Як підшити документи нитками. Як правильно зшивати документи: загальноприйняті правила та практичні поради

Здавалося б, навіщо взагалі зшивати документи, коли можна скріпити їх степлером, скріпкою, скласти у файл чи навіть приклеїти, не кажучи вже про передачу паперів електронним чином? Однак існує чимало місць, куди вам доведеться нести саме прошиті за допомогою нитки листи: до податкової, архіву, судів тощо. Це необхідно для підвищення рівня безпеки: непомітно замінити лист на правильно прошитих документах неможливо. У цьому можна просто переконатися, просто подивившись на пошиті документи.

Здавалося б, усе досить просто: прошити листи та запевнити їх. Але є одна складність, яка часто ставить у глухий кут діловодів – це відсутність єдиного правила зшивання. При цьому податкова або архів має право повернути неправильно скріплені документи, що може сильно затягнути і без того нешвидкі процедури. Однак не варто впадати у відчай: існують кілька ГОСТів, за якими слід виконувати даний процес.

Які ГОСТи та нормативи потрібно враховувати

На фото показано, як потрібно зшивати документацію через 3 дірки.

Як було зазначено, головна складність – відсутність єдиного стандарту. Проте є загальні правила запевнення, які найчастіше діють для документів формату А4. Про них можна дізнатися в Методичних рекомендаціях щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76 та ГОСТом Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа».

Якщо вам потрібно зареєструвати ТОВ, сміливо вивчайте «Вимоги до оформлення документів, що використовуються при державній реєстрації юридичних осіб, а також фізичних осіб як індивідуальних підприємців» від 26.02.2004 N-110 та «Методичні роз'яснення щодо порядку заповнення форм документів, що використовуються при державній реєстрації юридичної особи» (стаття 1). Варто зазначити, що більшість рекомендацій надано для документів, що зберігаються понад десять років.

Однак, якщо у вас є сумніви щодо правильності зазначених вище відомостей, краще уточнити заздалегідь на місці всі тонкощі. Іноді потрібно завірити кожен аркуш чи пронумерувати аркуші чи сторінки. Також варто пам'ятати, що прошивці підлягають усі документи, що складаються з більш ніж одного листа.

Оформлення обкладинки

Обкладинка необхідна для кращого збереження документа. Вона буває двох видів: звичайна та для тривалого зберігання. Перша є тонким картоном, друга зроблена з більш щільного, твердого. При цьому для документів, які здаються на державне зберігання, як обкладинку має використовуватися лише безкислотний картон.

Для прошивки документа, що складається з аркушів формату А4, використовується обкладинка розміром 229 х 324 см, тобто. трохи більше самого аркуша.

Якщо листи, що вшиті у справу, мають нестандартний розмір, то обкладинка повинна мати відповідні розміри без припусків зі сторін. Для більшої міцності додатково до неї спереду та ззаду пришивають тонкі смужки картону, через які має проходити мотузка. При цьому існують особливі розпорядження навіть на клей: жодних клейстерів, тільки канцелярські чи силікатні варіанти.

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Нумерація сторінок

Щоб листи не переплуталися та не загубилися, проводиться нумерація документа. Це важлива частина зшивання, яка має свої особливості та правила:

Перед тим, як почати проставляти цифри, потрібно витягнути всі чисті аркуші зі справи та відкласти убік опис – він у нумерації не значиться. Потім відсортуйте вкладені документи за датами або іншими критеріями, наприклад, країнами або алфавітом. Тендери є винятком: їм фірми самі вказують розташування.
Далі вам знадобиться простий олівець. У простих аркушах нумерація проставляється у правому кутку зверху; у вшитих картах, фотографіях, кресленнях тощо — навпаки, у лівому верхньому кутку на обороті. Аркуші великого формату проставляються зверху праворуч спереду. Навіть якщо карта складається з декількох аркушів, склеєних в один, вона є одним аркушем документа. На її обороті при цьому пишуть кількість аркушів: «Аркуш № ххх – схема-склейка з ххх аркушів». Це відноситься і наглухо наклеєним на аркуш фотографіям, схемам та вирізкам: «На аркуші № ххх наклеєно ххх вирізок та ххх фотографій згідно з описом на звороті». Якщо такі вставки приклеєні лише з одного кута, то вони є окремими листами та нумеруються окремо.
Варто відразу відзначити особливості прошивки великих форматів: поверніть лист до необхідного формату, прикладіть до документів і подивіться, де проходитиме нитка. Саме там ви й маєте прошити його і ніде інакше.
Якщо всередині справи є документ із власною нумерацією (брошура, журнали, газети), то її можна залишити без зміни лише в тому випадку, якщо номери збігаються із загальними. В іншому випадку документ підлягає перенумерації із включенням до загального списку. Якщо у справу виявився вшитий конверт із матеріалами, матеріали потрібно пронумерувати окремо, на конверті поставити потрібний номер та скласти окремий опис вкладення. Окремо нумерують і томи чи частини однієї справи.
Якщо ви припустилися помилки при нумерації, потрібно обережно закреслити цифри косою межею і поставити поряд потрібну цифру. При цьому складається новий засвідчувальний напис. Якщо помилок занадто багато, справу перенумеровують, старий напис закреслюють і складають новий. Якщо у справу додають нові аркуші, документ доведеться повністю перенумерувати. У виняткових випадках можна допустити використання букв замість цифр: 1, 2, 2а, 2б, 3.

Після проставлення номерів складається завірювальний напис. Вона містить відомості про всіх аркушах, вшитих у справу: загальна кількість, що саме вшито (карти, фотографії, вирізки), в якому вони стані (порвані, багато помарок), які номери аркушів пропущені, з якого числа розпочато нумерацію. Обов'язково ставиться підпис, розшифрування, посада, дата, формат листів.

Опис документа

Опис необхідний для контрольного порівняння наявних аркушів, їх розташування та комплектації. Її не нумерують та прикладають перед першим листом. У ній потрібно зазначити такі дані: фірму, місто, дату, посаду та ПІБ запевняючого. Сам опис може бути представлений у вигляді таблиці, в якій вказують дату складання вкладеного документа, його назву, які листи захоплює, загальна їх кількість.

Загальний опис завжди має супроводжувати документ. Крім неї всередині справи може бути опис, складений на окремі листи або вкладений конверт.

Засвідчення документа

Засвідчення вінчає весь процес зшивання справи, якщо не потрібно завірити окремо кожен лист. Засвідчення – це підпис уповноваженої особи, яка і відповідатиме за передачу всіх зшитих документів для податкової, архіву чи інших інстанцій. Вона ставиться на обороті останнього аркуша.

