Літери в табелі. Умовні позначення у табелі обліку робочого часу

На підприємстві все підлягає обліку. У тому числі й робочий час. Саме воно призначене для виконання завдань, які є сенсом існування організації. Трудове законодавство зобов'язує кожного підприємця вести чіткий облік робочого дня. Про те, як це здійснюється на практиці, йдеться нижче.

Необхідність у веденні табеля

Облік відпрацьованого кожним співробітником часу забезпечує:

контроль трудової діяльності;
дотримання підлеглими дисципліни;
правильність нарахування заробітку;
оперативну інформацію у тому, які ресурси є в керівника на конкретний час.

Щоб спростити виконання перелічених запитів, у практику впроваджено стандартну форму документа, яку називають табелем обліку робочого дня (ТУРВ).

Літерний та цифровий код у табелі. Основні позначення

Для зручності обліку всіх можливих ситуацій із використанням робочого часу працівниками застосовуються коди, розроблені та затверджені Держкомстатом. Вони надані всім видам витрат. Підприємство вправі зашифровувати різновиди використання робочого дня на вибір:

літерами;
цифрами.

Умовні позначення не слід пам'ятати напам'ять. Усі вони утримуються безпосередньо на бланку ТУРВ. Необхідно лише проставляти відповідні коди у кожній клітинці навпроти прізвища окремих співробітників уважно.

Список шифрів чималий, але практично всі вони одночасно не використовуються. Деякі позначення можна застосовувати лише на підприємствах з певною специфікою роботи.

Найбільше в ході позначення ТУРВ, які стосуються безпосередньої праці працівників на своєму робочому місці:

Тривалість роботи	Зашифроване позначення
Тривалість роботи	літери	цифри
- в денний час	Я	01
- у нічний час	Н	02
– у вихідні та неробочі святкові дні	РП	03
- понаднормової	З	04
– вахтовим методом	ВМ	05

Працю вдень закодували буквою Я, що можна розшифрувати як явочний час. Інші позначення містять у собі початкові літери різновидів роботи. Щодо цифр – то вони просто проставлені по порядку.

Важливо! Керівництву слід пам'ятати, що факт проведення роботи понаднормово та у дні, які офіційно є вихідними, необхідно узаконити відповідним наказом.

Розшифровка позначень різновидів відпустки

У літерах та цифрах закодовані всі варіанти відпусток. Вони ховаються за цифрами від 09 до 17.

Розшифрувати позначення щорічних відпусток – основної та додаткової – найпростіше, оскільки вони позначені як ВІД (09) та ОД (10). Інші види відпусток мають такі коди:

Вид відпустки	Зашифроване позначення
Вид відпустки	літерами	цифрами
Навчальний оплачуваний для тих, хто поєднує роботу та навчання. Логічно, що він позначається такою літерою (У). Він відноситься до додаткових відпусток	У	11
Навчальний неоплачуваний – також додаткова відпустка. Щоб відрізнити його від попереднього, код окрім літери У вставлено Д	УД	13
За свій рахунок:
– отриманий за погодженням з наймачем	ДО	16
– наданий у передбачених законом випадках (недаремно код містить літеру З – від слова «закон»)

У ТУРВ також заносять інформацію про відпустку за:

БІР Р або 14;
догляду за крихіткою до виконання їй 3 років ОЖ або 15.

Важливо! Коли співробітник проходить навчання і продовжує працювати на умовах скороченого робочого дня, його робочий час відзначається в ТУРВ як УВ або 12.

Особливості використання в табелі коду ПН

Серед видів витрат часу значиться відсутність співробітника з нез'ясованих причин чи моменту визначення всіх обставин можливого прогулу. Вони позначені як ПН або 30. Код проставляють навпроти прізвище того співробітника, який не з'явився на роботу у встановлений час. При цьому особа, відповідальна за складання ТУРВ, не має жодних документів або усної достовірної інформації про причини відсутності.

Не варто одразу ж ставити у відповідну клітинку код ПР, який фіксує прогул. Розумніше дочекатися від відсутнього працівника переконливих пояснень чи документів, які доведуть, що причина неявки є поважною.

Якщо поспішити проставити прогул, то не виключено, що табель із неправильним кодом потрапить до рук бухгалтера, який нараховує зарплату. Згодом, коли причина відсутності співробітника виявиться поважною, доведеться виправляти вже дві помилки та вносити корективи до документації з первинним обліком.

Важливо! До з'ясування причин відсутності співробітника на роботі розумніше у ТУРВ позначити відповідний день нейтральним кодом ПН (30).

Можливі помилки заповнення ТУРВ

Крім звичайних описок у ТУРВ бувають помилки справді значні.

