stabilite. Eficacitatea unei întâlniri se măsoară prin proporționalitatea rezultatului dorit în raport cu costurile necesare realizării acesteia.

Control și analiză. După ce se obține eficiența întâlnirii de afaceri, este necesar să se controleze rezultatul și să se efectueze o analiză amănunțită. Capacitatea de a măsura, analiza și controla toate datele este calitatea unui lider înțelept care poate aduce compania la liderul pieței.

Notă pentru liderul inteligent

O întâlnire de afaceri se ține cel mai bine la începutul zilei, când angajații sunt capabili să genereze soluții competente.

Codul de etică corporativă ar trebui să conțină un algoritm, programul întâlnirilor și frecvența acestuia, reglementări, scopuri și obiective. Cel mai bine este să țineți o astfel de întâlnire luni, când trebuie să stabiliți mini-sarcini pentru săptămână și să faceți un bilanț al perioadei de raportare trecută.

Fiecare angajat trebuie să cunoască ora, locul și data întâlnirilor regulate de afaceri și să fie pregătit pentru acestea. Acest punct se reflectă cel mai bine în atributii oficiale fiecare angajat, indicând gradul de responsabilitate și participare a acestuia. Aceasta este etica relațiilor de serviciu, a căror încălcare implică boli grave ale echipei.

În cadrul întâlnirilor, destul de des există rezistență din partea angajaților, care trebuie diagnosticată la timp și îndepărtată cu pricepere, fără a duce la sabotaj și conflict intern interese. Dacă în companiile cu stil de management autoritar o astfel de rezistență nu apare la întâlniri din cauza fricii sau a incertitudinii, ea trebuie provocată artificial. În caz contrar, în procesul de îndeplinire și rezolvare a sarcinilor stabilite, pot apărea probleme serioase din cauza neloialității angajaților față de companie.

Pentru a preveni această practică, este necesar să se minimizeze problemele în etapa de alegere a unui scop și de stabilire a unei sarcini pentru subordonați. Pentru a face acest lucru, este necesar să distribuiți „cercei tuturor surorilor”, adică să luați personal lucruri importante: încredințați pe cineva cu stadii dificile de dezvoltare și implementare a proiectului, delegați controlul asupra execuției altora, motivați-i pe ceilalți la „fapte” prin creșterea autorității în echipă, numirea unui manager de linie interimar sau demotivarea angajaților deosebit de zeloși.

Responsabilitatea angajaților pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite trebuie să fie distribuită în așa fel încât să poată fi controlate confortabil. La fiecare întâlnire este necesar să se însumeze și să sărbătorească angajații deosebit de distinși și să-i pedepsească pe cei vinovați și să saboteze munca în fața întregii echipe. În spatele angajaților, nu ar trebui permise discuții și decizii, deoarece apare instantaneu pericolul izbucnirii unor conflicte în cadrul companiei.

Este util ca fiecare lider să cunoască diferențele dintre întâlnirile de birou, întâlnirile de planificare și întâlnirile operaționale din brainstorming, schimb de opinii, discuții. Cu toate acestea, ambele formate de management implică primirea de feedback căi diferite. Întâlnirile de afaceri sunt o tehnologie de gestionare a oamenilor și de stabilire a sarcinilor tactice și strategice, iar formatul discuției este comunicarea informală, un marker că liderul este lipsit de experiență și nu știe să gestioneze întâlnirea, să o îndrepte în direcția corectă.

În plus, întâlnirea de afaceri este împărțită în:

Instructiv, când liderul distribuie instrucțiuni precise și primește feedback de la subordonați;

Operațional, în cadrul căruia se rezolvă sarcinile curente;

Problematic, atunci când o problemă a echipei este analizată și dezvoltată plan etapizat ieșire din actuala situație de criză.

Mulți companiile moderne păcătuiesc cu o confuzie de formate de afaceri, trăgând echipa în abisul confuziei, conflictelor și discuțiilor despre probleme complet nefuncționale. Structurarea formatului face parte dintr-o cultură care este supusă unor standarde corporative stricte.