Як взагалі відбувається прошивка? Вам знадобляться дірокол, нитка, наклейка для засвідчення, а також сувора нитка, стрічка, проста нитка або щось подібне. Найкраще використовувати перший варіант - він досить міцний і не порветься. Наклейка для засвідчення є тонким папіром з надрукованим на ньому текстом:

«Прошито, пронумеровано, скріплено підписом

та печаткою _______ (_____) лист ___

Генеральний директор

ТОВ «______»

ПІБ»

Сама процедура виглядає так:

Взявши листи, покладіть їх у дірокол і проробіть в одному місці дві або більше дірок. Якщо кількість аркушів невелика, можна пробити їх голкою чи шилом, але треба діяти обережно, щоб не порвати папір. Протягніть через обидві дірки нитку, щоб її центр опинився зовні, а хвостики спускалися ззаду. Просувати нитку потрібно двічі для більшої міцності.
Зав'яжіть хвости у вузол, обріжте зайву нитку (довжина хвостиків не повинна перевищувати шести сантиметрів) і наклейте зверху підготовлений шматочок паперу так, щоб він прикривав вузлик, але не ховав його повністю. Якщо документ зберігатиметься більше десяти років, наклейку роблять із папірусного паперу.
Після висихання клею на наклейці ставиться друк та підпис вказаної особи, при цьому вони не повинні виходити за краї папірця. Іноді потрібно додатково закріпити відомості клеєм. У деяких інстанціях запевнити просять кожний аркуш. І тут унизу ставиться підпис уповноваженої особи, зазначеного на обороті.

Зшивання на 3 та 4 дірки

Весь процес зшивання коротко було описано вище. При цьому розрізняють кілька варіантів скріплення: на три та чотири дірки. Їхній загальний принцип залишається однаковим, розрізняються лише деталі:

Щоб пошити справу на три дірки, потрібно тричі пробити листи та правильно затягнути нитку. Відстань між отворами має перевищувати трьох сантиметрів. Переверніть справу і пропустіть нитку в середній отвір (кінчик повинен стирчати з першого аркуша). Потім проведіть нитку у верхній отвір, потім у нижній і в кінці в середній. Обидва кінці нитки будуть стирчати за справою, і ви зможете спокійно зав'язати вузлик і наклеїти папірець.
Майже аналогічно проходить зшивання на чотири дірочки, відстань між ними становить близько півтора сантиметра. Переверніть документ і просуньте нитку на другий зверху отвір, потім проведіть її в нижній отвір. Потім зробіть змійку: друга дірка знизу - верхній отвір з першого листа - другий зверху отвір, з якого все і починалося. Зав'яжіть нитку на вузол, приклейте папірець пергаментний і розпишіться при здачі документів.

У деяких випадках можлива прошивка на п'ять отворів, принцип при цьому не змінюється.

Цей процес покроково розібраний на наступному відео:

Для чого потрібно зшивати документацію

Вміння зшивати документи може знадобитися всім: документи прошивають для подання заяви на відкриття свого бізнесу, на участь у тендері, при здачі документів до архіву або суду, передачі бухгалтерських звітів або кадрових документів. При цьому зшивати потрібно не лише оригінали, а й копії важливих документів, які не можуть бути передані за місцем вимоги.

Найчастіше зшивати доводиться касові та бухгалтерські, а також багато діловодних документів: господарські книги, конструкторські та податкові документи, нотаріальні справи. Деякі з них мають спеціальні вимоги до прошивки, про які краще знати заздалегідь. Бухгалтерські документи прошивають через п'ять отворів, податкові та архівні – через три отвори, касові документи часто зшивають через лівий верхній кут.

Незважаючи на загальні правила, деякі інстанції мають свої відмінні риси, про які краще уточнити заздалегідь, щоб потім не довелося все виправляти. І пам'ятайте важливий факт: зшивати документи може лише співробітник, наділений цими правами.

Для того, щоб здати важливі папери до архіву чи банку, надати звіт до податкової чи іншої фінансової організації, необхідно зробити прошивку документів. Подібна процедура оформлення обумовлена практичними причинами, що забезпечують неможливість випадкових втрат окремих аркушів та заходами безпеки. Варто з'ясувати, як правильно прошити багатосторінковий документ.

Законодавче обґрунтування

На сьогоднішній день загальних нормативних принципів зшивання документації згідно з ДСТУ не передбачено. Головний стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа», що містить термінологічні визначальні документообігу, не регламентує порядок прошивки офіційних паперів.

Серед нормативних актів, на які слід спиратися під час підготовки матеріалів до державних органів, виділяються такі:

рекомендації Росархіву №76 від 23.12.2009 р.;
наказ Міністерства культури № 536 від 08.11.2005 р. про типові засади з діловодства;
керівництво Центрального Банку з ведення та оформлення ділових матеріалів;
правила Федеральної податкової служби, затверджені від 18.04.2003 р., що описують порядок заповнення та палітурки окремих видів документів.

Через відсутність суворої регламентації у питанні діловодства при підготовці звітів виникає необхідність вивчати рекомендації саме тієї установи, куди будуть направлені папери. Крім цього, при реєстрації приватного підприємства або юридичної особи в держоргані, заявці на тендер або передачі матеріалів на архівне утримання необхідно дотримуватися при прошивці інструкції, прописані федеральним управлінням.

Фото, як правильно прошивати документи за ГОСТом, буде розміщено далі. Також буде порушено деяку вузькоспеціалізовану інформацію з прошивки. Наприклад, як правильно прошити документи для податкової.

Види документації, що потребує підшивки

Важливо враховувати, що прошивати необхідно лише певні типи документів, зміст яких розташовано більш ніж на одному аркуші, призначені для реєстраційних, контролюючих органів, у тому числі до податкової. Прошивка також є обов'язковою для формування тендерних матеріалів та папок, що здаються в архів.

Перед розбором того, як правильно прошивати та скріплювати документи, важливо дізнатися види паперів, які потребують проведення процедури спеціальної підготовки перед передачею до державних та інших органів:

архівна документація (матеріали, підготовлені для здавання на зберігання);
вхідні та вихідні папери;
бухгалтерська звітність (авансові, оборотні відомості, рахунок-фактури, акти проведених робіт, книги касового обліку, дорожні листи та ін.);
кадрові постанови (накази, штатний розпис);
документи, що направляються до податкового органу (певні види), пенсійний фонд для перевірки;
копії документів, нотаріально засвідчені та засвідчені.

Діловодство є складним і кропітким процесом, що вимагає певних знань і умінь. Прошиту документацію зручніше привести до системи, а також зберігати. Ретельно скріплені аркуші практично неможливо непомітно підмінити або вийняти з папки, тому ризики фальшування або втрати важливої інформації мінімізуються.