приклад.Співробітник підприємства у вихідний день відвідував нічний клуб та потрапив до числа порушників порядку. В результаті його затримала поліція, і він утримувався під вартою кілька діб. Працівник бухгалтерії, відповідальний ведення ТУРВ, позначив дні відсутності співробітника як ПР – прогул.

В даному випадку припущено важливу помилку. Прогул – відсутність без будь-якої причини, яку можна ідентифікувати як поважну (Ст. 81 п.6а ТК).

Тому коректніше запровадити додаткове позначення і записати, наприклад, код АА (38) – адміністративний арешт. Або позначити пропущені дні кодом НБ (35) – безоплатну відсутність із передбачених законодавством причин.

Нерідко при знаходженні співробітника на лікарняному, у відпустці по БІР, неоплачуваній відпустці, у табелі проставляються вихідні (В) замість правильних кодів – Б, Р та ДО. Це також є хибним.

Кілька запитань та відповідей

Запитання 1.У чому відмінність ф. №Т-12 від ф. Т-13?

Відповідь. Вибір застосування однієї форми залежить від способу контролю робочого часу. Коли для підприємства явка співробітників фіксується автоматичної системою, то зручніше використовувати ф. №Т-13. У решті організацій застосовують універсальну ф. Т-12. А ще в ній є Р.2, в який можна заносити розрахунки з праці працівників. Щодо букв табелів, то вони ідентичні в обох формах.

Запитання. 2.На підприємстві ТУРВ проводиться в електронній формі з використанням стандартних кодів. Чи потрібно додатково заповнювати паперову ф. № Т-13?

Відповідь. За такої організації обліку робочого часу співробітників необхідно просто завірити табель електронним цифровим підписом – і все.

Запитання до експерта

Як у ТУРВ правильно проставляти вихідні дні співробітнику, який до їхнього наступу і після перебуває у відрядженні?

Відповідь. У вирішенні цього питання присутні дві точки зору:

Проставляти код, що означає вихідний день, тобто, або 26.
Записувати До або 06, фіксуючи тим самим службове відрядження.

Єдиного підходу немає, нормативів, що виключає одне з позначень, немає. Тому можна застосовувати будь-який шифр, з тієї практики, яка прижилася на конкретному підприємстві.

Інспектор кадрового відділу Сізова Н.Л.

ТУРВ – важливий документ. Адже за його допомогою чітко фіксуються усі витрати робочого часу. Документ допомагає чітко стежити за дисципліною та коректно нараховувати зарплату. ТУРВ наочно демонструє керівнику, наскільки ефективно використовується праця кожного працівника. Для правильного заповнення документа є підказка з розшифровкою кодів.

Коди в табелі обліку робочого часу Т-13 - це літерні позначення причин знаходження або відсутності працівника на робочому місці кожного дня місяця. Читайте далі про те, як їх правильно використовувати.

Якщо заробіток працівників організації залежить від тривалості відпрацьованого періоду, її необхідно фіксувати. Понад те, стаття 91 Трудового кодексу наказує роботодавцю вести облік у кожному трудящому. Для цього існує спеціальний табель: позначення 2019 року ми і розшифровуватимемо в цій статті.

Як виглядає документ

А зараз нас цікавить розшифровка табеля обліку робочого часу 2019. Як бачимо, у комірці, що відповідає кожному дню місяця, проставляють якісь літери. З'ясуємо, що вони означають.

Літерні позначення обліку робочого часу

Звернемося до згаданої Постанови. У ньому наводиться не лише сама форма, а й рекомендації щодо її заповнення, включаючи коди табеля обліку робочого часу 2019 року. Розглянемо їх за графами.

У графі 4 необхідно пояснити, чи був присутній співробітник на місці того чи іншого дня.

Тут можливі такі варіанти:

Я (01) - з'явився і працював у денний час;
Н (02) - працював у нічний час;
РВ (03) - вийшов у свято або вихідний;
З (04) - працював понаднормово.

Якщо співробітника на місці не було, то коди розкажуть, чому. Ми розглянемо найпоширеніші.

До (06) - був у відрядженні;
ПК (07) або ПМ (08) – підвищував кваліфікацію;
ВІД (09) або ОД (10) - був у відпустці (основній або додатковій);
У (11) або УВ (12) - був у навчальній відпустці;
Б (19) або Т (20) – хворів.

У згаданому документі їх більше:

Як позначати декретну відпустку

Нерідко питання викликає кодифікація відсутності через декрет. Першу його частину відзначають буквою Р у табелі: розшифровка - у зв'язку з вагітністю та пологами. Але рідко яка жінка виходить на роботу, щойно виписавшись з пологового будинку. Але подальша її відсутність має дещо іншу підставу. Тому використовують абревіатуру ОЖ: розшифровка — для догляду за дитиною до півтора року.