Evaluarea eficacității întâlnirilor de afaceri

Cum să înțelegeți că o întâlnire de afaceri a fost ținută cu competență și extrem de eficient? Trebuie să se răspundă la următoarele întrebări:

Au fost atinse obiectivele stabilite înainte de eveniment?

A fost luată în considerare întreaga ordine de zi? Au fost discutate toate problemele?

Ai respectat regulile stabilite?

Toate hotărârile au fost comunicate executorilor?

Artiștii interpreți și-au înțeles corect sarcinile și termenele limită?

Când răspundeți la aceste întrebări, va apărea o componentă cantitativă - câți oameni sunt implicați în rezolvarea problemei, de câte ore de lucru au nevoie pentru a îndeplini sarcinile, de câți bani sunt necesari pentru aceasta și așa mai departe. Marker cantitativ - un instrument bun pentru a analiza performanța în timp și a compara cu perioadele anterioare.

De regulă, întâlniri desfășurate în mod eficient, când toate obiectivele sunt atinse în la fix aduce rezultate tangibile.

Dirijarea unei întâlniri extrem de eficiente este o adevărată artă, în care liderul intră ca dirijor, secretarul ca prima vioară și întreaga echipă ca o întreagă orchestră. Din pregătire atentă iar desfășurarea competentă a unei întâlniri de afaceri depinde de ce scor va realiza acest organism viu - muzica clasica, capabilă să evoce emoții entuziaste și să inspire victorii viitoare, sau o cacofonie de sunete care omoară totul în jur.

Managementul inteligent se mută către dumneavoastră, domnilor!

Zhanna Pyatirikova special pentru portalul de afaceri BZZN.ru

Prost întâlniri organizate absolut inutil și chiar dăunător. Pentru că de la sine nu creează valoare adăugată, dar se poate cheltui timp pentru ele o cantitate mare. Care ar trebui să fie întâlnirea pentru a se muta cu adevărat și pentru a nu opri fluxul de lucru? Cum să-l faci util cu un minim de timp petrecut? Nu poți citi răspunsurile la aceste întrebări într-o carte, nu le vei auzi la conferințe și seminarii. Totuși, după ce am rezumat și analizat experiența, am dezvoltat șase reguli de bază pentru desfășurarea întâlnirilor.

În acest articol veți citi:

Regulile cheie ale întâlnirii
Exemple de întâlniri

respectarea regulilor, despre care va fi discutat în articol, dezvoltat de mine pe baza multor ani de experiență corporativă. Sper că vă vor ajuta să răspundeți la întrebările: „Care este modul corect de a conduce întâlnirile? Care sunt regulile de desfășurare a ședințelor?

Regula #1: Un manager bun nu caută o scuză pentru a programa o întâlnire, ci o oportunitate de a o evita.

Cum să conduci o întâlnire pentru a-i crește eficiența? Eficacitatea ansamblului poate fi calculată pur matematic. Zece persoane petrec mult mai mult timp discutând o teză decât două: toată lumea trebuie să vorbească, toată lumea va trebui să fie auzită. Mai mult, în timpul întâlnirilor, gândirea colectivă îmbracă cele mai bizare forme.

Cel mai bun articol al lunii

Dacă faci totul singur, angajații nu vor învăța să lucreze. Subordonații nu vor face față imediat sarcinilor pe care le delegi, dar fără delegare, ești condamnat la presiunea timpului.

Am publicat în articol un algoritm de delegare care te va ajuta să scapi de rutină și să nu mai lucrezi non-stop. Veți învăța cui poate și nu i se poate încredința munca, cum să atribuiți sarcina corect, astfel încât să fie finalizată și cum să controlați personalul.

Disciplina deoparte, este cu adevărat necesar ca toți participanții invitați la o întâlnire să participe? Nu ar fi mai eficientă o serie de întâlniri scurte față în față? În plus, în timpul întâlnirii, apare așa-numita dinamică de grup, când aleatoriu „cât timp?” amenință să se dezvolte într-o iritație naturală. Cât de eficientă va fi discuția despre problemă într-un astfel de mediu?