Оформлення обкладинки

Перед тим, як правильно прошити документ, потрібно підготувати всі необхідні матеріали. Для кожної окремої папки потрібна картонна обкладинка. Серед обкладинок виділяють:

стандартні, які мають розмір 22,9 на 32,4 см, які застосовуються для типових паперів;
нестандартні, що використовуються для аркушів більшого формату, відмінного від А4;
тривалого зберігання - виготовлені з міцнішого матеріалу і можуть мати довільну форму (розраховано для документів з терміном зберігання понад 25 років).

Для здавання до держорганів застосовується безкислотний картон. На обкладинках вказується розпізнавальна інформація, необхідна швидкого та зручного пошуку папки серед інших матеріалів. Насамперед прописується найменування установи, підрозділи, формулювання назви матеріалів. Також фіксується заданий індекс справи, термін зберігання, номер папки. Внизу проставляється загальна кількість листів та дата формування підшивки.

Опис документа

Описова інформація, що розкриває зміст та тимчасові терміни прошитих документів, є обов'язковою. У ній наголошується найменування документа, дата шнурування справи, період зберігання. Крім цього, опис забезпечений анотацією, що є пояснювальною запискою, в якій виділені всі пункти змісту матеріалу, згідно зі списком тем вказані сторінки, також зазначена причина зберігання даних паперів. Наприкінці фіксуються персональні дані уповноваженої особи, відповідальної за підшивку.

Опис не включається до загальної нумерації. Найчастіше опис підшивається разом з папкою або наклеюється на обкладинку з тильного боку (у деяких випадках розташована у спеціальній папці для описів).

Порівняні з описом томи складаються і обв'язуються в стоси висотою по 20 см. Матеріали сортуються за зростанням номерів. Потім відносини може бути залишені зберігатися у спеціальному структурному відділі чи передані співробітникам архіву. Після закінчення термінів утримання матеріалів в архіві вони, згідно з встановленим порядком, знищуються.

Правила нумерації листів

Як правильно прошити та рахувати аркуші у прошитому документі? Процес нумерації не викликає серйозних проблем у діловода. Нумерація виконується чорним олівцем. Використовувати чорнило не допускається. Основні принципи правильної вказівки номера полягають у наступному:

у процесі позначення використовуються арабські цифри (дуже рідко – римські);
цифри ставляться за зростанням;
нумеруються листи, а не сторінки (хоча посторінкова нумерація може також бути окремо);
цифри повинні розташовуватися зверху сторінки правому кутку;
позначення що неспроможні накладатися на текст;
Програми нумеруються загальним списком з основним документом (за умови, що програма не виділена в окрему папку).

Матеріали для прошивки завжди розкладаються згідно з хронологією: від більш ранніх до тих, що були сформовані нещодавно.

За наявності в справі листа його необхідно починати нумерувати з конверта, а потім уже вести перерахунок листів, що містяться в ньому. Коли є кілька томів, кожен із них нумерується окремо. Більшеформатні матеріали нумеруються праворуч у верхньому кутку, згинаються вдвічі-втричі, а потім зшиваються з одного краю.

У разі коли на аркуші розташований не один, а кілька різних документів (чеки, бланки) - складається опис даних фрагментів, а лист нумерується у звичайній послідовності. Однак за наявності склеєних між собою паперів нумерувати кожен аркуш потрібно окремо із включенням до загального опису.

При скоєнні помилок під час рахунку та прописування правильної послідовності пропущені номери дозволено нумерувати з використанням цифри з попереднього аркуша з додаванням до неї літери (наприклад, 11 і далі 11а, 11б).

Коли нумерацію пропущено або порушено ґрунтовно, необхідно переписати номери аркушів заново. Неправильна цифра закреслюється і поряд ставить правильний номер. Якщо прошивка вже була скріплена завірювальним написом, у ній також виправляються.

Способи підшивки

Правильно прошити документ можна кількома способами:

За допомогою голки та нитки. Цей варіант використовується у випадках, коли необхідно оформити невелику підшивку. Зшивання обходиться двома проколами, через отвори, що утворилися, простягається нитка, кінці якої скріплюються на зворотному боці документа. На вузол наклеюється відрізок паперу з написом, завіреним печаткою.
За допомогою дірокола (шила) та нитки. Як правильно прошити документи з діроколом? Цей спосіб є найбільш прийнятним, коли йдеться про матеріали більшої кількості. При цьому обкладинка документа не піддається прошивці.
Діроколом для люверсів та шнура. Як правильно прошити документ діроколом для люверсів? Фурнітуру із металевого або пластмасового матеріалу дозволяється застосовувати для оформлення документів, що мають термін зберігання не більше 10 років. Для архівного змісту цей метод фактично не застосовується, виняток - при терміні зберігання до 5 років.
З використанням дриля (шуруповерта). Застосування інструментів обґрунтовано, коли потрібно прошнурувати об'ємні томи. При цьому з'єднуються матеріали досить товстою мотузкою або стрічкою. В даному випадку найчастіше необхідно разом із справою прошивати обкладинку.
На палітурному верстаті та автонумераторі. Даний варіант доступний тільки в друкарнях для прошивки великого та великого матеріалу.

Порядок прошивки

Зазвичай питаннями підготовки документації займається спеціаліст, наділений функціями діловода згідно з наказом установи чи своїми посадовими інструкціями. Як правильно прошити документ покроково? Порядок прошивки документів містить такі моменти:

Розподіл документів за датою та номером аркуша у правильній послідовності, лицьовою стороною вгору.
Видалення будь-яких сторонніх деталей з підготовлених матеріалів: скоби, міцні тощо.
Укладання всіх листів рівною чаркою (за наявності великої кількості листів використовується певний пристрій).
Проробляйте отвори (вони не повинні заходити за поля, де знаходиться текст, і повинні розташовуватися на 1,5 см далі від краю аркуша). Для стандартних документів робиться 3 проколи (іноді 4), для важливих паперів необхідно зробити 5. Центральний отвір розташовуватиметься посередині, інші отвори - в проміжку через 3 см кожен.

В отримані проколи протягується відповідна нитка (якщо нитка тонка, вона пропускається двічі), кінці якої закріплюються вузлом на тильній стороні підшивки. Поверх пов'язаних ниток прикріплюється прямокутний лист (4 на 8 см) так, щоб кінці залишалися видимими. На наклейці вказується кількість пронумерованих та прошнурованих аркушів та дані співробітника, який робив зшивку.

Як правильно прошити документи РБ? Так само, як це описано у статті вище.