Форма розрахована на 31 день. Для місяця, де 30 або 28 днів, відсутні дні необхідно відзначити хрестиком.

Інші коди для табеля обліку робочого часу 2019

У графах 5 та 6 підраховують суми відпрацьованого годинника — тут жодних умовних знаків немає. А ось графа 7 містить коди оплати.

Вони аналогічні тим, що використовують у довідці 2-ПДФО. Знайти їх можна у Наказі Мінфіну від 10.09.2015 р. №ММВ-7-11/.

Позначення Т-13 охоплює такі види доходів:

2000 - основний відпрацьований період;
2012 - оплата відпустки;
2300 - лікарняний посібник.

Тут варто пояснити. Нерідко постає питання: як у табелі позначається відпустка без збереження заробітної плати? Очевидно, що графа 7 буде пустою. Якщо зарплатню не виплачують, то й відбивати в ній нічого.

А літерне позначення в табелі обліку робочого часу - ДО (16) або ОЗ (17) залежно від підстави надання відпустки.

У графи 10 і 12 заносять коди неявки, а в 11 і 13 - підсумовують пропущений годинник або дні.

Трудове законодавство зобов'язує роботодавців вести облік відпрацьованого працівниками часу. Враховувати відпрацьований годинник повинні організації незалежно від юридичного статусу та індивідуальні підприємці. Спеціально для цього Держкомстатом розроблено та затверджено форми Табеля обліку робочого часу N Т-12 та N Т-13.

Наведемо інструкцію із заповнення, яка допоможе правильно відобразити дані та використовувати табель раціонально.

Навіщо потрібен табель обліку робочого дня

Табель обліку робочого часу, затверджений постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1, допомагає кадровій службі та бухгалтерії підприємства:

враховувати час, відпрацьований чи невідпрацьований найманим працівником;
контролювати дотримання графіка робочого дня (явки, неявки, запізнення);
мати офіційні відомості про відпрацьований кожним працівником час для розрахунку зарплати або складання статистичної звітності.

Бухгалтеру він допоможе підтвердити правомірність нарахування чи ненарахування сум зарплати та компенсацій кожному працівникові. Кадровику - відстежити явку і в разі потреби обґрунтувати стягнення, накладене на працівника.

Табель обліку робочого дня відноситься до форм документів, які видаються працівнику при звільненні разом із трудовою книжкою на його запит (ст. 84.1 НК РФ).

Варто зазначити, що уніфіковані форми табелів N Т-12 та N Т-13 з 1 січня 2013 р. не є обов'язковими для застосування. Однак облік вести роботодавці зобов'язані (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Організації та ІП можуть використовувати інші способи контролю часу перебування працівників на робочих місцях. Але за фактом формат бланка, розроблений Держкомстатом, досить зручний і продовжує застосовуватися.

Хто веде табель в організації

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинних облікових документів:

табель робочого часу на 2019 рік складає та веде уповноважена особа;
підписують документ керівник підрозділу та працівник кадрової служби;
після чого він передається до бухгалтерії.

Як бачимо, правила не встановлюють посаду працівника, який веде табель обліку використання робочого дня. Керівництво вправі призначити будь-якого виконання цього завдання. Для цього видається наказ із зазначенням посади та прізвища відповідальної особи. Якщо наказ про призначення такого працівника не випущено, то обов'язок вести облік має бути прописаний у трудовому договорі. Інакше вимагати від працівника ведення обліку неправомірно. У великих організаціях у кожному відділі призначається такий працівник. Він заповнює протягом місяця бланк, віддає на підпис начальнику відділу, який у свою чергу, перевіривши дані, передає форму кадровику. Співробітник відділу кадрів звіряє інформацію, заповнює її основі необхідні своєї роботи документи, підписує табель і передає бухгалтеру.

У маленьких фірмах такий довгий ланцюжок не дотримується - табель обліку веде кадровий працівник, а потім одразу передає до бухгалтерії.

Чим відрізняються форми N Т-12 та N Т-13 Табеля обліку робочого часу

Відрізняються дві затверджені форми тем, одна з них (Т-13) використовується в установах та фірмах, де встановлений спеціальний турнікет — автоматична система, яка контролює явку працівників. А форма Т-12 вважається універсальною та містить, крім того, додатковий Розділ 2. У ньому можна відображати розрахунки з працівниками з оплати праці. Але якщо фірма веде розрахунки з персоналом як окремий вид обліку, розділ 2 просто залишається пустим.