Și cu siguranță nu ar trebui să țineți o întâlnire dacă trebuie să pedepsiți un angajat. Fugi dacă nu mai crezi în succesul lui, sau vorbește în privat. A certa o persoană în public înseamnă a-i reduce motivația la zero. De asemenea, nu ar trebui să convocați o întâlnire dacă trebuie să discutați o problemă pe care încă nu v-ați dat seama și nici măcar nu știți cum să o descompuneți în sarcini. O astfel de întâlnire este o conversație despre nimic.

Regula numărul 2. Fiecare întâlnire are propriul format în funcție de scop

Pentru fiecare tip de întâlnire, există un format cel mai convenabil și, prin urmare, atunci când programează o întâlnire, managerul trebuie să-și răspundă singur la întrebarea: care este scopul meu? Și dacă nu există niciun răspuns la această întrebare (sau este formulată ca „discută”), nu vă grăbiți să setați o oră și o dată. O întâlnire fără scop nu poate duce la un rezultat.

Regula nr. 3: Respectați scenariul

Atunci când programați o întâlnire, asigurați-vă că vă gândiți la scenariul acesteia, în funcție de scopul întâlnirii, de componența participanților și de formatul ales. Un scenariu de întâlnire „problemă” poate arăta ca în Figura 1 sau poate arăta diferit. Există o singură regulă universală pentru organizarea unei întâlniri: buna intalnire, ca și într-o dramă bună, ar trebui să existe o intriga, o dezvoltare a acțiunii, un punct culminant și un deznodământ.

Regula #4

Ar trebui să începeți procesul de pregătire pentru întâlnire cu o notă explicativă bună cu privire la problema care este planificată să fie luată în considerare la întâlnire. Nota este trimisă tuturor managerilor și specialiștilor care participă la discuție. O astfel de scrisoare expune faptele, formulează întrebări și oferă o oportunitate de a forma propuneri specifice și de a le reflecta în mod cuprinzător, pe baza nu pe presupuneri, ci pe date obiective. Iar după întâlnire, trebuie scrisă o scrisoare de proces-verbal care să arate cât de mult s-au făcut progrese. Această scrisoare conține deja un plan specific de acțiune.

Într-un plan cuprinzător pentru rezolvarea unei probleme, o întâlnire este „mijlocul unui sandviș”. Întregul plan ar putea arăta, de exemplu, ca în Figura 2. În acest exemplu, este ușor de observat că întâlnirea în sine nu rezolvă problemele. Pasul 2, fără pasul 1 înainte, se va transforma într-o acțiune emoțională, dar nu susținută de nimic, cum ar fi pasul 5.

Respectă timpul participanților la întâlnire: pregătește-te singur și ajută-ți colegii să se pregătească, astfel încât să poți folosi apoi cele 20-30 de minute cu maximă eficiență.

Regula #5: Decideți ce întâlniri, de ce și cât de des

Frecvența întâlnirilor depinde de tipul de întâlniri, de obiectivele acestora și de sfera companiei. De exemplu, dezvoltatorii de software conducători de proiect țin ședința scrum 1 în fiecare zi, dar zilele de marți și joi pot fi recomandate angajaților departamentului de vânzări.

1 Scrum este un set de principii organizaționale aplicate în dezvoltare software mai ales pe termen scurt. Termenul sportiv în sine este împrumutat de la rugby și înseamnă o luptă în jurul mingii. Scrum-meeting este o întâlnire zilnică de echipă, structurată rigid, de 15 minute, pulsul proiectului.

În orice caz, directorul comercial poate dezvolta un pachet de întâlniri pentru compania sa (tabelul 1). Asigurați-vă că acordați atenție formulării „construiți un algoritm pentru a remedia problema” - este foarte important.