Завірювальний напис

Ця процедура є обов'язковою і проводиться після прошивки та нумерації всього матеріалу. Завірювальний напис є невеликим відрізком паперу, що прикріплюється до вузла з ниток на обороті прошивки.

У цьому папері вказується кількість прошитих аркушів (обов'язково прописом та цифрами). Крім цього, необхідно вказати, чи є у справі пошкоджені/зіпсовані аркуші.

Фіксуються персональні дані відповідального, який проводив зшивання матеріалів, а також ставиться його підпис. Поверх напису ставиться штамп установи. Друк повинен охоплювати саму напис і виходити на частину аркуша.

Прошивка для архіву

Матеріал для здачі в архів вимагає дотримання певних настанов про те, як правильно прошити документ. Перед тим, як почати зшивати папери, необхідно видалити всі зайві кріплення, зачепи або інші елементи, що заважають прошивці. Весь перелік листів розташовується по порядку, проводиться формування рівної з усіх боків стопки.

Як правильно прошивати документи для архіву?

Для типових документів здійснюється добуток трьох проколів з допомогою спеціальної голки чи шила. Отвори розташовуються на однаковій відстані один від одного (три сантиметри), починаючи з центрального, яке має бути розташоване посередині листа.

Зшивання матеріалів проводиться з лівого боку стопки. Від краю аркуша, а також текстової частини документа необхідний відступ (півтора сантиметра). Нитка, що використовується для просування, повинна бути міцною і складати близько 70 сантиметрів. Спочатку прошнурівка починається з центрального отвору з кінця документа і простягається, поки хвіст нитки, що залишився, не складе 15 сантиметрів. Потім голка вставляється в верхній прокол, простягається до нижнього отвору і знову в центральне. Зрештою зав'язується вузол із кінцями щонайменше 6-8 сантимтерів. Поверх утвореного вузла наклеюється завірювальний лист.

Матеріали постійного зберігання терміном понад 10 років передаються до архіву згідно з описом. Вона засвідчується засвідчувальним написом, що передбачає вказівку загальної кількості справ, їх номерні знаки (прописуються словами та цифрами), нижче встановлюється дата та підписи учасників приймання-передачі документів.

Виявилося, що є не так багато регламентів, як правильно прошивати документи для архіву. Головне - неухильно дотримуватись їх.

Формування документів для податкової

Як правильно прошити та опечатати документи для ФНП? Підготовка паперів до цієї установи практично не відрізняється від стандартних типових процесів, для яких докладно описані наведені вище рекомендації. Однак є деякі відмінності від прошивки матеріалів, що передаються в архів. Офіційні документи зшиваються спеціальною ниткою чи шпагатом. У звичайному порядку проходить 3 отвори, для бухгалтерських звітів необхідно 5. Опечатуються прошиті папери смужкою 3 на 5 см, яка наклеюється поверх пов'язаного вузлика з ниток.

Хоча з недавніх пір для заяв та установчих документів, що подаються до Податкової служби, підшивка не є обов'язковою. Безумовно, це певною мірою є плюсом: з'явиться більше вільного часу, який можна витратити з більшою користю.

Після закінчення року після завершення справ матеріали здаються до архіву контори. Якщо такої немає, передаються державне чи муніципальне зберігання. Загалом нотаріальна документація зберігається до 75 років.

Одним із найважливіших вимог до прошитих документів є недоторканність. Тому у разі упущення будь-якого аркуша чи матеріалу просто так вставити його не вийде. Для цього потрібно розшивати справу і формувати її заново або оформляти пропущений документ окремо. У повністю готову підшивку не дозволяється додавати або виймати листи.

Тепер зрозуміло, як правильно прошити та опечатати документи для податкової чи архіву.

Фінансові документи- Папір з важливою інформацією, зареєстровані належним чином. Вони становлять цінність для установ чи підприємств. Для правильного оформлення та зберігання їх підшивають певним чином. Мінфін випустив рекомендації щодо зшивання паперів нитками до архіву та для податкових органів. До процедури висувають певні вимоги.

Вид подання документів

Під час податкового контролю платник податків має подати всі необхідні документи. Існує кілька способів:

особисто, представником;
заказним листом;
в електронному вигляді через особистий кабінет у ФНП або за допомогою телекомунікаційних каналів зв'язку.

Спосіб подання організація обирає сама. Паперові екземпляри здають у вигляді засвідчених копій. Податковий орган може вимагати оригінали для ознайомлення. Це виникає у разі виявлення невідповідності відомостей.

Завірені копії зшивають певним чином.

Строки надання документів

Затребувані податковими органами документи під час камерних та виїзних перевірок надають у десятиденний строк (20 днів для консолідованої групи). Якщо такої можливості немає, просять відстрочку. Роблять це наступного дня після отримання вимоги. Обов'язково вказують причини та нові терміни. За законом податківці не мають права відмовити у продовженні строку при клопотанні платника податків. ІФНС сама визначає період продовження, враховуючи причини, обсяги та ін.

Під час зустрічної перевірки термін скорочують до 5 днів. Але його можна продовжити при пред'явленні клопотання.

Навіщо зшивати

Точних інструкцій зі зшивання документів немає, але у кожному установі передбачені спеціальні норми. Це допомагає уникнути втрати важливих документів та швидко знайти потрібну інформацію серед багатьох паперів.

Подавати пошиті документи слід у такі організації:

при звітності до податкових органів;
під час передачі справ у суді;
при здачі документів до архіву;
під час подачі на участь у тендерах;
під час передачі до банку засвідчених копій паперів.

Для зшивання потрібні інструменти:

степлер та скоби;
голка, шило та нитки;
спеціальні механічні устрою.

Зшивають документи, загальний обсяг яких більше однієї сторінки.

Як видно, існує кілька варіантів зшивання. Однак деякі установи вимагають використання лише ниткою. Це є мірою безпеки: замінити пошиті аркуші, закріплені печаткою, неможливо.

Вимоги до зшивання

На сьогоднішній день немає однієї інструкції зі зшивання документів. Однак у нормативних документах є опис оформлення для різних установ:

Наказ Росархіву №76. Методичні рекомендації щодо діловодства у виконавчій владі, федеральних органах.
ГОСТ Р51141-98. Методичні рекомендації щодо розробки інструкцій діловодства.
Вимоги №110 26.02.2004. Норми під час реєстрації підприємства.
Методичні роз'яснення щодо заповнення документів під час реєстрації юрособи (третій абзац першої статті).
Типова інструкція діловодства. Правила та норми оформлення паперів.
Інструкція ЦП. Основні норми оформлення діловодства в ЦП.
Методичні роз'яснення щодо заповнення окремих форм.