Заповнення табеля робочого часу

Застосовуються два способи заповнення табеля:

суцільне заповнення - щодня відзначаються всі явки та неявки;
заповнення за відхиленнями - відзначаються лише запізнення, неявки.

Наведемо для прикладу інструкцію із заповнення форми Т-13 методом суцільного заповнення.

Крок 1 - назва організації та структурного підрозділу

Вгорі вписують назву фірми (ПІБ ІП) та найменування структурної одиниці. Це може бути відділ продажу, відділ маркетингу, виробничий відділ тощо.

Крок 2 - код по ОКПО

ОКПО - загальноросійський класифікатор підприємств та організацій. Міститься у базах Росстату, складається з:

8 цифр для юросіб;
10 цифр для ІП.

Крок 3 – номер документа та дата складання

Номер документу надається по порядку.
Датою складання зазвичай проставляється останній день звітного місяця.

Крок 4 - звітний період

Табель обліку робочого часу здають за місяць - період з першого по останнє число серпня у нашому випадку.

Крок 5 - інформація про працівника

Для кожного співробітника відділу заповнюється окремий рядок.

Порядковий номер у табелі.
Прізвище та посаду працівника.

Табельний номер присвоюється кожному працівнику та використовується у всіх внутрішніх документах обліку. Зберігається за співробітником на весь час роботи в організації та не передається іншій людині ще кілька років після звільнення.

Крок 6 - відомості про явки та кількість годин

Для заповнення інформації про явки та неявки співробітників використовують скорочені умовні позначення. Їхній список ви знайдете в кінці статті в окремому пункті. У прикладі для працівника Петрова А.А. використано 4 скорочення:

Я - явка (у разі явки в нижньому осередку записують кількість відпрацьованих годин);
У вихідний;
К - відрядження;
ВІД - відпустка.

Крок 7 - підсумкова кількість днів та годин за місяць

У 5-й графі вказують кількість відпрацьованих днів та годин за кожні півмісяця.

У 6-й графі — підсумкова кількість днів та годин на місяць.

Крок 8 – відомості для нарахування зарплати

Код виду оплати визначає певний вид грошової виплати, зашифрований цифрами. Повний список кодів дивіться наприкінці статті. У прикладі використані:

2000 - зарплата (оплата праці);
2012 - відпускні.

Кореспондуючий рахунок - бухгалтерський рахунок, з якого списуються витрати на зазначений вид оплати праці. У нашому випадку рахунок списання зарплати, виплат на відрядження і відпускних один і той же.

У стовпці 9 вказується кількість опрацьованих днів або годин за кожним видом оплати праці. У нашому випадку до верхнього осередку внесено дні явки та відрядження, у нижній — дні перебування у відпустці.

Якщо до всіх працівників протягом місяця застосуємо один вид оплати праці (зарплата), то код виду оплати та номер рахунку пишуть зверху, графи 7 та 8 залишають порожніми, вказуючи лише відпрацьовані дні або години у графі 9. Ось таким чином:

Крок 9 — відомості про причини та час неявки

Графи 10-12 містять код причини неявки та кількість годин відсутності. У прикладі працівник був відсутній 13 днів:

3 дні - у зв'язку з відрядженням;
10 днів був у відпустці.

Крок 10 - підписи відповідальних осіб

Табель обліку підписують наприкінці місяця:

співробітник, відповідальний за ведення;
керівник відділу;
кадровий працівник.

Як відзначати відпустку в табелі робочого часу

Перед тим, як відзначати відпустку в табелі обліку робочого часу, важливо знати наступні моменти:

який саме вид відпустки проставляти;
період відпустки - з якого за скільки відпочиває працівник;
яким методом заповнюється табель - суцільним або реєструються лише відхилення.

Різні види відпустки позначаються в табелі такими скороченнями:

	чергова оплачувана відпустка
	додатковий оплачуваний
	адміністративний (без збереження ЗП)
	навчальний із збережемо ЗП
	навчальний без відриву від виробництва (скорочений день)
	навчальний без збереження ЗП
	у зв'язку з вагітністю та пологами
	з догляду за дитиною до 3 років
	без збереження ЗП у передбачених законом випадках
	додатковий без збереження ЗП

З використанням обох методів заповнення табеля умовне позначення відпустки проставляється кожен день відсутності працівника. Просто під час використання суцільного методу інші дні заповнюються явками (умовний код «Я»), а за методу обліку відхилень — залишаються порожніми.

Інші позначення та коди в табелі

Наведемо літерні позначення, які у табелі обліку робочого дня як таблиць.