La urma urmei, ședința se ține tocmai pentru a întocmi un plan de acțiune, ghidat după care vom elimina problema și ne vom restructura munca pentru ca aceasta să nu mai apară în viitor. Desigur, este imposibil să faceți abstracție completă de la întrebarea „cine este de vină?”, dar răspunsul la aceasta este necesar pentru a ridica apoi întrebarea „ce să faceți?”.

Tabelul 1. Formatele întâlnirilor corporative


Partajați informații, sincronizați acțiuni	Planerka. Fiecare dintre participanți răspunde în mod clar la întrebări standard, de exemplu, „Ce problemă rezolv, cât de mult am progresat?”, „Când se așteaptă rezultatul?”, „Care sunt obstacolele, ce ajutor este necesar?”. Este important ca moderatorul să oprească încercările participanților de a trece la discutarea problemelor: pentru aceasta va fi alocat un timp și un loc special. La ședința de planificare, este suficient să enunțați problema - pe scurt, clar, constructiv
Lăudați pe unii, certați pe alții, inspirați-i pe toți	adunare ideologică. Nu este necesar să certați în public, ci să lăudați și să inspirați - vă rog! O astfel de întâlnire ar trebui să fie pozitivă, dar totuși la obiect - fiți pregătiți să furnizați fapte concrete, convingătoare.
Rezolvați problema lui	Întâlnire „cu probleme”. Această întâlnire trebuie să fie bine pregătită. Inițiatorul unei întâlniri dedicate lucrului cu o problemă specifică, gândește scenariul întâlnirii, pregătește întrebări pentru discuție, acționează ca un facilitator, îndreptând cu artă discuția problemei într-o direcție productivă.
	Întâlnire educațională. Un fel de mini-training la locul de muncă, care trebuie să fie gestionabil - bine pregătit și bine moderat. Același format include așa-numitele cercuri de calitate, care analizează experiența trecută și formulează concluzii pentru a îmbunătăți procesele și rezultatele viitoare.
Preia controlul (SOS)	Întâlnire de urgență. Aceasta este o modalitate de a găsi rapid o cale de ieșire din situația periculoasă actuală. Nu lăsați o astfel de întâlnire să se transforme fără probleme într-una „problemă” - convocată brusc, caz în care va fi sortită înfrângerii. Luați rapid și eficient decizii cu privire la evenimentele de urgență: cine, ce, când și cum se va face. Discutați problema care a dus la semnalul SOS mai târziu în formatul unei întâlniri cu drepturi depline „cu probleme”

Regula #6

Aceasta este foarte regula importantaținând ședințe. Pentru ca o întâlnire „cu probleme” să aibă succes, trebuie să vă asigurați că cei prezenți văd problema din toate părțile. Metoda „șase pălării” a lui De Bono (Figura 3) este destul de potrivită pentru dezvoltarea unui aspect stereo: fiecare participant la întâlnire pare să poarte (sau toată lumea își pune pe rând una și o scoate pe cealaltă) o pălărie de o anumită culoare, dictând modelul psihologic şi principiile comportamentului său.

Evident, dacă majoritatea celor prezenți la întâlnire poartă Căciula Roșie, ne pierdem timp și nervi - nu vom putea rezolva nimic. Participantul Pălăriei galbene este necesar pentru a-i inspira pe cei prezenți, participantul Pălăriei Negre ajută să nu-și asume riscuri neplăcute, iar participantul Pălăriei Albastre ține cont de publicul scopului întâlnirii și îi încurajează să meargă mai departe.

Rezumatul întâlnirii este un instrument de management, eficient doar în mâini capabile. Prin urmare, este necesar să se îmbunătățească aplicarea acestuia.

Pune-ți următoarele întrebări: La ce scop ar trebui să contribuie această întâlnire? Ce rol joacă fiecare participant? Cum îi puteți permite să se pregătească mai bine pentru întâlnire? Sunt eu gata? Care este scenariul întâlnirii? Care ar trebui să fie rezultatul ei? Și nu vă grăbiți să programați o întâlnire dacă nu există răspunsuri clare la aceste întrebări.

Amintiți-vă regula numărul 1 - căutați o scuză pentru a evita întâlnirea!