Різниця між зшиванням оригіналів та копій у тому, що кінці ниток у стоси з копіями не заклеюють папером і не ставлять друк. винятком для податкових перевірок.

Оформлення до архіву

Перед зшиванням документів готують загальний опис, який складатиметься:

Назва документу;
дату складання опису;
невелику інструкцію;
опис у формі таблиці з порядковими номерами, назвами, датами та приміткою;
кількість аркушів прописом та цифрами;
підпис діловода.

Складання документа буде поетапним:

Підготовка.Всі листи складають у порядку рівною чаркою. Створюють обкладинку та номерують усі листи.
Зшивання.Вибрати метод зшивання та прошити листи двічі. Нитки зав'язують на міцний вузол.
Засвідчення.Після створення єдиного документа його засвідчують підписом керівник та діловод.

Нумерація сторінок не допускає виправлень. Під час пропуску сторінок можна використовувати нумерацію з цифр і літер при дозволі приймаючої документи організації.

Особливість зшивання для податкових органів

Податкова служба є серйозним органом, який потребує регулярних звітів. Вона має право самостійно перевірити всю надану документацію на правильність оформлення та оригінальність. Податковий інспектор вимагатиме лише засвідчені документи. Усі копії мали бути зацікавленими точними дублікатами оригіналу і містити запевняючі реквізити, мають силу у юридичному аспекті. Копії прошивають аналогічно до оригіналів.

Некоректно пошиті документи будь-які служби відмовиться приймати.

Кількість сторінок в одному зшитому документі не повинна перевищувати 150 аркушів. Нумерація починається з першого листа і йде безперервно по всьому документу. Прошивають у 2 або 4 шари. Пов'язані нитки прикріплюють листком на задню частину документа, який закриває вузол та місце прошивки. Наклейка має бути невеликою - до 5х5 см. На ній обов'язково ставлять засвідчувальний підпис, обсяг сторінок, ПІБ керівника та друк організації.

До податкових органів разом із шитими паперами подають супровідний лист із докладною вказівкою змісту та кількістю паперів.

Зшивання нитками

Важливість процесу зшивання у цьому, що визначає коректність оформлення документів. Діловод повинен знати всі процеси, які відбуватимуться з шитими паперами. Фахівець має пройти курс дисципліни «Документознавство». Вона ознайомить із важливими нюансами та дозволить без побоювань займатися діловодними процедурами.

Більшість підприємців стикаються з особливостями ведення документів уперше. Однак розібратися та навчиться самостійно цілком можливо.

Розглянемо порядок зшивання кількох аркушів. Знадобляться:

голка;
шило;
клей канцелярський;
шпагат, капронова нитка;
чистий аркуш паперу.

Найбільш поширеним є зшивання на три отвори. Технологія перестав бути нововведенням. Ще з давніх часів книги та папери зшивали за допомогою нитки та голки. Сьогодні прошивка не змінилася.

Починають із пророблення трьох отворів. Для цього використовують шило або дірокол. Отвори повинні бути віднесені від лівого краю на 2 см. Для прошивання беруть велику та товсту голку – «циганську». Звичайні голки швидко зламаються.

У голку втягують нитку 40 см. Якщо дотримуватися послідовності, то її вистачить на два прошиви. Це унеможливить протирання ниток під час тривалого зберігання або частих переміщень. Голку вводять із задньої сторони.

Прошивають знизу в отвір посередині. Обов'язково залишають краї (більше 10 см) для подальшого зв'язування після прошивки.
Виводять голку на лицьову частину, простягнувши в середній отвір, і встромляють у верхній отвір, виводячи нитку на зворотний бік.
Проводимо нитку до далекого отвору по зворотному боці документа повз середній отвор, вколюємо голку, висовуючи нитку на лицьову сторону.
Повертають голку з ниткою до середнього отвір, з якого починали прошивати.

Повторюють усі операції ще раз.
З тильного боку пов'язують подвійним вузлом два кінці нитки.
Наклеюють на вузлик невеликий листочок і засвідчують документ підписами та печатками.

Наклейка та кінчики ниток залишають для того, щоб було видно зав'язаний вузлик.

Помилки під час зшивання

Найбільш поширені три помилки:

Заклеюють вузлик звичайним папером. Для цього має бути спеціальний засвідчувальний папір - цигарковий. Вона дозволяє бачити наявність та цілісність вузлика.
Документи оформлюють не за правилами. Готувати документи до подання податковим органом слід досвідченій людині, неправильне оформлення спричинить повернення паперів.
Застосування будь-якого клею: олівець, ПВА та ін.

Багатосторінкові документи повинні відповідати таким вимогам:

добре читається зміст, візи, дати;
з усіх аркушів легко робляться копії;
прошивка не розлітається під час читання;
сторінки мають послідовну нумерацію з першого листа, зазначено їхню загальну кількість;
на обороті останнього аркуша чи окремому аркуші стоїть засвідчувальний підпис і поставлено печатку.

Види зшивання

Документи можна зшивати по-різному. Відмінність полягатиме в кількості отворів:

Зшивання на 3 дірки використовують для паперів у податкову службу та архів. Відстань між дірочками має бути 3 см. Спочатку пробивають середній отвір, а вже від нього відміряють відстань і пробивають ще два крайні. Перевертають стос і простягають нитку в середній отвір, залишивши кінчик першій сторінці. Нитка повинна йти далі в наступній послідовності: верхній отвір – нижній – середній. Далі кінчики зв'язують та заклеюють.
Зшивання на 4 дірки застосовують для реєстраційних документів підприємства. Відстань між отворами 1,5 см. Після пробивання отворів паперу перевертають тильною стороною. Нитка повинна пройти наступний шлях: нижній отвір - крайній нижній отвір - другий нижній отвір - другий верхній - крайній верхній - другий верхній. Зав'язують вузлик та заклеюють папером.
Зшивання на 5 дірок для бухгалтерської документації із терміном зберігання понад 10 років. Прошивають папери подібно до попереднього методу - змійкою.

При прошивці суворо дотримуються симетричності та вертикальності. Стежки мають бути рівними, а для цього всі отвори відзначають рівно під лінійку. Завершальним етапом буде зв'язування нитки одним міцним подвійним вузлом. Вільні краї заклеюють.

На прошитих аркушах мають бути видно всі візи, дати, а інспектор зміг легко читати весь текст.

Де пошити документи

Зшивання є досить складним та важливим завданням. Якщо в штаті немає документознавця, який знає всі правила оформлення та має досвід у зшиванні, то можна звернутися до сторонньої організації. Таких фахівців можна знайти у друкарні чи архіві. Звичайно, за їхні послуги доведеться заплатити, але робота буде виконана якісно та швидко.