Присутність на робочому місці:

Відсутність на робочому місці:

	тимчасова непрацездатність (лікарняний) із виплатою допомоги
	тимчасова непрацездатність без виплати допомоги
	скорочений робочий день у передбачених законом випадках
	вимушений прогул під час незаконного усунення (звільнення)
	неявка у зв'язку з виконанням державних (суспільних) обов'язків
	прогул без поважних причин
	режим неповного робочого часу
	вихідні та святкові неробочі дні
	додатковий оплачуваний вихідний
	додатковий неоплачуваний вихідний
	страйк
	нез'ясована причина неявки
	простий з вини роботодавця
	простий з незалежних ні від кого причин
	простий з вини працівника
	усунення від роботи (оплачуване)
	усунення без збереження ЗП
	призупинення роботи при затримці ЗП

Наведемо тільки основні цифрові коди видів оплати праці(Повний перелік - у Наказі ФНП Росії від 13.10.2006 N САЕ-3-04/):

Заповнений зразок табеля робочого часу

Табель обліку робочого часу є важливим документом, оскільки на підставі відомостей із нього проводяться розрахунки із заробітної плати найманих працівників. Він може мати уніфіковану форму або самостійно розробленим. Ідентифікуючі певні факти позначення документі залежать від типу використовуваного бланка. Які питання можуть виникнути під час заповнення табеля і які позначення необхідно використовувати?

Облік робочого часу

Загальна інформація

У ході виробничої діяльності планований та фактичний час роботи можуть не збігатися, що обумовлено різними факторами, які є причиною збільшення чи зменшення кількості робочих годин.

Для їх фіксування, а також для відображення підстав для їх зміни, використовується табель. Документ призначений для збору та аналізу відомостей про відпрацьований тимчасовий період кожним із працівників, а також про переробки та неявки. Відображена у ньому інформація знадобиться для бухгалтерії у процесі розрахунку величини оплати труда.

Табель може бути потрібний представниками Податкової Служби для перевірки коректності податкових нарахувань та співробітниками ФСС для контролю правильності розміру соціальної допомоги. Інформація з нього у вигляді звітності подається до Росстату для збору та формування статистичних відомостей. Вона може бути цікавою працівникам трудової інспекції, у компетентності яких перевірка дотримання прав громадян компанії, з якими оформлені трудові відносини.

Форма документа

Кожен суб'єкт підприємництва має право застосовувати власний бланк табеля.

При розробці можна адаптувати під специфіку компанії уніфіковані форми. На титульному аркуші документа необхідно вказати найменування компанії та навести буквено-цифрову систему кодів, що ідентифікують різні обставини. Щоденний облік робочого дня проводиться у таблиці. p align="justify"> Третя частина документа передбачена тільки у формі Т-12, що і відрізняє її від бланка Т-13. У ній відображаються відомості про заробітну плату, підсумкову суму яких визначено з урахуванням застосовних тарифів та ставок, а також відпрацьованого часу.

Порядок оформлення

Табель заповнюється призначеним наказом співробітником, обов'язки якого ставиться за провину фіксування робочого часу щодня.

На великому підприємстві відповідальними за надання коректних даних є керівники структурних підрозділів, а обов'язок щодо оформлення документа може бути зобов'язаний табельнику. Перед нарахуванням оплати праці, табель передається до відділу кадрів й у бухгалтерію щодо розрахункових операцій. Після використання документа він передається для зберігання в архів. Правовими актами регламентовано час зберігання 5 років для звичайних підприємств та 75 років для компаній, на яких праця здійснюється у шкідливих та небезпечних умовах.

До обов'язків роботодавця входить організація облікової діяльності у сфері фіксації та контролю часу роботи працівників. Для цього використовуються документи уніфікованої форми Т-12 чи Т-13. Правовими актами не заборонено ведення самостійно розробленої документації, тому відповідальна особа має право вести облік у тому вигляді, в якому йому це зручно.

Зразок заповнення табеля робочого часу

Для зручності користування табелем, на його титульному листі повинні бути відображені абревіатури та розшифровки до них. У документі, який затверджено правовими актами, 36 шифрів. При розробці своєї форми рекомендується дотримуватись стандартних позначень, проте допускається від них відхилення. Відпрацьований час співробітниками відображається буквеними шифрами:

Я – час, що відповідає роботі людини відповідно до робочого графіка;
РВ – діяльність працівника у дні, віднесених до категорії неробочих;
С – робота співробітника у дні робочого графіка, але понад встановленої тривалості робочого дня;
Н - тривалість роботи в нічний часовий проміжок;
К – час перебування людини у відрядженні, оформленої за наказом керівництва.