Зшивати листи краще вільно, щоб вони легко відкривалися і можна зняти з них копії.

Засвідчення документів для податкової

Для податкових органів завіряти кожен аркуш не потрібно. Достатньо поставити підписи на звороті всі прошивки.

Податкова служба будь-якої миті має право запросити документи на перевірку. Відповідно до ст. 93 ПК надають засвідчені копії. Але там немає чіткої вказівки у засвідченні та оформленні прошивки. Раніше чиновники вимагали візувати кожен аркуш підшивки, а підписи ставили лише на багатосторінкових документах. Проте з кінця 2015 року Мінфін дозволив використати один підпис для засвідчення підшивки до податкової служби.

За межі наклейки мають виступати лише кінці ниток. На ній роблять напис «Все вірно, пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою». Запис доповнюють кількістю аркушів у цифровій та великій формі, посадою візируючого копію співробітника, підпис та розшифровку до неї, дату завірення. Якщо використовується друк, вона повинна захопити краї наклейки, дату та підпис. Сьогодні продаються готові наклейки із необхідним текстом. Працівнику тільки залишиться проставити від руки кількість аркушів, підпис та дату.

Якщо в компанії використовується друк, копії можна завірити їй. Деякі організації використовують факсимільний підпис для прискорення процесу. Проте ГОСТ допускає лише особистий підпис, інспектор має право оштрафувати за кожну по 200 рублів.

Податкові органи немає права вимагати нотаріальну засвідчення будь-яких паперів.

Послідовність проставлення реквізитів засвідчення не зафіксовано у законодавчих актах, але існує низка додаткових моментів:

Право на завірення копії має лише керівник організації або уповноважена посадова особа, яка працює в організації. Навіть довіреність на право посвідчення вірності копії на ім'я сторонньої особи не дозволяє формально завіряти підписом копії документів від імені компанії.

Для того, щоб працівник отримав повноваження на запевнення, їх прописують:

у внутрішній документації (наказ, інструкція та ін.);
у довіреності;
у трудовому договорі, оскільки завірка як право, а й обов'язок.

Роблять відмітку про місцезнаходження оригіналу. Копію документів організації можна завіряти, лише якщо у ній зберігається оригінал. Наприклад, неправомірно завіряти установчі документи іншої організації у сторонній компанії.
Вірність копії свідчать підписом уповноваженої особи та печаткою, якщо вона є.

Супровідний лист

Зшиті папери направляють із супровідним листом. У ньому вказують, яку вимогу організація направляє документи, кількість підшивок і кількість листів у кожному. Якщо цього не зробити, то високі шанси відмови інспектора в прийомі документів.

Чиновники не вимагають складання опису у супровідному листі, але він підвищить безпеку та виключить суперечки у майбутньому з приводу правильного надання документів. В одну підшивку краще зібрати однотипні документи: рахунок-фактури, накладні та ін. Компанії легше перевірити набір паперів, що висилаються, а інспектору зручніше перевіряти.

Без зазначення причин надання документів податківцям важко відстежити виконання організацією вимог. Підвищується ризик одержання штрафів за неподання документів.

Зшивати документи для подання до податкових органів потрібно за певними правилами, акуратно та рівно. Обов'язково має бути наклейка з печаткою, підписами, датою та кількістю аркушів. До підшивки додають супровідний лист із описом. Важливо пам'ятати, що неправильне та несвоєчасне надання документів покладається штраф згідно зі ст. 126 ПК.

На будь-якому підприємстві прийнято видавати документи і містити величезну кількість паперів, які пов'язані з діяльністю, що здійснюється. Всі ці документи потребують суворої систематизації, інакше всі документи переплутаються, і на підприємстві настане плутанина.

Зазвичай кадрові фахівці зшивають документи, щоб аркуші точно не втратили, і документ був єдиним цілим. Варіантів прошивки документів є багато, а також існує певний порядок прошивки, який обов'язково має знати кожен діловод.

Як правильно прошивати документи, що для цього потрібно і чим потрібно керуватися при цьому? Розглянемо ці питання нижче.

Підлягають прошивці

Не всі документи повинні підлягати прошивці, і з цієї причини дуже важливо зрозуміти, які саме з них підійдуть для такої процедури. Зрозуміло, що документ, який складається з одного аркуша, не підлягає прошивці.

Загалом кадрові фахівці повинні займатися зшиванням наступних документів:

Штатний розклад.
Накази загального состава.
Накази для особового складу.

Щодо бухгалтерських служб, то їх співробітники повинні зшивати:

Накладні.
Авансові звіти.
Дорожні листи.
Рахунки-фактури.
Акти виконаних робіт.
Відомості про зарплату.
Оборотні відомості.

Також інформація про зшивання нитками буде потрібна і в тих ситуаціях, коли працівникам доводиться працювати з копіями документів, прийнятих від юридичних осіб.

Іншими словами, дана процедура стосуватиметься документів для багатьох структурних підрозділів організацій, і при цьому різниця у проведенні цього процесу полягатиме лише у способі його виконання.

Законодавство

Варто зазначити, що єдиного стандарту зі зшивання документів на підприємствах на даний момент немає. Незважаючи на це, низка регламентуючих документів все ж таки є, і саме їх положень варто дотримуватися при прошивании документів.

До них слід зарахувати:

Наказ Росархіву № 76 від 23.12.2009 «Про діловодство та архівну справу».
Наказ Мінкультури РФ № 536 (затвердження типової інструкції з діловодства).
Інструкція ЦБ РФ.
Наказ Міністерства з податків та зборів (2003 р.)

Правила прошивки документів

На даний момент для уповноважених співробітників є кілька варіантів для прошивки документів. Кожен із них має на увазі схожу стратегію зшивання, але різні підходи. Розглянемо їх докладніше, визначимо ключові особливості прошивки документів.

2 дірки

Даний спосіб прошивання є найпростішим. Його можуть застосовувати зазвичай до тих документів, які не мають особливої важливості для керівництва та підприємства в цілому. Але навіть у такій ситуації у деяких співробітників кадрової системи можуть виникнути питання щодо його зшивання.

Варто дотримуватись такої схеми:

Перед початком необхідно зробити діроколом дві дірки. Варто пам'ятати, що документ також легко пробивається і звичайною голкою, проте потрібно бути максимально акуратним, щоб не зіпсувати папір.
Після цього потрібно взяти голку з ниткою, потім пропустити одразу у два отвори. Пропускати необхідно так, щоб кінці вийшли зі зворотного боку.
Потім потрібно зв'язати кінці нитки, після чого наклеїти на них прямокутний маленький листок, який варто вирізати зі спеціального паперу. Цей листок повинен добре приховати сам вузол, але в цей час не приховувати його повністю.

Важливо пам'ятати, що в ситуації, коли документ зберігатиметься понад 10 років, то прямокутник краще зробити з папірусу.

На цьому прямокутнику потрібно вказати, скільки аркушів міститься в документі, дані фахівця, який займався засвідченням документа.

3 дірки

Важливо розуміти, що перед початком процедури зшивання папір також необхідно проколоти, і тут потрібно просто розрахувати відстань для трьох дірок.

Після проколів потрібно всунути нитку в середню дірку. При цьому потрібно залишити шматок нитки з тильного боку завдовжки не менше ніж 7 см.

Після цього з лицьового боку паперу потрібно протикати верхній отвір і просовувати нитку з голкою знизу в прокол. Потім нитку знову потрібно направити в середину листа, щоб знову з'явилася з тильного боку.

Потім можна спокійно відрізати нитку, при цьому не забувши залишити 7 см, щоб зв'язати з залишком.

Не слід забувати і про наклеювання на вузлик прямокутника з необхідною інформацією.

Співробітникам кадрової служби буде корисно знати, що замість голки можна використовувати шило. Ідеальним засобом для прошивання будуть капронові нитки або шпагат.

4 дірки

Якщо кадровий фахівець знає, як прошивати у три дірки, то з цим способом у нього також не виникне проблем. Схема майже така сама. Тут відразу потрібно врахувати, що відстань між отворами в жодному разі не перевищуватиме 1,5 см.

Процедура зшивання починається від другого отвору зверху, причому початок береться на звороті листа. Потім нитка повинна виводитися через верхній отвір і знову потрібно пропустити її через другу дірку зверху.

За таким же алгоритмом нитку потім заводять у третій та останній отвори (з тильних сторін).

Після завершення процедури голка має бути протягнута з лицьового боку в дірку № 3 і потім бути пов'язаною до вузлика. І на завершення процесу, зверху має бути наклеєний прямокутник.

5 дірок

Даний спосіб є найскладнішим і водночас найнадійнішим. Зазвичай використовується працівниками бухгалтерських служб, оскільки саме в ній документи бувають найважчими та об'ємними. Отвори розподіляються по краю листа з кроком 5 см.

Після проведення сортування листів, потрібно їх акуратно скласти в стопку і зробити отвори за допомогою дриля спеціального преса.

Після того, як отвори будуть зроблені, залишиться тільки прошити стопку.

Робити це потрібно згідно з наступним алгоритмом:

Пропустити голку з ниткою центральний отвір, залишивши хвіст довжиною 10 див.
Протягнути голку у другий отвір зверху та вивести зі зворотного боку.
Відповідно до типу «змійки» голку вивести через верхній отвір, щоб вона опинилася з лицьового боку, провести вниз у верхній другий отвір.
Потім потрібно, притримуючи нитку біля центрального отвору, просунути голку з боку тилу та вивести на лицьову, щоб просунути у другий отвір знизу.
Знову на кшталт «змійки» просунути голку в крайнє знизу отвір на звороті, і знову відправити в «тил» через другий отвір знизу.
Два хвостика нитки, що вийшло, зв'язати вузлом.

Потім документ, що вийшов, потрібно витягти з преса. Потім зазвичай планують лінії загину, яка зможе закрити залишки ниток. Щоб загин тримався добре, можна промазати клеєм. Наклейку на обкладинку можна прикріпити степлером.

Варто зазначити, що зразки для обкладинок можна знайти у будь-якому магазині канцтоварів.

Як пронумерувати

Нумерувати листи потрібно арабськими цифрами.

Потрібно враховувати такі нюанси:

Ставиться номер у верхньому правому кутку.
Програми варто нумерувати у загальному порядку.
За наявності листів потрібно спочатку нумерувати конверт, після чого решта листів.
Томи справи нумеруються окремо.
За наявності склейок потрібно нумерувати їх відповідно до загального порядку.

Оформлення обкладинки

Ця частина документа подається у таких форматах:

стандартними. 22,9 х32, 4 см розмір, потрібні для зшивання листів А4.
Нестандартні. Розміри формуються відповідно до формату паперу, що використовується для документів.
Для тривалого зберігання. Робляться у довільному форматі, виготовляються з картону із підвищеною твердістю.

На обкладинці має відображатися така інформація:

Назва підприємства.
Назва підрозділу.
Індекс.
Заголовок.
Термін зберігання.
Томовий номер.
Дата виготовлення прошивки.
Кількість листків.

Вся інформація на вимогу вищих інстанцій повинна бути і в описі.

Засвідчення зшитої документації

Цей етап є останнім перед тим, як перевірити документ, а також для здачі на зберігання. Якщо процедура неправильна, у фахівця можуть з'явитися неприємні проблеми. Важливо розуміти, що процес завірення співробітник повинен знати добре. Тому на підприємстві має бути уповноважений співробітник для цього.

Хто має право

Завіряти документи може керівник підприємства, і навіть суворо уповноважений ним укладач. Для цього даним особам потрібно ставити підпис, причому як на аркуші документа, так і на стікері.

Важливо розуміти, що з підписанні документа, управлінець бере відповідальність він за відомості, які у ньому, чи призначає відповідальність співробітника, уповноваженого за ведення цієї діяльності.

Умови

Для завірення обов'язково варто підготувати спеціальний стікер – приблизно 5х6 см. Обов'язково має бути прописана на ньому інформація:

Кількість листків.
Особливості вкладених документів.
ПІБ спеціаліста, що займається прошивкою.

Стікер фіксується вузол останнього листа, потім потрібно ставити друк компанії.

Виправлення помилок

Найголовніша вимога, яка при діловодстві застосовується до всіх документів – збереження їхньої недоторканності. При допущенні будь-яких неточностей, потрібно її миттєво виправити. Наприклад, якщо в основному справі відсутня один аркуш від документа, то потрібно підшити його у вигляді окремого тому, або ж розбирати справу та зайнятися перепрошивкою.

Якщо були допущені помилки при нумеруванні листів, можна використовувати літерну нумерацію. При допущенні серйозніших помилок нумерації доведеться переробляти справу наново.

При зберіганні, обробці чи поданні документації у ті чи інші інстанції люди часто стикаються з необхідністю прошивки документів. Про те, як правильно виконувати їх прошивку та як завірити виконану роботу, розповість ця стаття.

Найчастіше питання стосовно того, як прошити документи, виникає при передачі ділових паперів до органів реєстрації або контролю. Правильна підготовка документації включає не лише зміст у паперах актуальної та достовірної інформації, дотримання порядку заповнення, а й, здавалося б, такий незначний нюанс, як прошивка. Насправді, все не так просто. Зшивання вважається максимально надійним способом захисту документації від підроблення. Критерії того, як правильно прошивати і потім завірити документи, включаючи копії, регламентовані низкою нормативних актів і на те є причини.

Важливо! В результаті виконаної неналежним чином прошивки може відбутися розформування документації з наступною заміною окремих аркушів. Якщо таке, довести буде практично неможливо, а наслідки можуть бути катастрофічними.

Не виконане належним чином прошивання може бути приводом для відмови від прийняття документації, а це означає марно втрачені зусилля, час, а часто й гроші.

Наприклад, при відкритті ІП потрібно прошивати сторінки для надання податкової. Можна доручити роботу з підготовки будь-якої посередницької фірмі, що надає послуги цій сфері або спробувати зробити своїми руками, але без чіткого дотримання інструкції органи контролю, швидше за все, повернуть всі представлені папери. Щоб цього уникнути, слід навчитися правильно виконувати цю нескладну, але з іншого боку, ретельну роботу самостійно.

Прошивання в 3 дірки

Для того, щоб прошити документацію за допомогою трьох дірок, необхідно приготувати такі предмети:

Самі документи.
Шило. Якщо документів небагато, шило не знадобиться.
Товсту голку.
Міцні нитки, наприклад, шовкові. Можна використовувати тонку стрічку, банківський шпагат або спеціальні нитки для прошивки ЛШ-210.
Паперовий наклейка невеликого розміру приблизно 3*6 см.
Канцелярський клей.
Друк, щоб запевнити.

Отже, спочатку слід підготувати паперові листи, прибравши всі скріпки і скоби від степлера, складаючи їх стосою в потрібному порядку. Потім з лівого боку, вертикально, дотримуючись симетрії, голкою, шилом або діроколом робляться три проколи на однаковій відстані один від одного, як показано на зразку:

Після того, як проколи зроблені, в голку втягується нитка. Занадто довгу нитку вдягати немає необхідності, тому що все одно доведеться відрізати надлишки. Для покращення розуміння — діркам на аркушах присвоєно порядкові номери від одного до трьох зверху донизу. Спочатку голкою простягається стопка листів через отвір №2 у напрямку до лицьової сторони. Важливо простежити, щоб кінчик нитки довжиною близько 7 см вільно залишався ззаду до кінця процесу прошивки. Ось як це буде виглядати на наочному зображенні:

Наступний стібок робиться по лицьовій стороні за допомогою напряму голки в отвір №1. Зрозуміліше процес показаний на фото:

Наступним кроком голка пропускається через прокол № 3 до лицьової стороні пачки, потім робиться стібок з отвору № 3 до отвору № 2, у результаті голка виводиться на тильну сторону листів. Ось як це буде виглядати на наочному зображенні:

Після того, як ця дія зроблена, надлишки нитки обрізаються, залишаються кінці довжиною близько 7 см, які зв'язуються між собою вузликом максимально щільно до паперу. Власне прошивка на цьому закінчена, але залишається ще один важливий момент. Залишилося наклеїти паперовий стікер, який готується заздалегідь. Для наклейки вирізається невеликий шматок паперу. Суворих вимог до його розміру немає, тому підійде паперова смужка 3*5 см. Плюс або мінус сантиметр не суттєво, головне, щоб вирізаний шматок після приклеювання повністю покривав зону прошивки. На вирізаному папері пишеться «пронумеровано та прошито». Напис можна надрукувати на принтері заздалегідь, акуратно вирізати прямокутник потрібного розміру. Листи попередньо слід пронумерувати хронологічному порядку за допомогою вписування арабських цифр у правий верхній куточок кожної сторінки документа, включаючи копії, загальна кількість сторінок відображається на стікері. Ось зразок того, як правильно має виглядати подібний стікер:

На паперовий корінець з тильного боку наноситься клей, потім стікер кріпиться на задній частині, закриваючи вузол і більшу частину ниток, щоб залишалися тільки короткі кінчики в 1-2 см. Як це виглядає, показано на фото:

Залишається лише запевнити. Графи заповнюються, із зазначенням кількості сторінок, дати та підпису особи, яка робила прошивання сторінок. Частина підпису повинна виходити за межі наклейки. Далі ставиться печатка організації, яка має також частково виступати за межі наклейки. Ось таким чином виглядає правильно прошита документація:

На цьому робота з прошивання у три дірки вважається закінченою.

Як виконати прошивку в чотири проколи

Прошивання в чотири отвори виконується так само просто, як і в три проколи. Перелік необхідних роботи предметів не відрізняється. У документах та їх копіях попередньо готують чотири отвори. Шити починають з першої дірки до другої, потім третьої, потім четвертої. Залишивши кінець нитки у четвертому отворі, маніпуляції проводять у зворотному порядку, роблячи стібки по черзі від четвертої до першої, після чого нитки зв'язують вузлом з тильного боку, скріплюючи наклейкою. На наклейці вказується кількість сторінок, дата, після чого можна завірити роботу підписом, печаткою. Вважається, що чим більше кількість виконаних отворів, тим якісніше виконана робота і вищий ступінь надійності прошивання, а значить ризик того, що документи зможуть підмінити, зводиться до мінімуму. Будь-яких законодавчих вказівок до цього моменту немає - можна прошити і в три і чотири і навіть у п'ять дірок.

Висновок

До того як виконано зшивання, потрібно подбати про наявність завірених копій окремих сторінок, інакше для отримання копії необхідно буде розшивати всю папку. Здаючи звіти, краще заздалегідь поцікавитися про комплектацію пакета, кількість копій, у тому числі завірених копій.

Окремо про те, як прошивається документ із великою кількістю сторінок. Коли йдеться про кілька аркушів паперу, проблем із проколами не виникає. Можна обійтися голкою, якою і виконуватиметься прошивка. Для більш щільної пачки доведеться використовувати шило чи дірокол. Якщо йдеться, наприклад, про касову документацію з великою кількістю сторінок, а дирокол не розрахований на таку велику кількість аркушів, можна скористатися старим «дідівським» способом, використовуючи тонкий цвях і молоток. Необхідно виявити граничну обережність, щоб не пошкодити окремі листи, продірявити рівні однакові отвори протягом висоти всієї пачки паперу. Наприклад, Книгу обліку витрат та доходів в організації доведеться прошивати вищеописаним способом із зазначенням загальної кількості сторінок. Запевнити Книгу обліку до початку її ведення має не лише керівник організації, а й уповноважена посадова особа із податкової. Необхідність правильно прошивати документацію може бути досить часто.

Про те, як правильно пошити та завірити важливі папери їх копії, розповість наступне відео: